Propósito de la oficina
Establecer parámetros generales para la organización, manejo, control, conservación y preservación, de los archivos de gestión y el archivo central de cada dependencia de la Universidad.
Además, de velar por la utilización de las herramientas tecnológicas que faciliten el proceso de organización, manejo y seguridad de la información, mejorando la gestión de los documentos para garantizar su autenticidad, fiabilidad y usabilidad en los tiempos oportunos, con el ánimo de brindar soporte y apoyo en los procesos documentales a nivel Institucional.
Objetivos de la oficina
- Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten la creación, recepción, ubicación, acceso y preservación de los documentos.
- Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz en la Universidad.
- Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente.
- Apoyar el proceso archivístico de cada una de las dependencias de la Institución.
- Crear cultura sobre el adecuado manejo de la documentación en la Institución, a través de la capacitación continua.
- Gestionar planes que permitan modernizar la gestión archivística al interior de la Universidad Icesi, haciendo uso de las nuevas tecnologías de la información.
Objetivos institucionales a los que apoya
- OBJINST 3. Proyección social: Contribuir a la inclusión, al desarrollo económico y social y al cuidado del medio ambiente.
- OBJINST 4. Calidad de los procesos institucionales: Mejorar continuamente la calidad de los procesos de enseñanza-aprendizaje y los procesos administrativos.
- OBJINST 6. Viabilidad: Asegurar la viabilidad económica de la Universidad.
Servicios
- Asesorías en gestión documental.
- Administración de archivos.
- Digitalización de procesos.
- Organización de archivos de gestión.
- Almacenamiento electrónico.
- Consulta y préstamo de documentos.
- Normalización.
- Capacitación y formación.
- Ventanilla Única.
- Digitalización de documentos.
- Eliminación certificada de documentos.
- Creación de Tablas de retención documental.
- Firma electrónica.
- Correo electrónico certificado.
Recursos
- SharePoint
- OneDrive
- Firma electrónica
- Correo electrónico certificado
- Archivo Institucional centralizado – AIC
- BDMS
- Ventanilla Única – VUDI
- Sistema Integral de Gestión Documental Icesi – SIGDI
Participación en grupos de trabajo
La oficina de Gestión Documental de la Universidad Icesi tiene presencia en los siguientes grupos de trabajo de la Dirección de Servicios y Recursos de Información:
Integrantes
- Leonardo Jaramillo – Coordinador de Syri-Gestión Documental
- Gloria Hoyos – Auxiliar Syri-Gestión Documental
- Angela Carabali – Auxiliar Syri-Gestión Documental
- Angy Gómez – Auxiliar Syri-Gestión Documental
- Jimena Eraso – Auxiliar Syri-Gestión Documental
- Jedi Caicedo – Auxiliar Syri-Gestión Documental
- James Mogollón – Auxiliar Syri-Gestión Documental
- Edier Mera – Auxiliar Syri-Gestión Documental
- Jennifer Yandi – Auxiliar Syri-Gestión Documental
- Milena Serna – Auxiliar Syri-Gestión Documental
- Rosio Osorio – Auxiliar Syri-Gestión Documental
La oficina, adicionalmente cuenta con dos personas bajo la modalidad de aprendiz SENA.
En caso de requerir ayuda puede utilizar los siguiente canales: