Sistemas integrados de gestión de las normas ISO 9001 e ISO 30301 en el contexto notarial colombiano
DOI:
https://doi.org/10.18046/j.estger.2019.151.3248Palabras clave:
sistemas integrados de gestión, ISO 9001, ISO 30301, notaríaResumen
El objetivo de este artículo es proponer una metodología de implementación de sistemas integrados de gestión de las normas ISO 9001 de 2015 e ISO 30301 de 2011 en el contexto notarial colombiano. Con este fin, se estableció la metodología de implementación a partir de la revisión de literatura y se aplicó en una notaría del departamento de Cundinamarca en Colombia. Se utilizó un cuestionario para determinar si existen incidencias favorables durante el proceso de implementación y, por otro lado, se caracterizó el servicio de escrituras públicas con el fin de identificar cambios en el desempeño. Los resultados indican que la metodología de implementación favorece al cuidado del modelo organizacional, a la reducción de la burocracia ineficaz y ofrece beneficios puntuales de desempeño.
Descargas
Referencias
Aba, E. K., Badar, M. A. y Hayden, M. A. (2016). Impact of ISO 9001 certification on firms financial operating performance. International Journal of Quality & Reliability Management, 33(1), 78-89. https://doi.org/10.1108/IJQRM-02-2014-0021
Asociación Española de Normalización y Certificación - AENOR. (2005). UNE 66177: Sistemas de gestión. Guía para la integración de los sistemas de gestión. Madrid, España.
Alvarado-Ramírez, K. M., Pumisacho-Álvaro, V. H., Miguel-Davila, J. Á. y Suárez Barraza, M. F. (2018). Kaizen, a continuous improvement practice in organizations. The TQM Journal, 30(4), 255-268. https://doi.org/10.1108/TQM-07-2017-0085
Armijo, M. (2011). Planificación estratégica e indicadores de desempeño en el sector público. Santiago de Chile: Publicación de las Naciones Unidas - CEPAL. Recuperado el 12 de marzo del 2019 de: Recuperado el 12 de marzo del 2019 de: https://repositorio.cepal.org/handle/11362/5509
Arumugam, V., Ooi, K. y Fong, T. (2008) .TQM practices and quality management performance: An investigation of their relationship using data from ISO 9001:2000 firms in Malaysia. The TQM Journal, 20(6), 636-650. https://doi.org/10.1108/17542730810909383
Asif, M., de Bruijn, E. J., Fisscher, O. A. M., Searcy, C. y Steenhuis, H. (2009). Process embedded design of integrated management systems. International Journal of Quality & Reliability Management, 26(3), 261-282. https://doi.org/10.1108/02656710910936735
Bernardo, M., Casadesus, M., Karapetrovic, S. y Heras, I. (2009). How integrated are environmental, quality and other standardized management systems? An empirical study. Journal of Cleaner Production, 17(8), 742-750. https://doi.org/10.1016/j.jclepro.2008.11.003
Bernardo, M., Casadesus, M., Karapetrovic, S. y Heras, I. (2012a). Do integration difficulties influence management system integration levels? Journal of Cleaner Production, 21(1), 23-33. https://doi.org/10.1016/J.JCLEPRO.2011.09.008
Bernardo, M., Casadesus, M., Karapetrovic, S. y Heras, I. (2012b). Integration of standardized management systems: does the implementation order matter? International Journal of Operations & Production Management, 32(3), 291-307. https://doi.org/10.1108/01443571211212583
Bernardo, M., Simon, A., Tarí, J. J. y Molina-Azorín, J. F. (2015). Benefits of management systems integration: a literature review. Journal of Cleaner Production, 94, 260-267. https://doi.org/10.1016/j.jclepro.2015.01.075
Bertalanffy, L. V. (1976). Teoría General de los Sistemas. México D.F.: Fondo de Cultura Económica.
Brunet, A.P. y New, S. (2003). Kaizenin Japan: anempirical study. International Journal of Operations & Production Management, 23(12), 1426-1446. https://doi.org/10.1108/01443570310506704
British Standards Institution - BSI. (2012). PAS 99:2012 Specification of common management system requirements as a framework for integration. British Standards Institution. London, UK.
