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septiembre 28th, 2008 at 15:51
Silvana Godoy Mateus
0516060
PARCIAL – CASO: CARMENCITA Y EL PEDIDO
1. Análisis de la logística de la empresa
Para analizar la logística de la empresa, analizaremos cada uno de los elementos teóricos que optimizan el proceso logístico. Primero, empezamos con la cadena de suministros como elemento determinante para coordinar un buen proceso logístico, pero nos centraremos en el efecto látigo y en la coordinación de la cadena de suministro. El efecto látigo que se evidencia en el caso, surge como resultado de la mala coordinación existente en el desempeño de la cadena de suministro, donde cada uno de sus integrantes actúa individualmente sin tener en cuenta a los demás. Así por ejemplo, el departamento de ventas vende sin tener en cuenta la factibilidad de una entrega oportuna para cumplirle adecuadamente el cliente.
En general las compañías deberían tener una cadena de valor como la que se muestra en la Figura 1, sin embargo, no es claro que la compañía tenga en su cadena de valor unidades como las de desarrollo de nuevos productos, parece ser que no hacen procesos de investigación y desarrollo. Se nota la existencia de un departamento de ventas enfocado al logro sin importar los medios, lo cual se refleja en la convicción del vendedor por vender sin importar las consecuencias que esto genere en el resto de la cadena de valor, pues “de alguna forma se solucionará”. Al parecer el departamento de producción y compras funciona bien, pues nunca se manifiesta en el caso que hagan falta insumos o producto terminado. El punto neurálgico aquí está en la sinergia entre ventas y al área de despachos. Adicionalmente, no se nota en el caso que exista un departamento dedicado al servicio al cliente, tanto para la pre venta como para la post venta.
Figura 1 Cadena de valor de la Compañía
En cuanto a la distribución específicamente, ésta se refiere a los pasos a seguir para mover y almacenar los productos desde el proveedor hasta el cliente. Es decir, es un proceso que pasa por toda la cadena de suministro. En esta compañía ese proceso de distribución parece funcionar muy bien hasta el momento en el que la bodega debe despachar el producto terminado a los clientes. Pero no se trata de que la bodega no haga su trabajo, se trata de la poca capacidad de respuesta y adaptabilidad de la misma para responder a situaciones inesperadas que impliquen un estado de sobre-trabajo, es decir, una situación en la que la bodega tiene más trabajo del que es capaza de soportar. Esta situación genera sobre costos en la logística, pues el despacho tardío genera la no entrega de los productos porque algunos clientes los rechazan, implicando costos de transporte e inventario adicionales causados por la devolución.
El proceso logístico falla no solamente por la falta de comunicación sino por la falta de supervisión en los procesos. Así por ejemplo, el proceso de venta, desde la negociación con los clientes hasta el despacho final no está controlado, pues como lo vimos el vendedor con tal de cumplir su menta entrega más ofertas de las que le habían autorizado. Para evitar estas fallas que ponen en riesgo la cadena de suministros, de valor, y la relación comercial que la empresa tiene con sus clientes, es indispensable desarrollar sistemas de control tanto en la cadena de suministros como de valor. Adicionalmente, ni el vendedor ni el área de despachos, puede ignorar las condiciones de entrega que establecen los diferentes clientes.
2. Análisis de la cadena de suministros de la empresa
Como se muestra en la Figura 2, la cadena de suministros es supremamente importante porque requiere de una organización logística completa desde el aprovisionamiento de materias primas para producir, hasta la definición de cómo el producto terminado será distribuido y llegará a los consumidores.
Figura 2 Diseño de la cadena de suministro
De esta manera, para fabricar su producto, la empresa primero debe hacer un proceso de compra (PC) a sus proveedores de la materia prima (MP) que necesita para producir, pero así mismo, los proveedores también deben abastecerse primero de sus proveedores (P/P proveedores de los proveedores) para enviar esa materia prima al fabricante. Por otra parte, el fabricante para saber cuánto le compra a sus proveedores, debe establecer el stock de materia prima que necesita para saber cuándo reabastecerse, para lo cual también debe establecer un plan de compras planificado hacia su proveedor.
Después de recibir la materia prima el fabricante hace su proceso de producción (PN) previamente planificado de productos de consumo masivo (PCM) para vender al mercado. Así mismo, el fabricante debe establecer cuál será su nivel de producto terminado (PT) necesario para cumplir con las demandas de sus clientes, teniendo en cuenta el sistema de inventarios y su capacidad para almacenar tanto materias primas como producto terminado.
Una vez fabricados los productos, la empresa debe hacer llegar sus pedidos y ventas a sus clientes o consumidores con los cuales ha establecido una relación comercial (RC) a través de los diferentes canales de distribución. La gestión de distribución que debe hacer la empresa es muy importante para cumplir con los requerimientos de los clientes. Los canales pueden variar desde almacenes o supermercados de grandes superficies, y malls, hasta tiendas minoristas, en donde los hogares pueden hacer el abastecimiento de lo que necesitan.
Específicamente, esta empresa tiene problemas en la coordinación de la cadena de suministros para la entrega de los pedidos a supermercados de grandes superficies como el Éxito. El vendedor pone en riesgo el sistema logístico de la empresa cuando llega con pedidos nuevos urgentes por despachar, y pone a correr a los integrantes de la bodega y a los distribuidores (empresas transportadoras) para cumplir con el nuevo e inesperado compromiso adquirido.
Esta desorganización generada por el propósito del vendedor de cumplir con su menta, genera ineficiencia en la cadena de suministros, y reduce el valor total que se pretende maximizar, pues se producen nuevos costos de última hora que no habían sido contemplados.
Es entonces cuando empiezan a ocurrir las fallas en una de las unidades de la cadena de suministros por los afanes del departamento de ventas, tal como vemos en el caso, la empresa empieza a incumplirle a algunos clientes por cumplirle a otros, tal vez, por la ineficiencia o la poca capacidad de reacción que tiene el sistema de distribución de la empresa, pues no se trata de falta de producto terminado disponible para la venta, ni de falta de precios competitivos, o falta de una buena oferta, se trata de un problema de distribución y de incumplimiento en los tiempos de despacho y entrega.
Esto nos permite concluir que en general la empresa cuenta con una cadena de suministros bien estructurada, pero el sistema de despacho y entrega falla, entonces por ende la distribución falla, y los pedidos se pierden. Este es el punto en el que la empresa debe trabajar.
3. Cinco recomendaciones
La primera recomendación tiene que ver con la cadena de suministro, y radica en que definitivamente el sistema de despachos debe mejorar, tal vez mejorando los mecanismos de distribución o la comunicación, pues visiblemente, el resto de la cadena de suministro funciona bien, no hay problemas de falta de materias primas, no hay fallas en el proceso de producción ni en el control de inventarios de productos terminado, lo que se debe optimizar es el sistema de despachos.
La segunda recomendación tiene que ver con la incertidumbre y la capacidad de respuesta de la cadena de valor, así como con el logro del ajuste estratégico. No está claro en el caso que la cadena de valor tenga una unidad específica dirigida al acompañamiento pre y post venta para el cliente, o de hecho, dicho acompañamiento lo hace el mismo vendedor, por lo que se recomienda crear una unidad específica para servicio al cliente en la cadena de valor. Otra recomendación va dirigida a la incertidumbre de la demanda y a la capacidad de respuesta de la cadena de valor para suplirla, pues al parecer, la empresa no juega con la incertidumbre, y tampoco ha desarrollado una capacidad de respuesta clara que optimice los resultados, pues no hay improvisación ni creatividad ante las situaciones inesperadas y de hecho para responder a un cliente, dejan de responder a otro. Por lo tanto, la empresa debería empezar a jugar con la incertidumbre y a desarrollar su capacidad de respuesta.
Adicionalmente, la empresa debería preocuparse menos por cumplir con las metas en ventas, y en cambio fijarse más en los deseos y las necesidades del consumidor o de sus principales clientes, pues desde el punto de vista de una estrategia competitiva, la acumulación de ventas no serviría de nada si en el largo plazo los clientes reconocen la compañía como una empresa caracterizada por los malos tiempos de entrega, las altas tasas de incumplimiento y los bajos estándares de calidad. Se requiere entonces prestar atención clara a los requerimientos de entrega de empresas como el Éxito.
La tercera recomendación tiene que ver con el diseño de las redes de distribución. Esta recomendación resulta fundamental en la medida en que contribuye a solucionar el problema de la falla en los despachos a tiempo. Para jugar con la incertidumbre y evitar situaciones de sobre-trabajo en la bodega que impiden el cumplimiento oportuno de las entregas, la empresa necesita prepararse. La bodega específicamente debería, por ejemplo, poder contratar empleados temporales para agilizar el proceso de despacho en aquellos momentos de emergencia, pues si bien los costos de personal aumentan, son menores al costo de oportunidad de una devolución o de la pérdida de un cliente.
La cuarta recomendación tiene que ver con la coordinación en la cadena de suministro y el efecto látigo. Para evitar el efecto látigo en la organización, se debe partir de una relación de cooperación y confianza entre las unidades de la cadena de suministro, lo ideal es que la sinergia entre ellas lleve a la empresa a funcionar bajo altos niveles de interdependencia y una relación eficaz. Esto quiere decir, que la sinergia generará una interdependencia alta entre las dependencias, pues cada una de ellas es esencial en la cadena de suministro, y logrará que cada una de ellas trabaje pensando en equipo y en el logro de un objetivo común que beneficia a todos. Así por ejemplo, si el vendedor pensara en equipo, no habría puesto en riesgo la entrega a otros clientes, con tal de cumplir su meta personal de ventas, de hecho, antes de vender, habría analizado la viabilidad de la venta y de la entrega de los productos, y si no era viable, hubiera podido renegociar el día de entrega con el dueño de La Tienda Vendedora.
Y la quinta es una recomendación general que tiene que ver con el mejoramiento de los procesos de comunicación asertiva y con los sistemas de mejoramiento continuo o de control que se deben implementar tanto en las diferentes etapas de la cadena de suministros, como en las diferentes unidades que conforman la cadena de valor.
Bibliografía
Me basé en los capítulos 1, 2, 4 y 17 del siguiente libro, para realizar esta evaluación.
James R. Stock, Douglas M. Lambert. Strategic logistics management. McGraw Hill
septiembre 28th, 2008 at 18:16
Luisa Fda. Rubio García
0516037
Parcial I: Caso Carmencita y el pedido.
1. Realizar y presentar un análisis de la logística de la empresa.
La compañía de Carmencita está dedicada a la producción, comercialización y distribución de productos de consumo masivo y medicamentos; por lo que la logística de la empresa incluye desde las actividades de producción y operaciones, hasta las actividades de comercialización, es decir, incluye la planeación de producción, las necesidades de materias primas, la planeación y desarrollo de operaciones, la comercialización, ventas, entregas y transporte de los productos. Así, el departamento de ventas es el encargado de coordinar e informar sobre las ventas realizadas, el área de sistemas se encarga de manejar las listas de los pedidos para empaque y en el área de bodega se encargan de la preparación y despacho de los pedidos hacia el cliente final.
Actualmente, la logística de la empresa esta fallando, principalmente en el proceso de ventas; los vendedores en el afán de cumplir con las cuotas del mes, están realizando ofertas adicionales algunas veces a clientes no tradicionales, violan los pactos de negociación con los clientes, y además efectúan los pedidos con muy poco tiempo y sin planeación alguna, estos hechos a su vez han venido afectando el desempeño de bodega, quienes debido a esta falta de planeación, han tenido que doblegar su trabajo y han fallado en la entrega de pedidos con sus clientes más importantes, lo que ha generado costos adicionales para la empresa, teniendo que otorgar descuentos y perder días de venta .
Esta falta de planeación en el área de ventas, generada por la necesidad de cumplir las cuotas mensuales ha afectado la logística de la empresa, ya que se ha disminuido el grado de respuesta que tiene la empresa con sus clientes, en este caso incumpliendo con los pedidos con el Éxito, quien es el principal cliente de las empresas de productos de consumo y uno de los clientes más importantes de la empresa de Carmencita; por lo que esta situación a su vez pone en riesgo la relación con este cliente.
Se debe tener en cuenta que la empresa no cuenta con un área encargada de coordinar y planificar las actividades de logística, sino que cada área de la empresa es responsable de comunicar las actividades que se están realizando a las otras áreas. Es decir, en esta empresa, la logística depende la cooperación entre las diferentes áreas, pero esto a su vez se convierte en un problema, pues cada área desea cumplir con sus metas y objetivos, interfiriendo en el desempeño de las demás y en general, en el de la empresa. Así cuando surgen problemas en la logística de la empresa, el área de ventas culpa a bodega y se vuelve cada vez más difícil para los directivos identificar donde se están generando estos problemas, permitiendo que el proceso de logística siga siendo ineficiente y afectando su nivel de respuesta a las necesidades de los clientes.
2. Realizar y presentar un análisis de la supply chain de la empresa.
La cadena de suministro de la empresa de Carmencita esta compuesta por los proveedores, de materias primas de la empresa, por la empresa encargada de la producción, comercialización y distribución de los productos, y los clientes de la empresa, de los cuales, algunos como el Éxito y la Tienda Vendedora se convierten en canales para el consumidor final.
