Autorizaciones y permisos
- Este recurso está dirigido sólo a los colaboradores de la Universidad Icesi que estén activos (tengan usuario único en el directorio activo institucional) y que tengan la cuenta de correo registrada adecuadamente en el sistema de Talento Icesi. En caso que la información esté incompleta o errada, la oficina de Gestión Humana será la responsable de corregir esta información en el sistema.
- La configuración y entrega de la cuenta de correo electrónico al usuario se hará como parte integral del proceso de entrega del nuevo puesto por parte de SYRI-Operaciones.
- Por motivos jurídicos o disciplinarios se abrirán los archivos a las instancias correspondientes, con la aprobación de un integrante de Comité de Rectoría del cual dependa el colaborador o de su jefe directo.
- La Universidad se reserva el derecho de suspender o cancelar el uso de la cuenta de correo electrónico asignada al usuario, en cualquier momento, sin necesidad de aviso previo.
- Ningún usuario está autorizado para acceder información del correo electrónico de otro usuario o dependencia. Sin embargo, dado el carácter institucional del recurso, la información contenida en la cuenta de correo electrónico podrá ser entregada al jefe directo en el momento del retiro del usuario, con el propósito de darle continuidad a procesos académico-administrativos asociados al colaborador. De igual manera, posterior al retiro se puede realizar una redirección del correo al buzón del jefe directo por un tiempo no mayor a tres meses.
- El dominio de correo @icesi.edu.co sólo estará disponible para un buzón que tenga asociado un colaborador activo de la Universidad Icesi (Colaboradores y/o profesores tiempo completo), bajo ninguna otra circunstancia se prestará el dominio.
- El servicio de correo electrónico que la Universidad le suministra al colaborador, tendrá la misma duración de la relación jurídica que lo vincula con la Universidad. Sin embargo, en un caso especial que el colaborador que se retira desea continuar recibiendo correos electrónicos con su cuenta mientras hace la transición a un correo personal, podrá solicitarlo previa aprobación de un miembro del comité directivo que esté bajo su responsabilidad. Esta condición estaría habilitada por un tiempo no mayor a un mes.
- La dirección de correo se conformará con la primera letra del nombre, primera letra del segundo nombre (si aplica) y el primer apellido. Si ya existe dicha cuenta, se agregará un consecutivo al final del correo.
- La Universidad se reserva el derecho de implementar los filtros que correspondan para reducir los correos no deseados.
- Cuando un usuario posea un correo electrónico académico (@u.icesi.edu.co) y pase a ser colaborador Icesi, perderá el acceso al mismo y deberá realizar respaldo de su información. Se restablecerá el acceso a la cuenta tan pronto termine su relación contractual con la universidad.
Compromisos del usuario
- La plataforma de correo para envío de mensajes sólo está autorizada para envío de correos cuyo remitente sea una dirección institucional (@icesi.edu.co, @listas.icesi.edu.co o @proesa.org.co).
- El uso del correo electrónico administrativo tendrá como objetivo exclusivo permitir las actividades académicas y/o administrativas asociadas con el cargo del colaborador.
- El usuario es el responsable único y exclusivo de la cuenta de correo electrónico asignada por la Universidad y de la información que se intercambie a través de ésta. La Universidad Icesi declina cualquier responsabilidad que pueda derivarse del mal uso del servicio.
- Cualquier uso que realice un tercero de la cuenta de correo electrónico del usuario, se entenderá que lo hace a nombre de este último y bajo su entera responsabilidad; por tanto, el usuario deberá velar por el adecuado manejo de su usuario único.
- No está permitido el envío de correos que cumplan las siguientes características, sin limitarse a otras que sean ofensivas para otras personas o para la Universidad:
o Correos promocionales de carácter personal o no institucional.
o Correo no deseado o SPAM.
o Correos que transmitan o difundan material inadecuado u ofensivo, por ejemplo: racial, religioso, del credo, de género o pornográficos.
o Correos que atenten contra la integridad de la Universidad o de su comunidad.
o Correos que violen la confidencialidad de la información de la Universidad.
o Correos que incluyan información que violen las leyes de datos personales vigentes en la República de Colombia.
o Correos para suplantar a terceros.
o Correos a personas que no han autorizado el envío de información a su cuenta de correo, violando la ley de datos personales.
- Si la Universidad recibe quejas, denuncias o reclamaciones por el uso indebido de una cuenta de correo electrónico de la Universidad, se tomarán las medidas pertinentes y aplicará las sanciones que resulten procedentes.
- El correo preferido para el personal administrativo será siempre el correo electrónico asignado al colaborador.
- Además de las condiciones fijadas en este documento, el uso de recurso estará regulado por todas las leyes y normas aplicables en la Universidad Icesi, entre las que se encuentran, pero sin limitarse a:
- Reglamento interno de trabajo de la Universidad Icesi
- Código sustantivo de trabajo de la República de Colombia
- Constitución Nacional de la República de Colombia
La Universidad se reserva el derecho de modificar o adicionar las presentes condiciones en cualquier momento, con el fin de incorporar mejoras, monitorizar el servicio, restringir accesos, entre otros.
Capacidad
El tamaño de los buzones de correo electrónico es de 50 GB. El usuario, como responsable de su cuenta de correo electrónico, debe asegurar que el buzón cuenta en todo momento con espacio disponible para recibir correos electrónicos; al no tener espacio en su cuenta, además de dejar de recibir correos de sus contactos, la cuenta de correo automáticamente se elimina de las listas a las que pertenece y deja de recibir correos que pueden ser importantes para su función.
El máximo número de destinatarios en un correo es de 100.
El tamaño máximo para enviar un correo electrónico (incluyendo adjuntos) es de 25 megabytes (MB), sujeto a las condiciones que establezca Microsoft.
Compatibilidad
Acceso al correo electrónico desde dispositivos móviles que cuenten con Internet (celulares y tablets), como también acceso vía web desde cualquier explorador o usando cualquier cliente de correo que soporte Office 365 o el protocolo ActiveSync.
Seguridad
Seguridad de la información: La plataforma que soporta el recurso de correo electrónico administrativo usa canales encriptados bajo el protocolo seguro HTTPS, lo cual garantiza que la información de los usuarios no podrá ser leída por terceros. De igual manera, la información está protegida en la infraestructura tecnológica Microsoft bajo su plataforma de Office 365 con sus correspondientes medidas de seguridad.
El uso de este recurso y la información asociada al mismo estará regido por la Política de tratamiento de datos personales de la Universidad Icesi y por las leyes de protección de datos personales de la República de Colombia (ley 1581 de 2012, decreto reglamentario 1377 de 2013 y otras normas relacionadas), así mismo por las políticas internas de Microsoft y Office 365.
La Dirección de Servicios y Recursos de Información no es responsable de los procesos de respaldo y recuperación de la información del correo electrónico.
Aprobado por
SYRI-Infraestructura
Fecha de última modificación
02/12/2020
Reglamentos y Políticas
Términos de uso de Microsoft correo electrónico
