Durante la semana del 6 al 10 de mayo, se llevaron a cabo varias reuniones clave con actores institucionales en el Vaupés, con el objetivo de fortalecer las relaciones y la colaboración en torno a la ejecución y la sostenibilidad del proyecto. El lunes 6 de mayo, se realizó una reunión con Jhon Jairo Agudelo, subdirector del SENA regional Vaupés, para revisar aspectos logísticos relacionados con el almacenamiento de los equipos con los que se dotará al departamento y que son fundamentales para el avance del proyecto. Además, se discutieron temas relacionados con la colaboración y el soporte técnico necesario para garantizar el éxito de las actividades planificadas.
Posteriormente, el miércoles 8 de mayo, se llevó a cabo una reunión con el rector, Juan Carlos Durán, y docentes de la Escuela Normal Indígena María Reina (ENOSIMAR) para explorar formas de colaboración entre el proyecto y los profesores y normalistas de la institución. Se discutieron estrategias para integrar información complementaria útil para la formación de los docentes y normalistas.
Finalmente, el viernes 10 de mayo, se realizaron dos reuniones importantes. La primera fue con la Biblioteca Departamental, donde se abordaron temas como la posibilidad de realizar un depósito legal de las obras generadas por el proyecto en la Biblioteca Departamental y en la biblioteca de ENOSIMAR, y la creación de una red de colaboración entre diferentes actores para el mantenimiento y alimentación del repositorio.
La segunda reunión se llevó a cabo entre Robin Castro, profesor-investigador de la Universidad Icesi, Esmeralda Rojas, directora de Planeación Departamental, y Kaoma Martínez, profesional de apoyo enlace CTeI para el departamento del Vaupés. El objetivo fue discutir aspectos relacionados con la ejecución del proyecto y explorar oportunidades de colaboración futura entre la Universidad y el Departamento de Vaupés. Este encuentro permitió fortalecer relaciones y planificar acciones conjuntas para mejorar la implementación y asegurar la sostenibilidad del proyecto.
Estas reuniones han sido fundamentales para consolidar la alianza por las lenguas nativas del Vaupés y fortalecer las capacidades locales de investigación, contribuyendo al éxito y continuidad del proyecto.