Teniendo en cuenta los flujos de información y de requerimiento del producto, se dan principalmente tres flujos en la cadena de suministro de la empresa. Un primer flujo entre los proveedores y la empresa, donde el proveedor cumple las funciones de abastecer las necesidades de materias primas y la empresa es la encargada de determinar el nivel de stock de la materia primas, de realizar el plan de compras y las ordenes de compra de materias primas. Un segundo ciclo se da al interior de la empresa, donde esta tiene la función de realizar el abastecimiento interno del producto terminado, es decir, es la encargada de determinar el nivel de producto terminado de la empresa, el nivel de inventarios y de acuerdo a esto determina el plan de producción de la empresa, estableciendo las cantidades de producto a producir. Además, como la empresa no cuenta con un canal de distribución formal, sino que ella misma es la encargada de la distribución, entonces este flujo incluye los pedidos u órdenes de ventas realizados por cada uno de los vendedores, y la gestión de preparación de pedidos y de despacho por parte de bodega. Un tercer flujo está dado por la empresa y los clientes, donde estos últimos mediante los pedidos cumplen la función de autoabastecimiento, mientras que la función de la empresa con estos es cumplir con las órdenes de compra y en general con las necesidades del cliente. Es importante analizar, que aunque el Éxito y la Tienda Vendedora son los clientes de la empresa, estos a la vez resultan un canal de distribución para que los productos de la empresa lleguen al consumidor final, por lo que este flujo empresa-cliente, tiene función del flujo empresa-canal.
Al interior de la empresa, el departamento de ventas es el encargado de realizar los pedidos de los clientes, los vendedores deben cumplir con una cuota mensual, por lo que realizan diferentes ofertas para cumplir con este fin. A su vez, los vendedores deben asegurarse que el pedido sea incluido en la lista de empaque, para que en el área de bodega preparen y el pedido. Algunos pedidos, por ejemplo el del éxito tienen que realizarse de acuerdo a la fecha y horario establecido por estos, ya que de lo contrario devuelven el pedido. En el afán de los vendedores y en su necesidad de cumplir con los pedidos de sus clientes, los colocan el las listas de despacho como prioritarios, para que estos se despachen de primeros, retrasando los pedidos de clientes de otros clientes, con los que se tiene que cumplir una serie de especificaciones. Así, ocurren casos como el de la Tienda Vendedora, un cliente del canal tradicional, al que su pedido de despacho de primero, así su planificación se hubiera hecho tarde y el cliente no tenía ningún problema que llegará días después.
Por otra parte el departamento de mercadeo de la empresa es el encargado de coordinar las actividades de distribución, de supervisar el cumplimiento por canal de los pedidos y la disponibilidad del producto en el canal, además es el encargado de entregar ofertas en caso de incumplimiento de los pedidos.
El problema de la empresa de Carmencita no es solo la falta de comunicación, sino que el proceso de ventas no está siendo supervisado y la empresa ha identificado la necesidad de que este proceso sea controlado, para que se puedan coordinar las actividades a lo largo de la cadena de suministros y se pueda mejorar la capacidad de respuesta de esta.
3. Presentar 5 recomendaciones tomando como referencia los capítulos del libro (1,2,4,17 ), especificando la página de donde está tomando el concepto para desarrollar la solución.
• La empresa debe determinar un objetivo para la cadena de valor basado en la maximización del valor generado por esta cadena, es decir, en la cadena deben realizarse las funciones en pro de satisfacer las necesidades del cliente, tratando de minimizar los costos en los que incurre la cadena de suministro tratando de cumplir con estas necesidades. (p.5, Cap. 1) Es importante que cada vendedor quiera cumplir de la mejor manera las exigencias de sus clientes, pues lo principal para la cadena de suministros es lograr la satisfacción del cliente final, sin embargo, los vendedores deben establecer clientes prioritarios, como es el caso del Éxito, determinando cuales de sus clientes tienen mayor flexibilidad para recibir los pedidos, como sucede con el canal tradicional de la Tienda Vendedora. Así, la empresa podrá establecer un plan de pedidos, estableciendo los despachos que se deben realizar, además se debe exigir a los vendedores que en lo posible se apeguen a este plan de pedidos y que incluyan sus pedidos con período de tiempo determinado, para que la empresa no tenga que incurrir en costos adicionales como horas extras en el área de bodega para el despacho de pedidos, manejo de inventario, devolución de pedidos. De esta manera habrá una mayor coordinación en la entrega de pedidos, no se incumplirá con estos y no se perderán días de ventas en el canal.
• Debe haber una integración de las estrategias de cada una de las áreas de la empresa, así como debe existir un ajuste estratégico entre la estrategia competitiva de la empresa y la estrategia de la cadena de valor. (p.24, Cap. 2) Es importante para la empresa que desarrolle (en el caso de tenerla, rediseñe) una estrategia competitiva, donde genere un valor agregado al cliente con su producto, atendiendo sus necesidades de la mejor manera. Al tener este objetivo claro, la empresa debe desarrollar (o rediseñar) estrategias dentro de cada una de las áreas, estas estrategias deben ir enfocadas a esta estrategia global. Estas estrategias deben implicar la colaboración y coordinación entre las áreas, para que se puedan cumplir con los objetivos de la empresa, de esta manera se trata de que el área de ventas planifique con tiempo los pedidos de los clientes, para que afecte el desempeño del área de bodega y estos puedan cumplir con el despacho de los pedidos.
De igual manera, la estrategia de la cadena de suministros debe estar alineada con la estrategia competitiva de la empresa, es decir, para que la empresa pueda ser más competitiva frente a su competencia, debe buscarse la mayor eficiencia de la cadena de suministro. Al existir cooperación entre las diferentes estrategias de la empresa, hay un mejor nivel de respuesta al cliente por parte de la cadena de suministro, esto permite que pueda entregarse la cantidad del pedido que el cliente requiere, en los tiempos que este determine y que además el producto siempre este disponible para el cliente final. (p.41, Cap 2) De esta manera, de busca mitigar situaciones como la que ocurrió con el Éxito donde el producto no estuvo disponible en el canal por varios días.
• La empresa debe reconocer e identificar la capacidad que tiene la cadena de suministros y las necesidades de sus clientes. La capacidad de la cadena de suministro está asociada al grado de respuesta que tenga la cadena, esta a su vez depende de la capacidad de respuesta a las cantidades demandadas, los tiempos de entrega de los pedidos, la variedad de productos, la innovación de los productos y el nivel de servicio. (p.30, Cap. 2) La empresa debe conocer la capacidad de atender la demanda de sus clientes, el volumen de los pedidos, y determinar los tiempos de entrega a cada cliente. Actualmente la empresa no ha establecido planes que permitan incorporar pedidos adicionales sin afectar el cumplimiento con los otros pedidos, así al atender el pedido de otros clientes, como el de la Tienda Vendedora, incumplen con los pedidos del Éxito, quienes requieren que este se encuentre en una fecha y hora determinada en el almacén. Teniendo en cuenta esto la empresa debe, la empresa no esta reconociendo las necesidades de sus clientes, lo que esta afectando su capacidad de respuesta. Si el Éxito tiene unos requisitos para la entrega del pedido, pero la Tienda Vendedora no es tan estricta en este tema, la empresa debe estar en capacidad de reconocer esto y de esta manera establecer el plan de distribución para atender adecuadamente los pedidos de los clientes. Determinar la capacidad que actualmente tiene la cadena de suministro, permite a la empresa enfocarse en mejorar aquellos aspectos que sean deficientes para alcanzar una mayor eficiencia en la cadena productiva.
• Un aspecto que debe evaluar la empresa es la cuota que debe cumplir el departamento de ventas, ya que esto esta afectando la coordinación a lo largo de la cadena de suministro, por que la búsqueda de los objetivos en esta área afecta el desempeño del resto de la cadena, presentándose problemas en la comunicación de información (p.497, Cap.17) Esta situación se agudiza aún más por el efecto látigo, ya que a fin de mes, los vendedores hacen todo lo posible para cumplir con sus cuotas, ya sea colocando sus pedidos por encima de otros, violando pactos que se han realizado anteriormente o realizando ofertas que no tenían autorizadas, generado así una serie de problemas para la empresa, que van desde costos de horas extras en bodega, hasta incumplimiento de los pedidos y pérdidas en ventas en el canal. Por lo tanto las decisiones tomadas por el departamento de ventas, quienes tienen como objetivo la cuota mensual, no maximizan las utilidades totales de la cadena de suministro (p. 501, Cap. 17), puesto que estas están enfocadas al beneficio de su área, y no de la totalidad de la empresa. Lo que debe hacer la empresa con relación a este problema, es establecer un proceso sistematizado que permita controlar el proceso de ventas, desde la realización del pedido hasta el despacho final. Así, los vendedores deberán acogerse a los planes de ventas y de despacho establecidos y se controlará la incorporación de otros pedidos, evitando que puedan intermediar con los funcionarios de la empresa para incluir sus pedidos sin haberlos incluidos en el plan de pedidos con un plazo de anterioridad determinado por la empresa, dependiendo de los pedidos que se tengan en cola para despachar.
• El problema principal de la empresa es la falta de coordinación en la cadena de suministro, por lo tanto lo que debe evaluar y mejorar la administración no solo para aumentar las utilidades en la empresa, sino para moderar el efecto látigo, por el cumplimiento de las cuotas de ventas es, además de las recomendaciones hechas anteriormente: 1)Mejorar el flujo de información y su precisión, esto incluye mejorar el flujo de comunicación en las funciones de la empresa, ya que las decisiones que tome cada área y a su vez cada uno de los empleados, afectan las actividades de las demás áreas de la empresa, por lo que es necesario que halla un flujo de información claro sobre lo que se está realizando, sobre actividades que no estaban planeadas, sobre ventas no planeadas, para que cada área pueda prepararse ante cualquier tipo de situación. Adicionalmente, debe existir un flujo de información claro a lo largo de la cadena de suministro, de la empresa al proveedor de materias primas, pero principalmente con el canal y el cliente, para conocer la disponibilidad del producto y la cantidad de demanda que la empresa debe cumplir, bajo los tiempos y parámetros que el cliente requiera. 2) Mejorar el desempeño operacional de la empresa, desarrollando planes contingentes para el área de bodega, para que estén en capacidad de cumplir con pedidos de emergencia o pedidos adicionales, mejorando de esta manera la capacidad de respuesta de la empresa. Es decir, preparar a la empresa para que pueda atender pedidos no planeados, esto representa utilidades adicionales para la empresa. 3) Formar asociaciones y crear confianza, es decir, con la alineación de las funciones de la empresa hacia un objetivo común y hacia el desarrollo de la estrategia competitiva, se creara una relación de confianza a lo largo de la cadena de suministro, ya que busca que las áreas de la empresa y los eslabones de la cadena tengan en cuenta el impacto de sus decisiones en el resto de la cadena. Así se debe buscar establecer una relación de confianza entre el área de ventas y bodega, evitar que se cumplen unos a otros por el incumplimiento de los pedidos, sino que colaboren para poder cumplir con ellos; de igual manera, al establecer una relación de confianza con los clientes-clientes, estos permitirán un flujo de información sobre la demanda del producto y sobre el consumidor final. Al mejorar las relaciones se logra un buen flujo de información, coordinación, mayor productividad y eficiencia en la cadena de suministro de la empresa (Respuesta basada en planteamientos teóricos p. 506, Cap.17)
septiembre 28th, 2008 at 19:14
1) ANÁLISIS DE LA LOGÍSTICA DE LA EMPRESA:
Entendiendo la logística como un proceso de organización y planeación para llevar el producto correcto, al cliente adecuado, en el justo momento en que este lo necesite; para el caso se tiene lo siguiente: La empresa está dedicada a la producción, comercialización y distribución de productos de consumo masivo y medicamentos, por lo que existen 3 departamentos principalmente: el de PRODUCCIÓN, el Departamento comercial (que se divide en Mercadeo y ventas) y por último el de Distribución (que tiene a su cargo el funcionamiento de la bodega).
El problema central que tiene la empresa en estos momentos se da tanto al interior del dpto Comercial (conflictos entre mercadeo y vtas) como entre este y el Dpto de Distribución. El conflicto entre mercadeo y ventas surge porque el primero se esfuerza en conseguir los grandes clientes (Almacenes Éxito), en establecer una serie de ofertas atractivas para ellos, etc; mientras que Vtas se preocupa más por atender los canales tradicionales (TIENDAS)y en cumplir con las cuotas establecidas por mercadeo. En breve, lo que está sucediendo además de un problema de comunicación intra-departamental es la falta de supervisión a lo largo del proceso de vtas, que abarca desde el momento de la negociación con los clientes hasta el momento en que se les entrega el producto; esto trae como consecuencia por ejemplo que un vendedor como Jaime Vtas sea capaz de alterar todo el orden en el despacho de los pedidos, simplemente por el afán de cumplir con sus metas.
Relacionado con lo anterior, el Dpto de Distribución presenta serios problemas en cuanto a los tiempos de despacho del producto a sus distribuidores (mayoristas y minoristas); existen congestiones en las listas de empaque y esto sumado a la injerencia que tiene sistemas para modificar el orden de despacho, genera aún más dificultades. Precisamente esto fue lo que ocurrió con Almacenes Éxito, uno de sus clientes más grandes e importantes; como ellos tienen establecida una política muy rígida de entrega de mercancía (sólo ciertos dias a determinadas horas), en los 2 últimos meses se habían devuelto todos los pedidos a bodega por que no habían llegado a tiempo; esto genera no sólo pérdida de vtas para la empresa, sino también el sobrecosto del reproceso de la mercancía.
2) ANÁLISIS DE LA CADENA DE SUMINISTRO:
La cadena de suministro típica en cualquier empresa consta de 5 etapas, para este caso se tiene la sgte:
— Proveedores de Materias Primas::: No presenta problemas graves.
— Fabricante (EMPRESA DEL CASO)::: Problemas serios entre Dpto Comercial y Distribución.
— Distribuidores Mayoristas (ALMACENES ÉXITO)::: Ha devuelto varios pedidos de esta empresa por demoras en la entrega.
— Detallistas (TIENDAS)::: Representan los clientes estrellas para el Dpto de vtas, siempre trata de cumplirsele a ellos, incluso por encima de Exito.
— Consumidor Final::: No puede comprar los productos de esta empresa porque no tiene presencia en los estantes de los autoservicios; aunque puede encontrarlos en las tiendas. Como son productos de consumo masivo los q ofrece esta empresa, son fácilmente sustituidos por la competencia.