Buh, B., Kovačič, A. y Indihar Štemberger, M. (2015). Critical success factors for different stages of business process management adoption - a case study. Economic Research-Ekonomska Istraživanja, 28(1), 243-258. https://doi.org/10.1080/1331677X.2015.1041776
Bustelo, C. (2012). UNE-ISO 30301 Sistemas de gestión para los documentos. Recuperado el 23 de octubre del 2017 de: Recuperado el 23 de octubre del 2017 de: http://www.aenor.es/aenor/actualidad/
Bustelo, C. (2013). Gestión de documentos en el contexto de sistemas de gestión ISO. Recuperado el 25 de diciembre del 2017 de: Recuperado el 25 de diciembre del 2017 de: https://www.exabyteinformatica.com/
Carmona-Calvo, M. A., Suárez, E. M., Calvo-Mora, A. y Periáñez-Cristóbal, R. (2016). Sistemas de gestión de la calidad: un estudio en empresas del sur de España y norte de Marruecos. European Research on Management and Business Economics, 22(1), 8-16. https://doi.org/10.1016/J.IEDEE.2015.10.001
Carvalho, K. M. P., Picchi, F., Camarini, G. y Chamon, M. Q. O. (2015). Benefits in the Implementation of Safety, Health, Environmental and Quality Integrated System. International Journal of Engineering and Technology, 7(4), 333-338. https://doi.org/10.7763/IJET.2015.V7.814
Casadesús, M., Karapetrovic, S. y Heras, I. (2011). Synergies in standardized management systems: some empirical evidence. The TQM Journal, 23(1), 73-86. https://doi.org/10.1108/17542731111097506
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - COSO II. (2004). Enterprise Risk Management. Integrated Framework. Recuperado el 12 de octubre del 2017 de: Recuperado el 12 de octubre del 2017 de: https://www.coso.org/Pages/
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - COSO III. (2013). Enterprise Risk Management. Integrated Framework. Recuperado el 12 de octubre del 2017 de: Recuperado el 12 de octubre del 2017 de: https://www.coso.org/Pages/
Domingues, P., Sampaio, P. y Arezes, P. M. (2016). Integrated management systems assessment: a maturity model proposal. Journal of Cleaner Production, 124, 164-174. https://doi.org/10.1016/J.JCLEPRO.2016.02.103
Dumas, M., La Rosa, M., Mendling, J. y Reijers, H. A. (2013). Fundamentals of Business Process Management. Berlin: Springer. https://doi.org/10.1007/978-3-642-33143-5_1
Federación de Asociaciones Europeas de Gerencia del Riesgo - FERMA. (2003). Estándares de Gerencia de Riesgos. Bruselas, Bélgica. Recuperado el 12 de octubre del 2017 de: Recuperado el 12 de octubre del 2017 de: http://www.ferma.eu/app
Flynn, B. B., Schroeder, R. G. y Sakakibara, S. (1995). The Impact of Quality Management Practices on Performance and Competitive Advantage. Decision Sciences, 26(5), 659-691. https://doi.org/10.1111/j.1540-5915.1995.tb01445.x
Fraguela-Formoso, J. A., Carral-Couce, L., Iglesias-Rodríguez, G., Castro Ponte, A. y Rodríguez Guerreiro, M. J. (2011). La integración de los sistemas de gestión. Necesidad de una nueva cultura empresarial. DYNA, 78(167), 44-49.
García Alsina, M. (2012). Contribución de la serie ISO 30300 a la gestión de la documentación judicial. Ibersid: Revista de Sistemas de Información y Documentación, 6, 135-143.
George, D. y Mallery, P. (2003). SPSS for Windows step by step: A simple guide and reference, 11.0 update (4th ed.). Boston: Allyn and Bacon.
Gianni, M. y Gotzamani, K.(2015). Management systems integration: lessons from an abandonment case. Journal of Cleaner Production, 86, 265-276. https://doi.org/10.1016/j.jclepro.2014.08.023
Gjerdrum, D. y Peter, M. (2011). The new international standard on the practice of risk management-A comparison of ISO 31000: 2009 and the COSO ERM framework. Risk Management, 31(21), 8-12.
