Se elaboran y se actualizan las tablas de retención documental (TRD) según las normas archivísticas vigentes, realizando una clasificación e indicando los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.
Este servicio está dirigido a los Colaboradores de la Universidad Icesi.
Si desea acceder al servicio, lo invitamos a reportarnos una solicitud en nuestro Sistema de Gestión de Servicios, posteriormente estaremos en contacto para programar una sesión informativa y generar los respectivos acuerdos de nivel de servicio.
*Al acceder a este sitio acepto los términos y condiciones del servicio*
En caso de requerir ayuda puedes utilizar lo siguientes canales:
- Universidad Icesi, oficina de SYRI Gestión Documental. Edificio C, primer piso.
- Horario de atención, de lunes a viernes 08:00-12:00 y 14:00-18:00
- servicios-icesi@listas.icesi.edu.co
- (602) 5552334, extensión 4083
- Reportar caso en el SGS
Si desea conocer más información acerca de este servicio:
Autorizaciones y permisos
- Estarán autorizados para solicitar la elaboración o actualización de tablas de retención documental todos aquellos colaboradores que sean administradores de procesos o un colaborador del área o dependencia que esté autorizado por dicho administrador (para este último caso deberá presentarse la constancia de quién realiza la autorización).
- La viabilidad de las solicitudes serán evaluadas por la Jefatura de SYRI Gestión Documental, una vez esta sea aprobada, se autorizará el respectivo cronograma de actividades y asignación de recursos para la ejecución del servicio. En caso de no ser aprobada la solicitud, se dará por finalizada.
Compromisos del usuario
- El administrador de proceso o colaborador autorizado, deberá contar con una disponibilidad de tiempo efectiva para asistir a todos los eventos propuestos en el cronograma de actividades para la ejecución del servicio, como velar por las responsabilidades asignadas en el proceso.
Capacidad
- Actualmente la oficina de SYRI Gestión Documental cuenta con un (1) Analista de Gestión Documental y la jefatura para llevar a cabo la ejecución de las solicitudes de la elaboración o actualización de tablas de retención documental.
- La ejecución del servicio estará sujeta a la carga laboral del personal del área y a la prioridad institucional de la solicitud presentada.
Seguridad de la información:
- La información suministrada por el administrador de proceso o colaborador autorizado será de carácter privado y extraoficial durante el proceso de construcción.
- Una vez se realice la entrega de producto, esta será publicada de forma oficial en uno de los recursos de almacenamiento de información institucional y se limitará el acceso de visualización o edición a la comunidad de acuerdo al alcance definido por el administrador de proceso.
Aprobado por
Jefatura de Gestión Documental y Director SYRI.
Fecha de última modificación
25/08/2016
Reglamentos y Políticas
Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012.
Líderes de proceso (Para los sistemas de información)
Jefe de SYRI Desarrollo de Sistemas.