Para el desempeño adecuado de la cadena de suministro debe tenerse en cuenta también su cadena de valor, que se compone de 5 etapas principalmente: Desarrollo de nuevos productos, marketing y vtas, operaciones, distribución y servicio. En esta empresa existen problemas tanto en la etapa de marketing y vtas como en la de distribución; además de que no existe como tal la etapa de servicio al cliente (encargada de atender las peticiones del cliente antes, durante y después de la venta.
Marketing y vtas tiene al frente dos jefes respectivamente. Dentro de las funciones de Mercadeo están: el establecimiento de las cuotas mensuales, la fijación de ofertas y descuentos adicionales, la búsqueda de grandes clientes y el chequeo de los cumplimientos por cada canal. Por su parte, vtas se encarga de las negociaciones en la práctica con los clientes y concentra casi todos sus esfuerzos en atender un sólo tipo de canal-TIENDAS-. Es capaz de hacer lo que sea para no perder ninguno de estos clientes y para cumplir con las metas establecidas. (como por ejemplo dar ofertas mayores a las permitidas y modificar el orden de entrega de los productos).
PROBLEMA ESPECÍFICO::: No existe un control -ya sea manual o sistematizado- a lo largo de las etapas del proceso de vtas, que permita agilizar no sólo las entregas, sino también evitar los sobrecostos por posibles devoluciones.
En Distribución, el desempeño de la bodega es poco satisfactorio porque no se cumplen con los plazos de entrega requeridos por los clientes. Además se presentan frecuentes devoluciones de la mercancía, lo que incrementa costos de almacenaje y de mano de obra.
3) RECOMENDACIONES:
— Los esfuerzos del Dpto Comercial deben centrarse por igual para todos los canales, respetando el respectivo orden de entrega para cada uno de ellos.
— Agregar la etapa de SERVICIO dentro de la cadena de valor de la empresa (fig 2-1. Pág 23), con el objetivo de “monitorear” las necesidades de sus clientes no sólo en el momento de entrega del producto, sino incluso antes de haberse efectuado la vta; esto permitirá conocer mejor el tiempo con el cual se dispone para realizar la entrega y evitará congestiones en bodega. Otra de las funciones de este dpto de “SERVICIO AL CLIENTE” sería supervisar (preferiblemente de manera sistematizada) cada una de las fases del proceso de vtas, desde el momento en que se inicia la negociación con el cliente, hasta el momento en que se despacha su mercancía. Esto evitaría por ej que los vendedores dieran ofertas mayores a las autorizadas y también evitaría que un vendedor pueda alterar a su antojo el orden de despacho de la mercancía.
— La empresa debe entender y conocer cuáles son las capacidades de su cadena de suministro, para determinar si debe adoptar un enfoque de eficiencia o por el contrario uno de capacidad de respuesta. El primer enfoque centra su atención en producir de la mejor manera y por tanto suministrar un producto con el menor costo posible, mientras que al otro enfoque le preocupa mucho más los plazos de entrega del producto. Dentro del espectro de capacidad de respuesta (Fig 2-4. Pág 31), la empresa debe ubicarse en un punto cercano al extremo de la derecha, donde la capacidad de respuesta es muy alta; esto es así por el tipo de clientes de la empresa: TIENDAS Y AUTOSERVICIOS, que requieren cortos periodos de entrega y donde el ciclo de abastecimiento y reabastecimiento del producto también lo es.
— Deben sistematizarse por completo las listas de empaque y debe encargarse a una única persona su respectivo manejo, para evitar así que pedidos hechos recientemente desplacen a los que ya venían en “cola”. Con este nuevo sistema, cada lista tendría un único código, de manera consecutiva, que permita respetar el ORDEN DE DESPACHO a los respectivos clientes.
— Debe prohibirse y sancionarse a los vendedores por cualquier manejo inadecuado que hagan al interior de la empresa y que afecten el normal desarrollo de sus actividades. Jaime Vtas sólo pensaba en su propio beneficio a la hora de cumplirle a Don Tendero (Conseguir su cuota mensual) y pasó por alto el beneficio de todo el Dpto Comercial (El despacho de mercancías a Almacenes Éxito).
BIBLIOGRAFÍA: Sunil Chopra. Administración de la cadena de suministro, tercera edición. Editorial Pearson.
septiembre 28th, 2008 at 19:37
1) La compañía cuenta con un departamento comercial, de mercadeo y de distribución. El propósito de la empresa es cumplir a toda costa con las cuotas de ventas, razón por la cual el área comercial o de ventas exige a mercadeo una autorización para efectuar descuentos.
Como cualquier otra empresa, el accionar de esta compañía está compuesto por un grupo de vendedores encargados de promocionar, negociar y vender el producto; sin embargo esto no se hace de manera inmediata, ya que los compradores deben proporcionar a la compañía una lista de empaque en donde especifican la cantidad, la hora de recibo, el tamaño, entre otros requerimientos, que pasan a hacer cola para la impresión dependiendo de que otros pedidos tenga la compañía. Una vez se ha impreso la lista de empaque, los del área de distribución, más específicamente los de la “bodega”, son los encargados de despachar la mercancía y asegurarse de que ésta llegue a tiempo a su destino final.
El proceso descrito anteriormente parece no ser el más adecuado en términos de logística para la empresa, ya que primero no se está generando una ventaja competitiva, pues se observa que a pesar de los esfuerzos de mercadeo por ofrecer promociones en los productos para ganar clientela, no son compensado por las demás áreas de la empresa; en primera instancia, ventas no puede librarse de culpa atribuyendo a las demás áreas los problemas, ya que por el simple hecho de no realizar predicciones sobre la demanda del mercado y con el afán de cumplir sus cuotas, no pueden pretender pasar por encima de los pedidos ya establecidos; por otra parte están los de la bodega, que ante sus incumplimientos en los despachos, especialmente con los almacenes Éxito, se generan sobrecostos en la empresa y además se pone en juego la imagen de la empresa, mas aun cuando la compañía se compromete a cumplir con los requerimientos de la lista de empaque.
2) CADENA DE SUMINISTRO.
FIGURA 1. Cadena de suministro de la empresa.
La empresa produce, comercializa y distribuye productos de consumo masivo y medicamentos. La cadena de suministro de esta empresa comienza cuando el departamento de ventas, gerenciado por Mario Ventas, ofrece sus productos a distintas empresas entre las que se destacan almacenes Éxito y la tienda vendedora, que a su vez se encargan de distribuir los productos al consumidor final. Cuando los vendedores concretan la venta con los diferentes clientes, éstos envían una liste de empaque a la compañía especificando sus requerimientos; cuando dicha lista llega a la compañía, Carlos Computador autoriza la impresión de la lista para que Carmenza se la pase a los de la bodega y posteriormente al cliente. Es preciso anotar que como la empresa también produce, aunque no se especifica muy claro en el caso, el proceso 3 y el proceso 4 son los procedimientos por los cuales la compañía se abastece de materia prima para la producción; de esta manera se abastece también la bodega.
3) RECOMENDACIONES.
• La empresa debe mejorar dentro de la cadena de suministro, la administración de servicio al cliente, porque como se sabe, se están presentando problemas con las entregas de los pedidos; una buena administración de servicio al cliente es aquella en donde se facilita información al cliente acerca del producto, como son los precios, tiempos de entrega, y la disponibilidad del producto. Con esta medida lo que se puede buscar es que los clientes sepan bajo qué condiciones la compañía puede operar de manera eficiente. (Strategic Logistics Management, pg 68).
• Los clientes son el principal foco del proceso. La compañía requiere de sistemas de información que les permita realizar un seguimiento constante hacia sus clientes, de manera que les permita estar preparados y responder de la manera más eficiente ante eventualidades como lo son las fluctuaciones de la demanda (efecto látigo). En mi opinión este aspecto es muy importante, ya que no puede ser posible que por cumplirle a uno de los clientes, haya que pasar por encima de los demás; en el caso se observa que se le da prioridad a la tienda vendedora simplemente por el hecho de cumplir una cuota de venta, mientras que por otro lado se estaban presentando problemas con el Éxito por incumplimiento en las entregas. Por tanto, si con base en la información obtenida se puede en cierta medida pronosticar las ventas, seguramente se podrá fijar con más certeza las metas de ventas como también responder eficientemente a la demanda de mercado. (Strategic Logistics Management, pg 67).
• Otro aspecto importante es integrar los procesos de la cadena de suministro, especialmente en el proceso de cumplimiento de los pedidos de los clientes, porque por ejemplo mercadeo y ventas pueden persuadir a los clientes de manera que estos realicen pedidos; logística puede encargarse directamente de la eficiencia en la distribución; y los de bodega simplemente se encargan de elegir los proveedores. El problema es que en la compañía cada area trabaja de forma individual, además en el caso de los de la bodega, son ellos quienes también se encargan de la distribución de los productos. ( Strategic Logistics Management, pg 89).
• Deben evaluar la satisfacción del cliente por las siguientes cuatro razones: “1. Los clientes satisfechos son por lo general leales y repiten sus compras con las misma compañía; 2.En términos de costos, puede costar 5 veces mas atraer nuevos clientes que mantener los viejos; 3.Los clientes insatisfechos por lo general tienden a difundir su descontento con las demás personas; 4.Es más rentable vender en mayor cantidad a los clientes antiguos que buscar nuevos clientes para vender dicha cantidad” (Strategic Logistics Management, pg 658).
• Como se está tratando con productos de consumo masivo y medicamentos, el tipo de distribución debe ser intensiva, por tal razón es que debe darse prioridad a los distribuidores mayoristas si la compañía no puede responder a la demanda total del mercado; es un error por parte de la compañía al no poderle cumplir al Éxito ya que este carece de los productos de la empresa, puede correrse el riesgo de que el consumidor final pierda lealtad, o simplemente que la competencia se adelante y abarque primero el mercado. (Strategic Logistics Management, pg 81).
septiembre 28th, 2008 at 20:23
PUNTO 1
Para analizar la logística de la empresa hay que partir de la actividad a la que se dedican, inicialmente sabemos que es una empresa de produce, distribuye medicamentos y productos de consumo masivo, se define esto ya que debido a que juega ambos roles debe tener una logística clara y concreta para armonizar ambos procesos, la logística recoge aspectos como compras de materia prima, plantación de producción, desarrollo de operaciones, venta, comercialización y entrega al cliente. En este caso se observa que la empresa está teniendo problemas específicamente en la venta y distribución de producto final, el cual se ve evidenciado por la carencia de flujo dentro de los canales de distribución y la independencia con la que cada uno de los eslabones de la cadena de valor agregado trabaja. La estructura con la que se trabaja en la empresa es la siguiente: el departamento de ventas se encarga de recibir pedidos de parte de los clientes, al mismo tiempo es el encargado de notificar al área de sistemas para que la incluya en los pedidos en espera; mientras que la bodega se encarga de organizar y enviar los productos.
El problema surge a raíz de que las funciones de cada uno de los departamentos son interrumpidas por los otros con el fin de que sus objetivos como unidad sean alcanzados, sin tener en cuenta que como organización sus objetivos van encaminados al bien común. Concretamente se habla del departamento de ventas, el cual internamente tiene unas fallas que se explicarán el en siguiente punto, pero que entorpecen todo el proceso debido a que los encargados de la distribución se encuentran imposibilitados para predecir el comportamiento de las ventas, y las fechas de las mismas.
Se puede percibir que no hay una actividad logística formal a través de la cadena de suministros ya que no hay un eslabonamiento entre las diferentes actividades que la empresa debe llevar a cabo.
PUNTO 2
Analizando la cadena de suministros de la empresa en cuestión se pueden identificar varios problemas específicamente en lo correspondiente al departamento de ventas y la bodega. La empresa está sufriendo el efecto látigo debido a estas falencias por lo que es de vital importancia entrar a analizar cada uno de los problemas puntuales en cada caso para proponer soluciones.
En lo relacionado al departamento de ventas se pueden identificar 3 tipos de obstáculos; El primero es relativo a los incentivos ya que la empresa tiene como política demarcarle a sus vendedores metas de venta para cada mes, esto no es un bueno mecanismo dentro de la organización debido ya que crea competencia entre los vendedores quienes por dar “preferencia” a sus clientes pasan por encima de los tratos que otros vendedores ya han cerrado con sus clientes en lo relacionado a fecha, horarios y cantidades de envío; Como consecuencia se tiene que entre ellos mismo entorpezcan su labor y a largo plazo se pierdan clientes de la empresa si esta situación se sigue presentando. Adicionalmente, no existe reglas claras sobre las fechas limites de entrega de pedidos para que la empresa pueda responder a tiempo con todos, ya que como vemos en el caso, estos se hacen casi en un 60% de los casos a finales de mes, lo que le genera a la empresa obstáculos para responder satisfactoriamente con todos sus pedidos además de una gran imposibilidad de crear instrumentos de predicción para tener idea de su demanda para los periodos siguientes. Otro problema es la falta de uniformidad en los descuentos y promociones entre todos los vendedores y el plazo, ya que estos sacan ventaja de esto para tener mejores descuentos y tener los productos en las condiciones que ellos quieren y que no son provechosas para la empresa
Por otro lado, en lo relacionado con la bodega se puede identificar que la informalidad de sus procesos genera desordenes y preferencias a la hora del despacho. Evidentemente existen problemas en los canales de comunicación, esto se ve claramente porque no se respetan horarios que el cliente tiene establecidos para el descargue, este es el resultado de la imposibilidad que tiene el depto de ventas de transmitir esa información con el fin de que los pedidos se entreguen cuando se debe.
PUNTO 3
• ALINEAR LAS METAS E INCENTIVOS:
• Modificar los incentivos que se ofrecen a los vendedores para basarlos en las ventas a los consumidores y no en las ventas a los detallistas y distribuidores. (Pág. 507). Si se elimina la motivación que el personal tiene por la meta como tal, le permitirá a la empresa no tener compras atrasadas en este caso, así reducirán las fluctuaciones en el flujo de pedidos y de paso disminuirá la competencia entre ellos por satisfacer las necesidades de sus clientes en particular, tendiendo a estructurar de ventas enfocada al logro común y no al logro personal.