Grudzień, Ł. (2014). Information quality in design process documentation of quality management systems. Poznan University of Technology. Recuperado el 14 de marzo del 2019 de: Recuperado el 14 de marzo del 2019 de: https://www.researchgate.net/publication/300086815
Hernad, J. M. C. y Gaya, C. G. (2013). Methodology for Implementing Document Management Systems to Support ISO 9001:2008 Quality Management Systems. Procedia Engineering, 63, 29-35. https://doi.org/10.1016/j.proeng.2013.08.225
Ibarra, S. y Suárez, J. (2002). La teoría de los recursos y las capacidades: un enfoque actual en la estrategia empresarial. Anales de Estudios Económicos y Empresariales , ( 15), 63-89.
Imai, M. (2006). What is total flow management under Kaizen approach? In Day of Kaizen Conference. Barcelona: Kaizen Institute.
Imai, M. (2007). Mejorar la calidad es la mejor forma de reducir los costes. In Diario de Negocios la Gaceta. Barcelona.
Ionașcu, M., Ionașcu, I., Săcărin, M. y Minu, M. (2017). Exploring the Impact of ISO 9001, ISO 14001 and OHSAS 18001 Certification on Financial Performance: The Case of Companies listed on the Bucharest Stock Exchange. Amfiteatru Economic Journal, 19(44), 166-180.
International Organization for Standardization - ISO. (2008). The integrated use of management system standards. Geneva, Switzerland.: International Organization for Standardization. Recuperado el 24 de octubre del 2017 de: Recuperado el 24 de octubre del 2017 de: https://www.iso.org/news/2008/07/Ref1144.html
International Organization for Standardization - ISO. (2009a). ISO 9004:2009 Gestión para el éxito sostenido de una organización. Enfoque de gestión de la calidad. Recuperado el 23 de abril del 2018 de: Recuperado el 23 de abril del 2018 de: https://www.iso.org/standard/70397.html
International Organization for Standardization - ISO. (2009b). Norma internacional ISO 31000:2009 - Gestión del riesgo. Principios y directrices. Recuperado el 12 de octubre del 2017 de: Recuperado el 12 de octubre del 2017 de: https://www.iso.org/standard/43170.html
International Organization for Standardization - ISO. (2011). ISO 30301:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos. Recuperado el 26 de febrero del 2018 de: Recuperado el 26 de febrero del 2018 de: https://www.iso.org/standard/53733.html
International Organization for Standardization - ISO. (2016a). Annex SL (normative) Proposals for management system standards. ISO/ IEC Directives, Part 1 Consolidated ISO Supplement -- Procedures specific to ISO (Seventh edition). Geneva, Switzerland. Recuperado el 23 de octubre del 2017 de: Recuperado el 23 de octubre del 2017 de: http://www.iso.org/sites/directives/2016/consolidated/
International Organization for Standardization - ISO. (2016b). ISO 15489- 1:2016 Information and documentation — Records management. Part 1: Concepts and principles. Recuperado el 2 de mayo del 2018 de: Recuperado el 2 de mayo del 2018 de: https://www.iso.org/obp/ui/
International Organization for Standardization - ISO. (2016c). The Iso survey of certification. Recuperado el 23 de septiembre de 2017 de: Recuperado el 23 de septiembre de 2017 de: https://www.iso.org/the-iso-survey.html
Karapetrovic, S. (2002). Strategies for the integration of management systems and standards. The TQM Magazine, 14(1), 61-67. https://doi.org/10.1108/09544780210414254
Karapetrovic, S. (2003). Musings on integrated management systems. Measuring Business Excellence, 7(1), 4-13. https://doi.org/10.1108/13683040310466681
Karapetrovic, S. y Jonker, J. (2003). Integration of standardized management systems: Searching for a recipe and ingredients. Total Quality Management & Business Excellence, 14(4), 451-459. https://doi.org/10.1080/1478336032000047264
Karapetrovic, S. y Willborn, W. (1998). Integration of quality and environ mental management systems. The TQM Magazine, 10(3), 204-213. https://doi.org/10.1108/09544789810214800
Kiran, D. R. (2017). Kaizen and Continuous Improvement. En D.R. Kiran (Ed), Total Quality Management (pp. 313-332). Butterworth-Heinemann: Elsevier. https://doi.org/10.1016/B978-0-12-811035-5.00022-2
Magd, H. y Nabulsi, F. (2012). The Effectiveness of ISO 9000 in an Emerging Market as a Business Process Management Tool: The Case of the UAE. Procedia Economics and Finance, 3, 158-165. https://doi.org/10.1016/S2212-5671(12)00135-9
Martínez Rojas, A., Laguado Ramirez, R. y Flórez Serrano, E. (2018). Factores de éxito de la certificación ISO 9001 en empresas de Cúcuta y su Área Metropolitana. Estudios Gerenciales, 34(147), 216-228. https://doi.org/10.18046/j.estger.2018.147.2599
McDaniel, C. D. y Gates, R. H. (2011). Investigación de mercados (8th ed .). México D.F.: Cengage Learning.