• Brindar otro tipo de incentivos que en lugar de orientarlos al logro individual los ayude a que tengan un enfoque más colectivo. Como un fondo al que vayan comisiones para inversión o división en partes equitativas.
• COMPARTIR DATOS SOBRE EL PUNTO (pág 507): El departamento de ventas debe compartir su información con bodega con el fin de disminuir la probabilidad de que los pedidos lleguen tarde o no cumplan con los acuerdos instaurados al momento de la compra.
• DISEÑAR ESTRATEGIAS DE PRECIOS PARA ESTABILIZAR LOS PEDIDOS (510). Cambiar de los descuentos. Si la empresa cambia su estructura de descuentos y la implementa de tal forma que los que ordenen al principio de mes con el fin de graduar su demanda y volverla mas constante pueden disminuir la cantidad de pedidos que se represan al final y así poder cumplir de manera mas eficiente con sus clientes.
• Priorizar y organizar sus despachos de acuerdo al tamaño y la importancia de sus clientes, de tal forma que se les de preferencia a los clientes con mayor volumen y vinculo con la empresa.
septiembre 28th, 2008 at 20:26
El problema radica en que la empresa no tiene un buen manejo logístico de sus actividades las cuales incluyen producción, comercialización y distribución esto hace que la empresa no cumpla de manera eficiente con todas sus funciones, haciendo el respectivo análisis se puede identificar el problema en el área de comercialización la cual está entorpeciendo la siguiente etapa por tener un mal funcionamiento internamente. La dinámica de comercialización falla debido a que no existen lineamientos que normalicen la dinámica de ventas, en primer lugar no existen reglas claras sobre los precios que deben ofrecer los vendedores lo que le da al cliente la posibilidad de regatear y jugar un poco con los flujos de pedidos (tiempo y forma de entrega). Adicionalmente los canales de comunicación entre la comercialización y la distribución no están siendo efectivos, ya que no se usan para generar Pro actividad entre los dos campos sino para favorecer los intereses de uno de ellos.
2)Haciendo el análisis a la cadena de suministros de la empresa podemos observar que se están presentando problemas debido al efecto látigo que se da como resultante de la falta de eslabonamiento de todas las actividades de la cadena de suministros, para este caso en especial, se puede ver a simple vista que la variabilidad en el comportamiento de los pedidos está afectando directamente el nivel de disponibilidad del producto a la hora de transporte, haciendo que se dificulte el suministro eficiente y puntual de los pedidos sus clientes.
Es evidente que los problemas de suministro de producto terminado son consecuencia de una mala gestión al interior del departamento de ventas. El principal obstáculo radica en el tipo de incentivos que reciben los vendedores, ya que la meta de ventas genera rivalidad entre ellos entorpeciendo su labor entre sí; Adicionalmente se puede percibir que la no implementación de reglas claras en los límites de entrega de ordenes de despacho es un hecho que genera que existan desordenes al momento de entrega de los pedidos, ya que la mayoría son reportados casi al final del mes, lo que imposibilita a la empresa para generar una predicción acertada de su demanda potencial que le permita responder a tiempo a sus clientes. Siguiendo con lo anterior, otro problema es que las predicciones de venta de la empresa están medidas por el número de pedidos, esto es negativo en la medida en que la empresa no tiene un pronóstico sobre su demanda, porque no permite que tenga la suficiente disponibilidad de inventario de producto. Por ultimo se percibe una desarticulación de los canales de información dentro de la cadena, ya que aunque es de saber público que el cliente tiene horarios específicos para recibir sus pedidos, y el departamento de ventas tiene claro eso no existió coordinación entre este y la bodega para advertir de la necesidad de llevar los pedidos en el horario estipulado.
Otro aspecto importante es que la empresa no tiene una estructura de descuentos uniforme que le de mayor control sobre las promociones que hacen sus vendedores, que le permita responder a practicas como las que tiene el detallista, que se aprovecha de la necesidad de su vendedor a final de mes para sacar ventaja, si como empresa logra institucionalizar su sistema de descuentos seguramente este tipo de comprador hará su pedido antes y la empresa podrá adecuar su cadena de suministros basada en las predicción de su demanda de forma mas confiable.
3)
• Modificar los incentivos que se ofrecen a los vendedores para basarlos en las ventas a los consumidores y no en las ventas a los detallistas y distribuidores. (Pág. 507). Con base a esto se pueden hacer 2 sugerencias, la primera es replantear el mecanismo de “metas de venta” el cual pone a los vendedores en una condición de competencia poco útil para la empresa, sustituyéndola por incentivos comunes como aportes a fondos de inversión, incentivos al merito como planes educativos. Por otro lado es muy importante es crear una base de datos de clientes que les permita a los empleados tener cada uno acceso a diferentes clientes, además de incentivos por lograr que sus clientes tomen pedidos con mas tiempo de anticipación, como visitas para arreglar los mostradores y toda la parte de publicidad.
• El departamento de ventas debe compartir su información con bodega con el fin de reducir el riesgo de no cumplir con los acuerdos pactados con el cliente al momento de la venta (como horarios de recibo ( Pág. 507)
• Diseñar estrategias para uniformar precios e incentivos económicos como descuentos (510). Reestructurar la modalidad de descuentos y se crean mecanismos de inspección para regular los precios ofrecidos por los vendedores, de esta manera se reduce la fluctuación de ventas consecuencia de la presión de los compradores de ultima hora, los cuales sacan el mejor partido de la necesidad de cumplimiento de cuotas que tienen los vendedores.
septiembre 28th, 2008 at 20:42
Análisis de logistica de la empresa:
De acuerdo al caso Carmencita y el pedido podemos decir que existen grandes deficiencias en la logistica de la empresa a pesar de que la información presentada en el caso corresponde solo a una pequeña parte del funcionamiento de la misma.
Como puede ser observado, existen problemas que estan siendo ocasionados por la falta de control en los procesos realizados dentr de la empresa. Como primera medida se puede decir que los objetivos generales de la empresa o no los hay o estan perdidos entre los objetivos particulares de cada uno de los empleados por lo cual no existe un trabajo en equipo que permita dar continuidad y coordinacion a los procesos ahí realizados y por tanto se generan ineficiencias tanto dentro de la empresa asi como con los clientes.
En segunda medida podemos observar que existen serios problemas de comunicación que impiden un control sobre lo acordado y sobre las labores que cada una de las personas debe realizar. De igual manera, una comunicación inadecuada puede llevar a problemas de comprension de la informacion y sobretodo a ineficiendias en el proceso de produccion.
De igual manera, las reglas de juego dentro de la empresa para los trabajadores son simplemente reglas que estan en el papel pero que no se aplican en la realidad. Cada uno de los trabajadores actua a su propio beneficio sin importar a quien esta afectando con sus acciones y sin tener en cuenta que perjuicios puede tener esto para la empresa. Como consecuencia, los costos que estan siendo asumidos por la empresa son altos por la falta de eficiencia generada por sus trabajadores y por la falta de control por parte de los gerentes o personas encargadas y las consecuencias para los causantes de los mismos son nulas.
Por otro lado, el trabajo realizado por el departamento de ventas esta siendo ineficiente en el hecho de que siempre es realizado a final de mes (efecto látigo) lo que ocasiona grandes congestiones en el centro de distribucion de la empresa, altos costos de almacenamiento durante el mes de producto terminado, el incumplimiento con algunos clientes por satisfacer a otros y costos que deben ser asumidos por la empresa como consecuencia de las demoras en las entregas a los clientes las cuales a su vez hacen que la credibilidad de la empresa disminuya y empiece a perder clientes dentro de su segmento de mercado.
Además de esto, los clientes tienen el poder de negociacion completo en la relacion proveedor-cliente, pues como ellos ya saben, la necesidad del proveedor cuando va a ellos es cumplir con la cuota del mes y por lo tanto estan dispuestos a acceder a cualquier cosa que ellos soliciten. Esto hace que los beneficios de la empresa se disminuyan y además pierda el control sobre sus clientes los cuales no tendran problema de irse con la competencia en el momento en que los vendedores no accedan a lo que ellos piden.
Como consecuencia, podemos observar que existen graves problemas dentro de la logistica de la empresa que empiezan desde las relaciones vendedor-cliente y que se despliegan hacia todas las demás areas de la empresa como lo son distribución, producción y mercadeo entre otras.
Análisis de la cadena de suministros:
La situación de la cadena de suministros podemos empezar analizandola desde la relación vendedor-cliente. En esta parte, se encuentran deficiencias debido a la poca efectividad que tienen los vendedores durante todo el recorrido del mes y que pretenden cumplir siempre los ultimos dias del mismo para cubrir con las cuotas establecidas. Debido a esta situación, en primera medida, se estan ofreciendo a los clientes descuentos fuera de los permitidos que generan disminuciones en los beneficios obtenidos tanto por el vendedor como por la empresa los cuales podrian ser mayores si se contara con un plan de ventas para todo el mes de acuerdo a las necesidades de cada cliente a lo largo del mes y que igualmente malacostumbran a los clientes a esperar hasta ultimo momento del mes pues es ahí donde les ofrecen las mejores promociones las cuales generan menores costos y mayor beneficio para ellos.
De igual manera, en el caso del Éxito como uno de los mayores clientes, se esta incumpliendo con los tiempos de entrega de la mercancia que hacen que el producto no este disponible en las gondolas todo el tiempo por escasez del mismo (ocasionada por demoras en la entrega) y que generan espacio para que los productos de la cometencia sean exhibidos y por lo tanto le de la posibilidad a la competencia de atraer a los clientes de la empresa y de perder clientes en potencia.
Como consecuencias a estas ineficiencias en el area de ventas, se generan problemas en el área de distribucion debido a la acumulacion de pedidos a final de mes que hace que se le reste importancia a clientes que realmente lo son y se le asigne por el contrario mucha importancia a clientes que quizas no la necesitan. De esta manera, se genera un trafico de productos muy grande que en algunos momentos puede llegar a salirse de las manos de las personas encargadas de la distribucion y que de igual manera, ocasionan ineficiencias en el proceso de tranporte de la mercancia, la cual muchas veces se despacha y debe ser regresada a las bodegas de almacenage o que debe permanecer un tiempo en espera a que sea recibida, tiempo que podira emplearse en el despacho de mercancias que son requeridas con mayor urgencia. Igualmente, un error muy grave que esta ocurriendo es el hecho de asignarle dicha importancia a los pedidos de acuerdo a la gestion que realice el vendedor dentro de la empresa con sus compañeros de acuerdo a las necesidades particulares sin pensar en el cumplimiento de los objetivos globales o los beneficios que sean mas convenientes para la mayoria.
De igual manera, no existe un control en el area de ventas que regule el desempeño de los vendedores durante el mes ni tampoco se les asignan metas en cantidad y dinero (que realmente deban ser cumplidas) que los obligue a desarrollar diferentes estrategias para lograr que los clientes compren los productos no solo a final de mes sino durante el transcurso del mismo.
De igual manera, no se establecen tiempos limites de entrega de pedidos para los despachos lo que genera un desorden en la distribución que aumenta costos y disminuye efectividad del proceso.
Por otro lado, como consecuencia de los problemas antes mencionados, se estan realizando congestiones en el area de producción debido a la tardanza en la entrega de los pedidos y la acumulación de los mismos para final de mes. Esto genera que haya disminucion en la eficiencia del proceso de producción (el cual deberia ser altamente efectivo debido a que son productos estandarizados) y por lo tanto se esten generando durante el mes altos costos por almacenamiento de mercancia y de materia prima y al final de mes escasez del mismo lo que aumenta los tiempos de entrega de la mercancia al cliente final y por lo tanto se generan costos innecesarios.
Debido a los descontroles en el proceso de distribucion, se generan ineficiencias en todo el proceso de producción y de consecución de materias primas de ahí para atrás pues sin contar con un plan de produccion de acuerdo a las ventas presupuestadas es muy dificil tener una producción que no genere ni excesos de inventario pero tampoco genere escasez del producto al igual que es dificil obtener un control sobre las materias primas para hacer los pedidos en los momentos adecuados y tenerlas disponibles cuando se necesiten pero tampoco que esten almacenadas sin ser utilizadas pues generan mayores costos.
RECOMENDACIONES:
• En primer lugar, considero que deberian establecerse controles en el area de ventas que obliguen a los vendedores a registrar sus ventas no solo al final sino al menos dos veces al mes (una a mediados y otra a final) que hagan que sus esfuerzos no se concentren solo en vender a lo ultimo (evitar el efecto látigo) para cumplir sus metas sino que por el contrario dividan sus ventas a lo largo de todo el mes.
• De igual manera deberán establecerse fechas limites de entrega de pedidos para su despacho de manera que se cuente con una planeación en la distribución del producto que genere un orden en los pedidos y evite la acumulacion o la escasez de inventarios que a su vez provocan ineficiencias en el proceso de transporte y entrega del producto a los clientes.
• En el área de ventas igualmente deberán imponerse limites a las promociones o descuentos hechos por cada vendedor de manera que si deben realizar mas de lo permitido sean ellos quienes asumen esos costos mas no la empresa pues eso genera disminuciones en los beneficios por costos generados por trabajadores ineficientes.
• Seria importante que el area de mercadeo generara estrategias que de igual manera le permitan a los vendedores agilizar sus ventas durante todo el mes no solo al final creando incentivos que inviten a las personas a comprar en otros periodos sin tener que esperar hasta final de mes para recibir las mejores promociones por parte de los vendedores. Esto seria importante para poder aumentar la eficiencia en el proceso de producción y asi evitar periodos de inactividad y periodos de mucha actividad que generen desgaste y quizas la imposibilidad de cumplir con todos los clientes.