Mircea, M., Ghilic-Micu, B., Stoica, M. y Sinioros, P. (2016). Inter- organizational Performance and Business Process Management in Collaborative Networks. Economic Computation and Economic Cybernetics Studies and Research, 50(2), 107-122.
Montoya Suárez, O. (2007). Aplicación del análisis factorial a la investigación de mercados. Caso de estudio. Scientia et Technica, 1(35), 281-286. http://dx.doi.org/10.22517/23447214.5443
Morelos Gómez, J., Fontalvo, T. J. y Vergara, J. C. (2013). Incidencia de la certificación ISO 9001 en los indicadores de productividad y utilidad financiera de empresas de la zona industrial de Mamonal en Cartagena. Estudios Gerenciales, 29(126), 99-109. https://doi.org/10.1016/S0123-5923(13)70025-1
Morgan, G. (2006). Images of organization. Thousand Oaks: Sage Publications.
Muñiz, L. (2009). Control presupuestario: planificación, elaboración y seguimiento del presupuesto. Barcelona: Profit.
Nunhes, T. V., Motta Barbosa, L. C. F. y de Oliveira, O. J. (2017). Identification and analysis of the elements and functions integrable in integrated management systems. Journal of Cleaner Production, 142, 3225-3235. https://doi.org/10.1016/j.jclepro.2016.10.147
Oliveira, O. J. (2013). Guidelines for the integration of certifiable management systems in industrial companies. Journal of Cleaner Production, 57, 124-133. https://doi.org/10.1016/J. JCLEPRO.2013.06.037
Pheng, L. S. y Kwang, G. K. (2005). ISO 9001, ISO 14001 and OHSAS 18001 Management Systems: Integration, Costs and Benefits for Construction Companies. Architectural Science Review, 48(2), 145-151. https://doi.org/10.3763/asre.2005.4818
Piombino, A. E. (1996). Notary Public Handbook: Principles, Practices & Cases. New York: East Coast Publishing.
Psomas, E. L., Pantouvakis, A. y Kafetzopoulos, D. P. (2013). The impact of ISO 9001 effectiveness on the performance of service companies. Managing Service Quality: An International Journal, 23(2), 149-164. https://doi.org/10.1108/09604521311303426
Rizoto-Vidala-Pesoa, L. M. y Kuzņecova, O. (2017). The Role of the Super User in Achieving Business Process Management Maturity. Information Technology and Management Science, 20(1), 74-78. https://doi.org/10.1515/itms-2017-0013
Ruiz-Torres, A. J., Ayala-Cruz, J., Alomoto, N. y Acero-Chavez, J. L. (2015). Revisión de la literatura sobre gestión de la calidad: caso de las revistas publicadas en Hispanoamérica y España. Estudios Gerenciales, 31(136), 319-334. https://doi.org/10.1016/j.estger.2015.01.004
SAI Global. (1999). AS/NZS 4581:1999. Management system integration. Guidance to Business, Government and Community Organizations. Sydney, Australia. Recuperado el 24 de octubre del 2017 de: https://infostore.saiglobal.com/store/
Santos, G., Costa, B. y Leal, A. (2014). Motivation and benefits of implementation and certification according ISO 9001 - the Portuguese experience. International Journal of Engineering, Science and Technology, 6(5), 1-12. https://doi.org/10.4314/ijest.v6i5.1
Seddon, J. (1997). Ten arguments against ISO 9000. Managing Service Quality: An International Journal, 7(4), 162-168. https://doi. org/10.1108/09604529710172962
Simon, A., Yaya, L. H. P., Karapetrovic, S. y Casadesús, M. (2014). An empirical analysis of the integration of internal and external management system audits. Journal of Cleaner Production, 66, 499-506. https://doi.org/10.1016/J.JCLEPRO.2013.11.020
Superintendencia de Notariado y Registro - SNR. (2017). Reseña Histórica Notariado. Recuperado el 26 de diciembre de 2017 de: Recuperado el 26 de diciembre de 2017 de: https://www.supernotariado.gov.co/PortalSNR/
Suárez-Barraza, M. F., Ramis-Pujol, J. y Kerbache, L. (2011). Thoughts on kaizen and its evolution: Three different perspectives and guiding principles. International Journal of Lean Six Sigma, 2(4), 288-308. https://doi.org/10.1108/20401461111189407
Svärd, P. (2017). Enterprise content management, records management and information culture amidst e-government development. Cambridge: Chandos Publishing.