• Establecer objetivos generales dentro de la empresa que de igual manera impongan metas y objetivos especificos para cada uno de los trabajadores de la empresa haciendo que las labores se conviertan en un proceso de trabajo en equipo en el cual se busca el beneficio comun y no individual como esta sucediendo en la empresa y por lo tanto se generen mayores beneficios tanto por la disminucion de costos, como por la satisfaccion y por lo tanto compra continua del cliente asi como de la adquisicion de nuevos clientes que sientan que el producto es lo que ellos necesitan y que pueden adquirirlo y lo tienen disponible siempre que lo necesitan.
septiembre 28th, 2008 at 21:48
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septiembre 28th, 2008 at 22:48
ANALISIS DE LA LOGISTICA DE LA EMPRESA
En primera instancia, se tendrá que analizar los diferentes procedimientos que permitan mejorar el proceso logístico de la empresa.
Para el análisis, se debe iniciar observando la cadena de suministro, la cual es un elemento importante para obtener un proceso logístico adecuado; además para explicar mejor el tema se analizara la coordinación de la cadena de suministro y el efecto látigo que se presenta en la compañía. Se puede observar en el caso que la empresa no presenta una adecuado desempeño de la cadena de suministro; este se debe a que las diferentes áreas de la compañía actúan individualmente y no se tiene en cuenta las demás áreas para mejorar el desempeño individual de cada departamento y así el beneficio de la organización. También se observa que el efecto látigo se hace presente, pues este esta presente cuando Jaime Ventas realiza una venta importante a final de mes para alcanzar su cuota; y a causa de esto se evidencia una falta de organización en la empresa.
De acuerdo al texto guía es importante decir que la empresa debería tener una cadena de valor como se muestra en la siguiente figura. Teniendo en cuenta el presente de la compañía se puede decir que la cadena de valor falla en puntos tales como desarrollo de nuevos productos, ya que no se hace un proceso en investigación y desarrollo, en cuanto a la producción deacuerdo al caso no se presentan problemas graves que afecten el desarrollo de la compañía, pero si es importante decir que en el aspecto de servicio al cliente la situación nop es la adecuada pues no existe un departamento especifico que se encargue de atender al cliente, y debido al desorden de la organización no se cumple con la entrega adecuada de los productos “tiempo”.
De acuerdo a la parte de distribución parece que funciona adecuadamente, pero debido a la poca reacción de este departamento por la falta de capacidad se generan la sobre costos debido a la entrega de productos en el tiempo no estimado, generando que muchas veces los clientes rechacen los productos y se produzca una imagen negativa de la empresa.
Se debe hacer énfasis en que el problema logístico se presenta por dos aspectos fundamentales:
1- la falta de comunicación en la empresa debido a que cada departamento trata de cumplir sus objetivos sin tener en cuenta a los demás departamentos, lo que genera una falta de sinergia entre todas las áreas de la compañía, y por ende no se persigue un objetivo común, un ejemplo de lo mencionado anteriormente es cuando el vendedor se preocupa por alcanzar sus objetivos sin tener en cuenta las demás áreas.
2- la falta de supervisión, esto ha generado que en muchas ocasiones el proceso de venta no este controlado por un ente superior de la compañía, esto ocasiona que muchas veces se realicen un mayor numero de ofertas de las que verdaderamente están autorizadas.
Para el mejoramiento de este proceso logístico es muy importante diseñar sistemas de control tanto en la cadena de valor como de suministros que permitan un mejoramiento en la organización en los procesos de ventas, además se debe mejorar la comunicación existente entre los departamentos que permita ala empresa perseguir una meta general.
2. ANALISIS DE LA CADENA DE SUMINISTRO DE LA EMPRESA
De acuerdo con la siguiente figura es relevante decir que la cadena de suministro es importante en el proceso logístico de una empresa, ya que permite un adecuado procedimiento desde la compra de materias primas hasta la terminación del producto, la distribución y finalmente la compra por parte del consumidor.
Teniendo en cuanta el caso, la compañía en primera instancia debería de comprar a sus proveedores la materia prima necesaria para poder producir los productos, en esta parte es necesario tener en cuenta la proyección de ventas realizada por el departamento y el stock de inventario con que se cuenta. Después que la empresa obtenga la materia prima necesaria para la producción de su producto, es fundamental una planificación adecuada del proceso de producción, que permita producir cantidades adecuadas y coherentes para el consumo por parte de los clientes.
Una vez terminada la producción juega un papel muy importante el departamento de logística, pues este es el encargado de la entrega de los pedidos a los diferentes supermercados, como es el éxito de acuerdo con el caso. La parte de distribución de la empresa tiene diferentes problemas en cuanto a la coordinación y organización de la cadena de suministro, puesto que no se esta entregando los pedidos en el tiempo determinado. Una de las causas de esto es el rol de los vendedores, ya que por cumplir su cuota llegan con pedidos no esperados lo que ocasiona un problema logístico dentro de la empresa, por que esta no cuanta con una capacidad de respuesta adecuada.
Haciendo énfasis en los procesos que se presentan en la cadena de suministro vemos que la necesidad del departamento de ventas por cumplir su objetivo del mes, ocasiona que la empresa incumpla con la entrega de productos a clientes de gran importancia. Lo mencionado anteriormente se presenta en el caso cuando la empresa incumple a ciertos clientes para poder cumplirles a otros, debido a como se menciono anteriormente, por la falta de capacidad de respuesta de la compañía en cuanto a la distribución.
En conclusión se puede decir que actualmente la cadena de suministro de la empresa tiene una estructura adecuada pero la falla que se presenta es en el proceso de distribución y entrega de productos por parte de la compañía, ante esto la empresa debe enfocarse en mejorar su proceso de distribución.
3. RECOMENDACIONES
• Teniendo en cuenta la cadena de suministro una posible solución a un problema, es buscar un mejoramiento en la comunicación dentro de la compañía, en donde se busca es que las áreas de la empresa logren una comunicación efectiva para obtener un mayor beneficio, y así la compañía llegará a disminuir problemas con la distribución y entrega de producto.
• Otro problema que se presenta en la cadena de suministro, es en cuanto al despacho del producto; por lo que se recomienda buscar el mejoramiento de distribución, es decir, buscar más efectividad a la hora de entrega del producto al comprador mejorando el proceso logístico de la compañía.
• Otra recomendación es que el departamento de mercadeo debe realizar una proyección de ventas para que así el departamento de producción produzca el producto necesario para sacarlo a le venta y así se mejore en eficacia y efectividad los procesos de la empresa.
• Otra recomendación es que se tenga en cuenta una supervisión más minuciosa por parte de los altos cargos de la empresa a los diferentes departamentos como es el caso del departamento de ventas, para que así no se realicen ventas que no estén previamente autorizadas.
• Finalmente se debe de tener en cuenta el trabajo común en la empresa, es decir, que se vea el trabajo de cada departamento no solo enfatizado en lograr los objetivos individuales, sino también los objetivos comunes
septiembre 28th, 2008 at 22:51
Figura 1.
1. Logística de la empresa: Con el propósito de analizar el proceso logístico de la empresa tendremos en cuenta diferentes elementos que permitirán mejorar el sistema logístico de la organización. De acuerdo a la cadena de suministro, se puede decir que es un elemento importante para obtener un adecuado proceso logístico, pero para esto es importante analizar la coordinación de la cadena de suministro de la empresa de acuerdo al caso el impacto del efecto látigo dentro de la organización.
De acuerdo al efecto látigo teniendo en cuenta el caso es consecuencia de una precaria organización y coordinación de la cadena de suministro, lo mencionado anteriormente se puede evidenciar en que cada área de la empresa actúa individualmente sin pensar en un objetivo común que beneficie a la compañía.
Cabe decir que la empresa de acuerdo al caso debe tener una cadena de valor como se muestra en la figura 1. Pero la cadena de valor que actualmente tiene la compañía no es como se muestra en la figura. De acuerdo al desarrollo de nuevos productos se evidencia que no existen procesos de investigación y desarrollo que logren obtener productos de acuerdo a las necesidades del mercado. Lo mencionado anteriormente no es el único inconveniente dentro la cadena de valor, toda vez, que el punto verdaderamente critico es la falta de sinergia entre el departamento de ventas y el área de distribución. Por ultimo no se evidencia un buen servicio al cliente dentro de la empresa, para esto es necesario un departamento dedicado exclusivamente a suplir las necesidades de los consumidores.
En cuanto a la distribución se nota que funciona adecuadamente en el momento en que bodega debe despachar los productos a los clientes, pero es importante mencionar que se presenta una escasa capacidad de respuesta en la organización, lo que lleva a un amento de los costos presupuestados, como también del stock de inventario. Lo anterior es claramente observable en el caso cuando el vendedor necesita despachar cierta cantidad de productos a un cliente importante, pero no esta disponible esta cantidad solicitada, lo que ocasiona un despacho tardío y que muchas veces los clientes no tengan los productos en el tiempo establecido.
Finalmente es relevante mencionar que el proceso logístico de la organización falla tanto en la comunicación como en la distribución. En cuanto a la falta de comunicación es producto de un trabajo individual entre los departamentos, debido a que no trabajan de manera colectiva beneficiando el interés organizacional. Además la falla en la distribución es producto de un mal manejo de supervisión en el momento de realizar las ventas, ya que muchas veces se dan descuentos sin previa autorización.
Figura 2.
2. Análisis de la cadena de suministro: teniendo en cuenta la figura 2. se muestra que la cadena de suministro es de gran importancia para la empresa, puesto que un buen diseño de esta permite un proceso logístico completo y adecuado.
Teniendo en cuenta el caso la empresa lo que debe hacer en primera instancia es obtener un adecuado inventario de materias primas para `poder producir, además se debe tener en cuenta la distribución y el consumo por parte de los clientes del producto terminado, es por esto que la empresa para obtener materia prima debe saber cuanto se debe de comprar a los proveedores de acuerdo a un pronostico de ventas y a la cantidad de inventario que se tenga.
Después del proceso de la obtención de la materia prima el fabricante debe llevar a cabo un proceso de producción adecuado en donde se planifique que tanta cantidad de producto será distribuida en el mercado que permita cumplir con todas las necesidades del cliente, además de un proceso de producción adecuado lograra que la empresa tenga una adecuada capacidad de respuesta cuando halla un aumento de la demanda por parte de los clientes. Otro punto importante es la manera de distribución que se llevara a cabo por parte de la organización, para esto es necesario una planificación en cuanto a los pedidos y ventas que se realicen, para que los despachos de productos sean lo mas eficaces posibles ala hora de su distribución.
De acuerdo al caso se observa ciertos problemas de coordinación dentro de la cadena de suministro, específicamente en la distribución de productos a los supermercados de la ciudad como es el caso del Éxito. Esta falta de coordinación es consecuencia de la manera de cómo los vendedores venden las mercancías sin tener en cuenta la capacidad de respuesta y el sistema logístico de la compañía, ya que muchas veces se realizan las ventas pero no se tiene en cuenta la distribución adecuada para que el producto llegue el cliente, ocasionando un incumplimiento en el despacho de pedidos. Cabe decir que esta desorganización generada por el vendedor lleva a la compañía a un aumento de costos que no permiten maximizar las ganancias para la empresa.
A manera de conclusión se puede decir que la cadena de suministro de la empresa es aceptable pero realmente se debe mejorar es el sistema de distribución que ha llevado a que la entrega de productos se haga en un tiempo inadecuado y generando una entrega de despachos perjudicial. De acuerdo a esto la empresa debe mejorar en la distribución de sus productos al cliente.
3. Recomendaciones:
La primera recomendación es un mejoramiento en el control por parte de las directivas de la empresa, es decir que el departamento de ventas no logre realizar diferentes tipos de descuentos sin previa autorización, ya que esto genera un problema en el proceso logístico de la empresa por que muchas veces no se tiene los productos a disposición de los vendedores y por ende no se puede cumplir con lo estimado con los clientes.
Otro aspecto en el cual haría una recomendación es en el mejoramiento de la comunicación entre los departamentos de la compañía. Este aspecto es muy importante porque todos los departamentos deben perseguir un objetivo en común y no objetivos individuales sin tener en cuenta las demás áreas organizacionales.
Otro aspecto que debe hacer la compañía es mejorar la capacidad de respuesta dentro del proceso logístico es decir, que el departamento de producción debe estar preparado y tener un adecuado stock de materia prima para responder a ciertas ventas inesperadas para que de esta manera se pueda cumplir con los pedidos realizados por los clientes, y que no suceda con lo que paso por ejemplo con el Éxito.
Con el propósito de mejorar la efectividad en la compañía, el departamento de mercadeo debe de hacer una investigación para tener clara la proyección de ventas, y de esta forma que el departamento de producción tenga disponibilidad la cantidad de producto necesario para la venta.
Por ultimo se recomienda un trabajo colectivo entre departamentos, es decir que las diferentes áreas de la empresa no se enfaticen solamente en lograr sus objetivos, si no también que se logren los objetivos comunes entre departamentos.
septiembre 28th, 2008 at 23:31
PRIMER PARCIAL_CASO: CARMENCITA Y SU PEDIDO.
1. ANÁLISIS DE LA LOGÍSTICA DE LA EMPRESA:
En el orden de analizar la logística de la empresa, tenemos, en primer lugar, que no hay coordinación en la cadena de suministros, vemos que las acciones no son tomadas en conjunto por lo que no se ve reflejado en la utilidades finales de la empresa, como se nota en el caso esta falta de coordinación se presenta porque la información pasa entre etapas donde se retrasa o se distorsiona (texto 17.1 pág. 497).