Tarí, J. J., Molina-Azorín, J. F. y Heras, I. (2012). Benefits of the ISO 9001 and ISO 14001 standards: A literature review. Journal of Industrial Engineering and Management, 5(2), 297-322. https://doi.org/10.3926/ jiem.488
Tarí, J. J. y Molina-Azorín, J. F.(2010). Integration of quality management and environmental management systems. The TQM Journal, 22(6), 687-701. https://doi.org/10.1108/17542731011085348
Terziovski, M., Power, D. y Sohal, A. S. (2003). The longitudinal effects of the ISO 9000 certification process on business performance. European Journal of Operational Research, 146(3), 580-595. https://doi.org/10.1016/S0377-2217(02)00252-7
Unión Colegiada del Notariado Colombiano - UCNC. (2017). Certificación Norma ISO 9001:2015 ICONTEC “Un compromiso, una realidad”. Recuperado el 25 de diciembre de 2017 de : Recuperado el 25 de diciembre de 2017 de : http://www.unioncolegiadadelnotariadocolombiano.com
Van der Aalst, W. M. P. (2004). Business Process Management Demystified: A Tutorial on Models, Systems and Standards for Workflow Management. Berlin: Springer . https://doi.org/10.1007/978-3-540-27755-2_1
Van der Aalst, W. M. P. (2013). Business Process Management: A Comprehensive Survey. ISRN Software Engineering, 2013 , 1-37. https://doi.org/10.1155/2013/507984
Van der Aalst, W. M. P., La Rosa, M. y Santoro, F. M. (2016). Business Process Management - Don’t Forget to Improve the Process! Business & Information Systems Engineering, 58(1), 1-6.
Walter, J. y Pando, D. (2014). Planificación estratégica: nuevos desafíos y enfoques en el ámbito público. Buenos Aires: Sociedad Argentina de Análisis Político - AAP.
Weske, M. (2012). Business process management: Concepts, Languages, Architectures. Berlin: Springer .
Wilkinson, G. y Dale, B. G. (1999). Integrated management systems: an examination of the concept and theory. The TQM Magazine, 11(2), 95-104. https://doi.org/10.1108/09544789910257280
Wilkinson, G. y Dale, B. G. (2002). An examination of the ISO 9001:2000 standard and its influence on the integration of management systems. Production Planning & Control, 13(3), 284-297. https://doi.org/10.1080/09537280110086361
Zeng, S. X., Shi, J. J. y Lou, G. X. (2007). A synergetic model for implementing an integrated management system: an empirical study in China. Journal of Cleaner Production, 15(18), 1760-1767. https://doi.org/10.1016/j.jclepro.2006.03.007
Zeng, S. X., Tian, P. y Shi, J. J. (2005). Implementing integration of ISO 9001 and ISO 14001 for construction. Managerial Auditing Journal, 20(4), 394-407. https://doi.org/10.1108/02686900510592070
Zeng, S. X., Xie, X. M., Tam, C. M. y Shen, L. Y. (2011). An empirical examination of benefits from implementing integrated management systems (IMS). Total Quality Management & Business Excellence, 22(2), 173-186. https://doi.org/10.1080/14783363.2010.530797
Publicado
Número
Sección
Licencia
Los autores de artículos serán responsables de los mismos, y por tal no comprometen los principios o políticas de la Universidad Icesi ni las del Comité Editorial de la revista Estudios Gerenciales. Los autores autorizan y aceptan la cesión de todos los derechos a la revista Estudios Gerenciales, tanto en su publicación impresa como electrónica. Luego de publicado el artículo, puede ser reproducido sin autorización, mencionando autor(es), título, año, volumen, número y rango de páginas de la publicación, y como fuente: Estudios Gerenciales (abstenerse de usar Revista Estudios Gerenciales).
Cómo citar