En el caso “JAIME VENTAS” retrasa y distorsiona la información para su conveniencia, así mismo el genera un efecto látigo pues, optimiza su objetivo personal sin considerar el impacto general en la cadena(Pág. 499 texto 17.2), y el orden de importancia que tienen los clientes; este efecto produce costos de inventario pues como está estipulado en el caso la devolución de la mercancía del “EXITO” genera mayores inventarios que repercute en falta de liquidez de la empresa, incurre este efecto también en costos de transporte y mano de obra y recibo, pues es obvio por la devolución, este efecto perturba de manera negativa el desempeño de las ventas pues “MARIO LIDER” ve como su cuota de ventas del mes nos es cumplida afectando las relaciones entre las diferentes etapas de la cadena de suministro, otro problema que se encuentra en el caso, es el relacionado con los descuentos, pues estos generan un aumento de las ventas en el último periodo, por otro lado existe un problema marcado que es la no alineación de los incentivos entre las funciones, pues una clave de las decisiones coordinadas dentro de una empresa es asegurar que el objetivo que las funciones usan para evaluar una decisión este alineado con el objetivo global de la empresa.
Todas las decisiones sobre instalaciones, transportes e inventarios deben evaluarse en base a su efecto en la rentabilidad (como no sucede en el caso pues estas no son evaluadas), (texto 17.4. pág. 506), además en el caso se nota como los incentivos pueden llegar producir acciones que aumente la variabilidad y reduzcan las utilidades totales de la cadena de suministros (17.3 pág. 501), se puede ver como las ofertas repercuten en el final de mes para el cumplimiento de las cuotas cayendo igualmente en mas incentivos de descuentos de los que pueden dar.
Otro aspecto particular y de gran importancia en el caso, es la distribución, acerca del orden de mover y almacenar los productos de consumo masivo y farmacéuticos a través de la cadena de suministros, aquí surgen inconvenientes en la bodega específicamente en el momento que tiene que despachar e imprimir la lista de empaque para los clientes como el “ÉXITO” y “LA TEINDA VENDEDORA” aquí notamos un flagelo en la capacidad de respuesta a situaciones inesperadas, como es el caso de las devoluciones, en general el proceso falla en la planeación el pronóstico y el reabastecimiento en esta área, debido a la faltad e supervisión de los procesos que pone en riesgo la cadena de suministros.
2. ANÁLISIS DE LA CADENA DE SUMINISTROS:
Este análisis está representado en la grafica 1, esta comienza en el proceso de compra de materia prima a los proveedores este proceso se da en el ciclo de abastecimiento, en este proceso es importante tener en cuenta el inventario de materias primas en coordinación con los pedidos y producción para tener el flujo exacto de materia prima por parte del proveedor estableciendo un plan de compras.
Cuando se tienen flujo de materias primas necesarias para el funcionamiento de la compañía, entramos al ciclo de producción con que se debe manejar una planificación de los productos de consumo masivo y farmacéuticos, previendo los imprevistos y de la demanda del mercado, para tener un producto terminado a tiempo un sistema de inventario optimo para satisfacer las necesidades del canal.
Teniendo este inventario de producto terminado optimo, entran a jugar los canales de distribución este ciclo es el que posee falta de coordinación según el caso, los clientes con los que maneja un relación comercial mayoristas y minoristas (EXITO Y TIENDA VENDEDORA), no coordinan sus pedidos y los hace llegar de manera ineficiente por la falta de estrategia, planeación, administración de la demanda y oferta, y la ejecución de estos para que lleguen al cliente final sin demoras. En general el problema se enfoca en la entrega de los pedidos, pues el vendedor como se especifica en la primera pregunta actúa de manera individual, perjudicando el bien general de la empresa por falta de supervisión en la cadena de suministros.
Por medio de la coordinación y la supervisión de la cadena de suministros, se puede llegar a un mejor entendimiento entre aéreas mejorando así la capacidad de respuesta y la optima entrega de los suministros a los clientes en todo el mes, como notamos el problema no es de comunicación sino de control.
3. RECOMENDACIONES:
• Para ir de lo general a lo particular se debe mejorar primero los procesos macro que influyen en la compañía como la administración de la cadena de suministros interna, la administración de la relación con proveedor y la administración de relación con el cliente, integrando estos tres componentes se puede llegar a un control y mejoramiento para servir a los clientes con fluidez de información.
• Para mejorar la coordinación en la cadena de suministros se deben alinear las metas y los incentivos hacia un mismo objetivo global de la empresa, además de mejorar la información entre las áreas se debe mejorar el desempeño operacional, y diseñar el método más apropiados de racionamiento de los productos, para así reducir el tiempo de espera de reabastecimiento, optimizando así el sistema de despachos.
• Se debe desarrollar mayor capacidad de respuesta esto se hace añadiendo a la cadena de valor la incertidumbre, generando una repuesta creativa haciéndole acompañamiento a la venta dirigiendo esta incertidumbre a una respuesta acertada a la demanda para que así la cadena de valor responda y juegue con la incertidumbre desarrollando así su capacidad de respuesta reaccionado al estimulo de sus clientes.
• El efecto látigo se tiene que disminuir esto se hace por medio de los gerentes de área cuando comiencen a comparar la variabilidad de los pedidos que colocan los proveedores, teniendo indicadores para los vendedores que determinen la cantidad de clientes que se aprovechan de tal efecto como don tendero y los volúmenes que manejan para estimar el tamaño y las utilidades en relación a otros clientes, de este modo es posible predecir los niveles de ventas relacionadas con tal efecto y hacer proyecciones del los niveles máximos de descuento que pueden hacer los vendedores y que no se relacionen con la cuota de ventas.
• El compromiso por parte del la administración y la coordinación en todos las etapas de la cadena de suministro debe ser subordinadas y anteponer el interés mayor sobre el interés local, la coordinación entre el MARIO LIDER y la BODEGA, debe ser concreta para que se determine en una junta mensual cual es la mejor estructura para cumplir con los pedidos y la cuotas del mes, así coordinar en conjunto los objetivos de cada área enfocados a los objetivos de toda la empresa.
Bibliografía: Chopra. Sunil, Administración De La Cadena De Suministros. Capítulos 1, 2 ,4 y 17.
septiembre 28th, 2008 at 23:34
Esta es una empresa que se dedica principalmente a la producción, comercialización y distribución de productos de consumo masivo y medicamentos. La logística de la empresa entonces incluye desde el proceso de adquisición de materias primas, pasando por la producción, la distribución. En medio de todos tiene procesos, empiezan con la compra de materia prima, la planificación de producción, la producción, se hace planificación de las ventas a realizarse, realizan planificación de las entregas y la distribución. Deben tener una claridad y unos alineamientos claros de los objetivos de la empresa. Para la logística de cada empresa debe haber un flujo claro de la información y de la planeación para la ejecución mensual, trimestral, como lo manejen. Es claro que en la empresa mencionada la logística esta sufriendo complicaciones y esta pasando por el efecto látigo, efecto negativo ya que son fluctuaciones de pedidos, proceso que incluye directamente al departamento de ventas, ahora se puede detectar el problema que esta sufriendo la empresa.
El departamento de ventas no esta siendo coherente con lo planificado para las cuotas del mes. Están acudiendo a situaciones extremas para hacer que la cuota se cumple, haciendo prioridad canales que para la empresa no los son. Antecedentes, la empresa esta dejando de enviar pedidos ya establecidos y requeridos para enviar pedidos de menor importancia ya que se acomodan a la forma de trabajo de los demás departamentos, se sabe que las empresas grandes tienen horarios de atención que no van con la meta de los compradores. Entonces los encargados recurren a situaciones donde puedan tener control de estos horarios de bodega, para cumplir cuota pero sin tener en cuenta consecuencias para la empresa y compradores. Hay que tener en cuenta que según lo leído, se sobreentiende que cada área trabaja por separado, que no tienen una cadena de comunicación entre área y área para coordinar procesos entre las mismas. Esto genera una competencia en el ambiente de trabajo dado que cada departamento debe cumplir una cuota y así cuando alguna falla, culpa a otro y de esta manera es poco factible identificar el problema central, por ende será más complicado resolverlo. Es importante que para que la logística de la empresa sea efectiva, debe haber una planeación conjunta y una colaboración de trabajo efectiva. Debe existir un canal de comunicación entre áreas y conocer perfectamente que esta haciendo cada una para no incurrir en problemas como los presentados en el caso.
2.
Respecto a la cadena de suministros, se debe tener en cuenta que esta compuesta por los proveedores de la empresa para surtir la materia prima necesaria para la producción del producto, los encargados de la producción, comercialización y distribución, también están los consumidores intermediarios para los consumidores finales, en este caso El Éxito y La Tienda Vendedora. Podemos detectar tres flujos en la cadena de suministros de la empresa mencionada en el caso.
Primero se encuentra el abastecimiento de materia prima para realizar la producción, donde se hace el pedido de acuerdo al nivel de inventarios y al nivel de pedidos hechos por los consumidores intermedios. Deben tener muy claro el pedido que se vaya a hacer para no incurrir en perdidas y en altos costos. Segundo, se encuentra la producción donde se debe determinar la cantidad de producto terminado, es decir, los inventarios, el plan de acción para la empresa, para que haya un control de la producción y como la empresa tiene incluido el proceso de distribución debe tener el cuenta el plan de acción para la repartición de mercancía y así cumplir con las cuotas establecidas para el mes. Tercero se debe a la distribución del producto terminado hacia los consumidores intermedios, donde se debe tener claro el pedido a repartir, fechas, horas de entrega y así poder tener una cadena exitosa. El problema detectado se encuentra en el segundo flujo de la cadena de suministros. El departamento de ventas es el encargado de tener una información de los pedidos de los clientes, además de retenerlos y también para buscar más clientes potenciales. Esta área debe tener en cuenta que el pedido llegue a su destino, así que debe estar muy pendiente de la parte de bodega y de listas para tener a los clientes satisfechos y si el problema esta radicando desde aquí, la empresa debe hacer una reestructuración del manejo del área, dado que es el canal de la empresa por donde pasan los clientes. La empresa detecta que esta área no tiene ninguna supervisión y que esta a su vez se mueve de manera independiente con tal de logar las cuotas.
3.
• La empresa no tiene un proceso de información clara, es por esto que la empresa incurre en problemas de comunicación entre áreas y procesos a ejecutar dentro de la empresa. En este caso influye mucho la comunicación que hay por parte de ventas con el resto. Esta provocando una mayor variabilidad de los pedidos. La información no esta correcta y se esta dando un manejo inadecuado a la orden de pedidos, no están dando la prioridad de salida de pedidos y no están ejecutando bien las cuotas mensuales ya que tienen que recurrir a estrategias reactivas para cumplirlas. Se le aconsejaría a la empresa especialmente al departamento de ventas que tenga un plan de acción de quienes serán su clientes del siguiente mes, trimestre y medir el volumen de sus pedidos, de esta forma organizar los pedidos y poder cumplir las cuotas de forma correcta y a la final no incurrir en acciones reactivas y quedar mal con un cliente potencial (pag. 502)
• Es importante rescatar este problema que se presenta en la empresa que es el obstáculo de comportamiento que se refiere a la comunicación en toda la empresa para el manejo de la estrategia. Como ya mencionamos antes los departamentos trabajan de forma separada cada uno cumpliendo las metas pero sin tener un flujo de comunicación perfecto. Como se describe cada quien mide el impacto que se genera en su área pero no el impacto que su área pueda generar en las demás. Co este problema no se logra encontrar un puente de comunicación por eso en el momento de plantear el problema la culpa no es de nadie, nadie hizo nada malo. Entonces la idea para esta empresa es tener una persona encargada por departamento para reportar semanalmente como van con el cumplimiento de las metas, y así esa persona encargada se tomara la tarea con cada representante de alinear metas y tener los propósitos claros, dado que cuando haya flujo en la cadena todo este claro y acordado. (pag 505)
• Para el buen funcionamiento de la empresa debe existir una relación de confianza, cooperación entre los departamentos para que a la hora de cooperar en caso de situaciones extraordinarias haya una buena colaboración y sinergia entre las personas involucradas. Para esto es necesario que los trabajadores se conozcan, conozcan las metas de la empresa y que tengan claro las cuotas mensuales, para que todos sepan para donde va la empresa. Así desarrollar resolución de conflictos, crear contratos eficaces, identificar las funciones de operación y los derechos de decisión de cada parte y evaluar el valor de la relación (pag 513)
• La empresa debe tener sus prioridades claras con respecto a sus clientes. Es decir conservar un gran cliente como lo es el Éxito es muy provechoso, dado que es una cadena de distribución muy grande y le llega al consumidor final muy fácil, por ende dejar al lado este tipo de inconvenientes de pedidos. Ellos deben planificar bien a sus clientes potenciales y conocer su forma de trabajo, así cuando tengan nuevos clientes acomodar todo a la medida de todos y no tener problemas con ninguno. Es recomendable un PRM, Partenership Relationship Manager, para tener un control claro de los clientes potenciales, tener los que se podrían potencializar, y los mercados que se pueden atacar.
• Es necesario que se logre un ajuste estratégico, dado que ayuda a controlar gastos, conocer las necesidades del cliente, poder modificar la estructuración de la cadena de suministros en caso de alguna falla extraordinaria. Es importante que la empresa competitiva y estratégica y que ambiente de trabajo interno sea muy bueno para reflejar efectividad y así atraer mayor cantidad de clientes (pag 26)
septiembre 29th, 2008 at 0:12
1. La Logística se encarga de los sistemas de operaciones y de la gestión de los flujos físicos de forma que con una correcta gestión se puede lograr una alta satisfacción de los clientes a un coste mínimo. Es evidente que la logística de este empresa no esta funcionando bien ya que hay incumpliendo en los pedidos y en los plazos de los clientes, además, para tratar de cumplir en algo y no perder al cliente, esta incurriendo en un incremento en costes. Los diferentes departamentos (mercadeo, ventas, distribución) no están trabajando de una manera coordinada, anulando mutuamente los esfuerzos de cada uno, no se esta trabajando en equipo y no hay un correcto flujo de información lo que trae como consecuencia final daños en la imagen de la empresa y en la confianza que sus clientes puedan tener con esta. Los problemas que identifico en la logística de la empresa son los siguientes:
• No existen reglas claras en relación al precio de la mercancía, los vendedores no están respetando los descuentos autorizados por parte de la empresa, por lo contrario, con tal de cumplir con su cuota de ventas, se están excediendo en las ofertas dadas a sus clientes.
• No existe un trabajo en equipo, cada departamento, y mas aun, cada integrante del departamento tiene objetivos propios que no van en acuerdo con los objetivos de los demás departamentos, de tal manera que, por ejemplo, en el caso de ventas, cada vendedor con tal de cumplir con su cuota de ventas, en un acto egoísta, arregla las cosas a su conveniencia, provocando que la empresa incumpla con otros clientes, causando graves consecuencias a la organización en su conjunto.
• No hay una supervisión entre los departamentos, esto hace que cada departamento actúe a su conveniencia, en algunos casos que haga “favores” lo cual se va a traducir en incumplimientos a los clientes y en altos costos para la empresa.
• Existe un ineficiente flujo de información y una mala coordinación entre departamentos.
Todos estos son factores en la logística de la empresa que se deben mejorar.
2. Una cadena de suministros esta formada por todas aquellas partes involucradas de manera directa o indirecta en la satisfacción de una solicitud de un cliente. En este caso, la cadena de suministro empieza cuando el departamento de mercadeo empieza con actividades de promoción y conocimiento del producto a los potenciales consumidores (en este caso la empresa no es una distribuidora directa de su producto, por lo cual su actividad de promoción es hecha a diferentes distribuidores quienes son los que llevan el producto al consumidor final). Una vez se consiguen los clientes, el departamento de ventas toma el pedido, en este caso, a clientes como El Éxito o la Tienda Vendedora. Una vez el vendedor tiene el pedido, debe pasarlo a Carlos quien es el encargado de la lista de empaques de los diferentes pedidos y este a su vez se la pasa a Carmencita quien es quien pasa la lista de empaque a bodega para que despache el pedido. Aunque el caso no lo hace explicito, bodega debe tener un control de stock de inventario de tal manera de que cuando el inventario este bajo, se debe avisar a producción para que abastezca las bodegas con el producto. A su vez, producción debe tener un control de la cantidad de materia prima para que esta informe al departamentos de compras cuando la materia prima sea insuficiente, esto hace que compras se contacte con los diferentes proveedores quienes se encargaran de abastecer el departamento de producción con la materia prima necesaria.
Analizando la cadena de suministros, se puede notar que en el departamento de producción todo funciona bien ya que en ningún momento se dan problemas de insuficiencia del producto. El problema en la cadena de suministros comienza cuando los pedidos no son llevados a tiempo al cliente, esto se da porque no hay una organización ni una supervisión en el momento de hacer la lista de empaque y pasarla a bodega para que pueda despachar a tiempo el pedido. Además, los empleados están actuando individualmente ya q ue están pensando en cumplir con su cuota de ventas sin importar lo que tengan que hacer para cumplirlo, afectando negativamente la empresa.
3. RECOMENDACIONES
• El objetivo de una cadena de suministro debe ser maximizar el valor total generado. El valor que una cadena de suministro genera es la diferencia entre lo que vale el producto final para el cliente y los costos en que la cadena incurre para cumplir la petición de este. En este caso no se esta maximizando el valor total generado ya que la empresa esta incurriendo a sobre costos por los incumplimientos en los pedidos lo que ocasiona que se tengan que otorgar mayores descuentos con tal de no perder al cliente. Por esta razón, se recomienda una correcta supervisión entre departamento y departamento con el fin de asegurarse que los departamentos están actuando correctamente, asegurarse que la información esta fluyendo y que los objetivos individuales no se están interponiendo con los objetivos conjuntos y finales de la empresa. (Pag 5, El objetivo de una cadena de suministro).
• El proceso macro de la cadena de suministros consta de tres etapas. En el caso de esta empresa se esta fallando en la administración de la relación con el cliente (ARC), esta etapa tiene que ver con todos los procesos que se centran en la interacción de la compañía con sus clientes (mercado, precio, venta, administración de los pedidos). En este sentido se le recomienda a la empresa que se tengan reglas claras en relación a precio y autorización de descuentos, la cantidad autorizada de descuentos debe ser respetada por los vendedores. Por otro lado, las fechas de entrega de pedidos deben ser respetadas lo que obliga a la empresa a tener una correcta coordinación entre ventas y bodega, con el fin de que los pedidos lleguen a tiempo y que la empresa maximice beneficios, ya que así no se tendrá que incurrir a sobre costos por no cumplir con los términos pactados con el cliente. (Pag. 15, Procesos macro de una cadena de suministro de una compañía)
• La estrategia competitiva y todas las estrategias funcionales deben ajustarse para formar una estrategia total coordinada. Cada estrategia funcional debe apoyar a otras y contribuir a que la compañía alcance la meta de su estrategia competitiva. Tanto el diseño de toda la cadena de suministro como la función que cumplirá cada etapa deben estar alineados para apoyar la estrategia de la cadena. Como vemos en este caso, los diferentes departamentos no están comprometidos unos con otros y mucho menos están comprometidos con la empresa. No hay sentido de pertenencia con la compañía, algunos empleados como Jaime Ventas con el fin de cumplir sus metas individuales pasan por alto las prioridades de la compañía teniendo la oportunidad de encontrar una mejor solución. La orden de despacho de los pedidos no debe caer en manos de unas cuantas personas, que con todo el animo de ayudar, violan todas las negociaciones hechas previamente, debe haber una supervisión sobre estas actividades. Debe existir sinergia entre los diferentes departamentos y un objetivo en conjunto con el fin de que se trabaje en equipo y se puedan llevar a cabo todas las metas de la organización, en este sentido, se debe hacer una modificación en la cadena de suministro, que asegure que cada parte de la cadena va a cumplir de una manera correcta con su parte. (Pág. 24, Lograr un ajuste estratégico)
• El tiempo de respuesta que los clientes están dispuestos a tolerar. Esta empresa no tuvo en cuenta esto y despachó primero el pedido de un cliente que tenia una capacidad mayor para tolerar un incumpliendo de un pedido y por el contrario, no le dio prioridad a un cliente como El Éxito quien es muy estricto con el tiempo de las entregas, lo que ocasiono que la empresa incurriera en un costo innecesario al tener que darle un descuento extra a este cliente con el fin de no perder la venta. Se recomienda a esta empresa conocer más a sus clientes y así poder tener en cuenta el tiempo de respuesta que los clientes están dispuestos a tolerar y evitarse situaciones como la ocurrida. (Pág. 26, Entender al cliente y la incertidumbre de la cadena de suministro).
• Obstáculos relativos a los incentivos: Ocurren en situaciones en las que se ofrecen a las diferentes etapas o participantes en una cadena de suministro conducen a acciones que aumentan la variabilidad y reducen las utilidades totales de la cadena. En este caso, los incentivos de los vendedores fueron estructurados incorrectamente, ya que estos se basaba en la cantidad de que cada uno vendiera y no en la cantidad en que todos ellos, como miembros de la compañía, pudieran vender. Esto fue lo que hizo que Jaime Ventas con el fin de cumplir su cuota no tuviera en cuenta que El Éxito era un cliente muy importante, que en relación a la cuota de ventas de la compañía iba a aportar mucho mas que lo que aporto él con el pedido de la Tienda Vendedora. Se recomienda que la compañía fije incentivos a sus vendedores de manera tal que estos se comprometan con las metas de ventas de la compañía más que por la de ellos mismos. (Pag 501 – 502, Obstáculos para la coordinación en una cadena de suministro)
septiembre 29th, 2008 at 0:30
1. Realizar y presentar un análisis de la logística de la empresa.
Con los datos del caso podemos darnos una idea del funcionamiento de la compañía, y lo podemos observar desde que realiza un pedido el cliente, es decir desde que el departamento de ventas concreta un negocio y el vendedor lleva el pedido a la empresa, pasando primero por Carlos Computador que es el que maneja toda la lista de pedidos, y después él lleva la lista de empaque a Carmencita para que ella produzca y despache el pedido.
Los problemas que se generan en la compañía vienen dados por obstáculos en la coordinación de la cadena de suministros (texto guía capitulo 17 pag 501-506), si parto observando el departamento de ventas podemos observar obstáculos de comportamiento, en donde los vendedores guiados por incentivos o requisitos de la empresa los cuales miden su desempeño por cantidades vendidas y de dinero en periodos determinados (en este caso mensual), solo les interesa cumplir con lo del mes y realizan de cualquier manera posible su meta, saltándose pedidos realizados con mayor antelación y obligando a la compañía a incurrir en costos adicionales como en el caso del Éxito otorgando un mayor descuento, pues si no lo hacían, la mercancía regresaría bodega incurriendo costos de inventario y no se vendería parte de la producción del mes.
Este afán de metas de los vendedores daña la cadena de suministros y está causando daños en toda la logística de la compañía, ya que los vendedores ejercen presión en todos los departamentos y consiguiendo así que se salten normas y que la organización de los pedidos se modifique a última hora.
2. Realizar y presentar un análisis de la supply chain de la empresa.
Siguiendo con el análisis de la Cadena de Suministro tenemos que la empresa Colombiana se dedica a la producción, comercialización y distribución de productos de consumo masivo y medicamentos, además conocemos algunos de sus clientes, tales como La Tienda Vendedora y Éxito. De la cadena de suministro podemos observar en primera instancia que la distribución de la empresa a los clientes es realizada directamente por la empresa, gracias a su sistema de distribución en el cual los productos son despachados directamente de la bodega de la empresa a cada cliente (figura 1). Con los pocos datos que se nos muestran de la cadena de suministro solo puedo mostrar este esquema general, pero tomando en cuenta el tipo de producto que comercializa la empresa podemos afirma que la compañía y la cadena como tal debería de ser capaz de responder de manera eficiente, pues como se muestra en el capítulo 2 del texto guía pagina 36-38, si una empresa comercializa o produce bienes y estos se vuelven o son de consumo como en el caso de muchos medicamentos, el comportamiento de la oferta y demanda cambian haciéndolas más seguras y predecibles, aunque con márgenes más bajos por altas presiones competitivas y el precio se convierte en un factor significativo en la elección del cliente, lo cual implica como estrategia para la compañía la necesidad de una cadena se suministros eficiente más que una con capacidad para responder ( esto se puede observar en la figura 1 donde se indica que la demanda por parte de ambos clientes en general es fija y los clientes requieren de un reabastecimiento mensual, que para el caso de La Tienda Vendedora se hacen los pedidos siempre a final de mes, para tener el producto al inicio del mes siguiente).
3 Recomendaciones:
Debe haber una integración de las estrategias dentro de los departamentos, es decir que la compañía no solo debe de dar una meta e incentivo a los vendedores, sino que debe de alinearlos a todos de tal manera que todas las actividades en la cadena trabajen para maximizar las utilidades totales. Dado el caso de la empresa, se debería de dar una meta e incentivo global y este con la ayuda de un supervisor ser controlado constantemente para evitar desvíos y contabilizar o medir los progresos, ya que si se da un incentivo global y este no se supervisa, los empleados probablemente buscaran cumplirlo por separado y la cadena de suministro no reduciría el efecto látigo.
La empresa dentro de sus políticas debería de dar una gran prioridad a la entrega o cumplimiento, para lo cual debería de optar por un sistema computacional el cual cerrara la cantidad de pedidos en el momento en el que la cola de producción cope la capacidad de entrega del mes, lo cual evitaría el incumplimiento de entregas y facilitaría la comunicación entre todos los departamentos, pues todos estarían informados de la capacidad de la compañía. Por otro lado como alternativa más económica se podría establecer una fecha límite para la realización de pedidos, lo cual evitaría pedidos tardíos que lleven a incumplimientos innecesarios, o a la acumulación de pedidos que rebocen la capacidad de la empresa.
Es muy importante que la compañía cree contratos más eficaces que impidan que los vendedores tomen decisiones que afecten a la compañía, es decir mediante un enfoque basado en la disuasión (cap 17 pag 512) sería necesario que la compañía contara con una serie de normas y reglas que obliguen a los empleados cumplir unos procedimientos determinados a la hora de tomar decisiones, lo cual ayuda a dar prioridad a los intereses globales y no individuales.
Aunque no hay una estrategia de cadena de suministro que sea siempre correcta, sugeriría a la compañía que enfocara su estrategia en una cadena de suministro eficiente, lo cual implica un diseño de producto que maximice el desempeño a un costo mínimo, minimizar inventario y como estrategia de precios manejar márgenes bajos, pues cuando se comercializan bienes que están en una etapa de madurez es decir de bienes de consumo o el caso especial de medicamentos la directriz principal del cliente es el precio (cap 2 pag 35), lo cual ayudaría significativamente a los vendedores de manera tal que se les facilitara cumplir las metas y ofrecer descuentos asequibles de acuerdo al costo de fabricación y el reducido margen de ganancia. Por otro lado un enfoque en cadena de suministro eficiente ayudaría a la compañía a fabricar mas cantidades a cada vez a menos costo (economía escala), lo que representa una fácil capacidad de respuesta a la demanda predecible con la que cuentan actualmente (pedidos fijos a final de mes por La Tienda Vendedora y las entregas a tiempo y hora exacta de Éxito).
Para evitar que los vendedores violen pactos que se han realizado anteriormente por su afán de cumplir la meta del mes, la compañía debería manejar estrictamente precios estabilizadores (cap 17 pag 510), dejando a un lado las promociones y optar por una estrategia en la que siempre se den precios bajos, lo cual eliminaría de los vendedores la opción de ofrecer descuentos adicionales, y por otro lado acostumbraría al cliente a no buscar mayores descuentos por considerar que siempre se le está vendiendo al precio más bajo, además esto iría totalmente de acuerdo con mi propuesta de una cadena de suministros eficiente, ya que de esta manera la compañía no obtendrá pedidos adelantados, pues el cliente no buscara descuentos por comprar grandes volúmenes o lotes si no que comprara lo que es capaz de vender, y así la empresa conocerá todo el tiempo su demanda.
septiembre 29th, 2008 at 0:56
PARCIAL – CASO: CARMENCITA Y EL PEDIDO
Durante el desarrollo de este parcial se precisa analizar de manera detallada el proceso logístico de la compañía, en donde se pretende identificar sus posibles fallas y mostrar cual es su posible solución.
Para ello se iniciara con el análisis de la cadena de suministros de la compañía, donde claramente se puede apreciar un problema dentro de ella, evidenciando poca integración entre los departamentos generando ineficiencia a lo largo de la cadena. Esta poca integración entre departamentos genera un problema denominado efecto látigo, que se deriva del problema en mención, puesto que al trabajar cada departamento de manera individual, no alcanzan a identificar las necesidades reales del mercado ni las del interior de la compañía, yendo en contravia a los procesos dentro de la empresa causando problemas en general, tal como se puede evidenciar en el caso en la falta de planeacion y comunicación entre los de venta con los de mercadeo y logística (concretamente entrega de producto al cliente).
De igual forma considero que no se encuentra bien definida la estrategia de competitiva de la compañía, impidiendo de esta manera establecer un horizonte que permita tener objetivos comunes. Por otro lado si se reconoce la cadena de valor de la compañía (fig2-1 pg 23) se puede notar el evidente problema en distribución que tiene la empresa, donde el servicio de seguimiento y entrega de producto al cliente en el momento indicado carece de eficiencia, pero esto a su vez nos lleva a reflexionar en un problema mas especifico que repercute a lo largo de la cadena de valor; Marketing y ventas, operaciones, distribución y servicios, que es la falta de una estrategia de mercado donde articulen la diferencia entre cantidades de producción y negocio, en donde se reconocer cual es mi participación dentro del mercado. Identificando este punto el departamento de ventas debería establecer proyecciones que permiten establecer una demanda de productos a razón que la producción y ventas se encuentren alineados, para que los de distribución cumplan con su función. Todo esto precisa de una excelente comunicación y sinergia entre los departamentos de la organización.
Bajo esta figura centrare la discusión de este caso, en donde apartir de la cadena de suministro se aprecia el eje problemático del caso.
Reconociendo la naturaleza de la compañía: de productos masivos y medicamentos se aprecia la dimensión e importancia de su distribución a sus clientes que en el caso se exponen como el Éxito y Tienda Vendedora. Existe el problema de entrega mediante una débil gestión de distribución, pero dada las diferencias entre los clientes, dada su naturaleza se precisa contar con canales de distribución diferentes, dadas las exigencia y particularidades entre los dos clientes.
Esta falta de comprensión de mercado genera sobrecostos para la compañía efectuando prácticas a lo largo de su cadena de suministro de manera errónea y poco funcional.
Análisis de la cadena de suministro
Para analizar la cadena de suministro de la compañía se debe tener en cuenta cual es la relación entre la empresa y cual es su mercado, tal como se menciono anteriormente. De ahí partimos en reconocer problemas particulares dentro de la cadena entre la relación empresa y clientes, dado que se esta produciendo el efecto látigo. Los vendedores intentan cumplir sus cuotas de ventas los últimos días del mes como sea , ofreciendo descuentos y generando sobrecostos. No se tiene un pronostico de ventas que permita saber que vender y cuanto producir, además de incumplir con pedidos con demoras a horarios establecidos con previo aviso.
Como resultado de la ineficiencia del departamento de ventas decimos que se genera problemas con la entrega y la gestión de distribución que no cuenta con un canal adecuado. El éxito se queja de demora y falta de regularidad en la entrega ya que ahí días donde las góndolas están vacías, algo que no se puede hacer conociendo las exigencias de las grandes superficies.
Internamente existe un problema (parte de la empresa en la figura) dado que aunque no se menciona en el caso, debe existir un correcto abastecimiento interno de producto terminado, donde se precisa tener un nivel de stock, plan de producción-transformación y buen nivel de materias prima, para que de esta manea exista un plan de producción, que a su vez cumpla con o que se espera vender. Partiendo de esto se debe seguir con la integración al mercado, es decir los clientes y es precisamente en este nivel donde se comenten todos los errores, puesto que no estamos entregando los pedidos cuando los clientes necesitan
Recomendaciones
Lo que debe hacer la compañía debe ser:
– Identificar los factores para diseñar una buena red de distribución teniendo en cuenta las necesidades de los clientes y los costos de satisfacer estas necesidades. Concretamente es reconocer que el éxito precisa de buen inventario en góndola y precisa tenerlo a tiempo, aparir de ello se debe mejorar en el tiempo de respuesta, variedad del producto, disponibilidad del producto, time market y visibilidad del pedido, donde el departamento de ventas cuente con proyecciones de ventas donde se incluyan estas variables y conocer la demanda del mercado de sus productos para que de esta manera se establezcan canales de distribución específicos que suplan las necesidades de este tipo de clientes.
– Lograr un ajuste estratégico donde se reestructure la cadena de suministro y apoyar la estrategia competitiva. Se precisa contar con una alta capacidad de respuesta mediante la recolección de información que permita identificar cuanto voy a vender para saber cuanto debo producir, logrando eficiencia y maximización de beneficios para la compañía.
– Alinear las metas e incentivos: las directivas deben promover los interes y objetivos comunes de la compañía para que los departamentos sepan a donde tienen que ir, pero reconociendo como lo van a lograr. En este sentido Las directivas deben establecer prioridades con clientes como el Éxito, puesto que dada su naturaleza la compañía no debe perder un cliente como ellos que tiene sedes en las principales ciudades del país además del volumen de productos que venden, por esta razón se precisa tener prelación en costos y tiempos de entrega, bajo esta precisa se debe trabajar en los diferentes departamentos.
– Se debe mejorar la precisión de la información entre los departamentos de la compañía. “..la única demanda que la cadena de suministro necesita saber es la del consumidor final”. De esta manera la correcta articulación y flujo de información entre las diferentes etapas de la cadena de suministro permite reconocer las necesidades de los clientes, que en este caso es costo y distribución, lo que nos permite identificar que se debe mejorar en el departamento de ventas mediante la utilización de pronósticos y proyecciones que permitan identificar esta necesidades, que al interior de la empresa sean comprendidas para satisfacer la demanda del cliente desde producción hasta distribución y todo el proceso entre estas tapas.
– Se debe diseñar una estrategia de precios que permita garantizar ciertos factores, para nuestro caso es establecer descuentos significativos dado que el éxito como grande superficie, esta es su variable mas importante a la hora de negociar. Para ello se debe establecer una estrategia encaminada a el descuento en precio amarrado de cantidad de productos, reconociendo la importancia de este cliente y su participación dentro del mercado sabemos que al captar al éxito como cliente potencial, tendremos un nuevo alcance a nuevos clientes, por ello asegurar este clientes con políticas de precios bajos pero volumen que garanticen tener inventario en góndola todo el tiempo permite ganar mercado y extender la demanda final de nuestros productos.
– Por ultimo la compañía debe implementar un diseño que permita integrar la relación con cooperación y confianza mediante la creación de valor al interior de la compañía. Debe existir gran cooperación al interior de la compañía para que los objetivos de la empresa se puedan cumplir. Esto significa que a lo largo de la cadena de suministro cada departamento de saber lo que tiene que hacer de la mejor manera, pero de acuerdo a las necesidades de los clientes. Desde ventas mediante las aplicaciones de proyecciones y marketing que demuestre la calidad y eficiencia de los productos, hasta los de distribución ya que através de ellos se transmiten los valores de la organización también. Generar confianza permite mayor dinamismo entre departamentos además de establecer mecanismos eficaces para la resolución de conflictos. Para el caso especifico se precisa que la compañía haga una restructuración de adentro haca afuera que permita lograr un ajuste estratégico tal como se mencionaba anteriormente, donde se realice mejoran en la cadena de valor mediante la creación de nuevos productos, estrategias de marketing y publicidad que permitan mayor reconocimiento de los productos, además de consolidar correctos canales de distribución que permitan el verdadero éxito de la compañía; la creación de una cadena de suministros que atienda verdaderamente las necesidades y demandas del cliente final.
septiembre 29th, 2008 at 0:57
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PARCIAL – CASO: CARMENCITA Y EL PEDIDO
Durante el desarrollo de este parcial se precisa analizar de manera detallada el proceso logístico de la compañía, en donde se pretende identificar sus posibles fallas y mostrar cual es su posible solución.
Para ello se iniciara con el análisis de la cadena de suministros de la compañía, donde claramente se puede apreciar un problema dentro de ella, evidenciando poca integración entre los departamentos generando ineficiencia a lo largo de la cadena. Esta poca integración entre departamentos genera un problema denominado efecto látigo, que se deriva del problema en mención, puesto que al trabajar cada departamento de manera individual, no alcanzan a identificar las necesidades reales del mercado ni las del interior de la compañía, yendo en contravia a los procesos dentro de la empresa causando problemas en general, tal como se puede evidenciar en el caso en la falta de planeacion y comunicación entre los de venta con los de mercadeo y logística (concretamente entrega de producto al cliente).
De igual forma considero que no se encuentra bien definida la estrategia de competitiva de la compañía, impidiendo de esta manera establecer un horizonte que permita tener objetivos comunes. Por otro lado si se reconoce la cadena de valor de la compañía (fig2-1 pg 23) se puede notar el evidente problema en distribución que tiene la empresa, donde el servicio de seguimiento y entrega de producto al cliente en el momento indicado carece de eficiencia, pero esto a su vez nos lleva a reflexionar en un problema mas especifico que repercute a lo largo de la cadena de valor; Marketing y ventas, operaciones, distribución y servicios, que es la falta de una estrategia de mercado donde articulen la diferencia entre cantidades de producción y negocio, en donde se reconocer cual es mi participación dentro del mercado. Identificando este punto el departamento de ventas debería establecer proyecciones que permiten establecer una demanda de productos a razón que la producción y ventas se encuentren alineados, para que los de distribución cumplan con su función. Todo esto precisa de una excelente comunicación y sinergia entre los departamentos de la organización.
Bajo esta figura centrare la discusión de este caso, en donde apartir de la cadena de suministro se aprecia el eje problemático del caso.
Reconociendo la naturaleza de la compañía: de productos masivos y medicamentos se aprecia la dimensión e importancia de su distribución a sus clientes que en el caso se exponen como el Éxito y Tienda Vendedora. Existe el problema de entrega mediante una débil gestión de distribución, pero dada las diferencias entre los clientes, dada su naturaleza se precisa contar con canales de distribución diferentes, dadas las exigencia y particularidades entre los dos clientes.
Esta falta de comprensión de mercado genera sobrecostos para la compañía efectuando prácticas a lo largo de su cadena de suministro de manera errónea y poco funcional.
Análisis de la cadena de suministro
Para analizar la cadena de suministro de la compañía se debe tener en cuenta cual es la relación entre la empresa y cual es su mercado, tal como se menciono anteriormente. De ahí partimos en reconocer problemas particulares dentro de la cadena entre la relación empresa y clientes, dado que se esta produciendo el efecto látigo. Los vendedores intentan cumplir sus cuotas de ventas los últimos días del mes como sea , ofreciendo descuentos y generando sobrecostos. No se tiene un pronostico de ventas que permita saber que vender y cuanto producir, además de incumplir con pedidos con demoras a horarios establecidos con previo aviso.
Como resultado de la ineficiencia del departamento de ventas decimos que se genera problemas con la entrega y la gestión de distribución que no cuenta con un canal adecuado. El éxito se queja de demora y falta de regularidad en la entrega ya que ahí días donde las góndolas están vacías, algo que no se puede hacer conociendo las exigencias de las grandes superficies.
Internamente existe un problema (parte de la empresa en la figura) dado que aunque no se menciona en el caso, debe existir un correcto abastecimiento interno de producto terminado, donde se precisa tener un nivel de stock, plan de producción-transformación y buen nivel de materias prima, para que de esta manea exista un plan de producción, que a su vez cumpla con o que se espera vender. Partiendo de esto se debe seguir con la integración al mercado, es decir los clientes y es precisamente en este nivel donde se comenten todos los errores, puesto que no estamos entregando los pedidos cuando los clientes necesitan
Recomendaciones
Lo que debe hacer la compañía debe ser:
– Identificar los factores para diseñar una buena red de distribución teniendo en cuenta las necesidades de los clientes y los costos de satisfacer estas necesidades. Concretamente es reconocer que el éxito precisa de buen inventario en góndola y precisa tenerlo a tiempo, aparir de ello se debe mejorar en el tiempo de respuesta, variedad del producto, disponibilidad del producto, time market y visibilidad del pedido, donde el departamento de ventas cuente con proyecciones de ventas donde se incluyan estas variables y conocer la demanda del mercado de sus productos para que de esta manera se establezcan canales de distribución específicos que suplan las necesidades de este tipo de clientes.
– Lograr un ajuste estratégico donde se reestructure la cadena de suministro y apoyar la estrategia competitiva. Se precisa contar con una alta capacidad de respuesta mediante la recolección de información que permita identificar cuanto voy a vender para saber cuanto debo producir, logrando eficiencia y maximización de beneficios para la compañía.
– Alinear las metas e incentivos: las directivas deben promover los interes y objetivos comunes de la compañía para que los departamentos sepan a donde tienen que ir, pero reconociendo como lo van a lograr. En este sentido Las directivas deben establecer prioridades con clientes como el Éxito, puesto que dada su naturaleza la compañía no debe perder un cliente como ellos que tiene sedes en las principales ciudades del país además del volumen de productos que venden, por esta razón se precisa tener prelación en costos y tiempos de entrega, bajo esta precisa se debe trabajar en los diferentes departamentos.
– Se debe mejorar la precisión de la información entre los departamentos de la compañía. “..la única demanda que la cadena de suministro necesita saber es la del consumidor final”. De esta manera la correcta articulación y flujo de información entre las diferentes etapas de la cadena de suministro permite reconocer las necesidades de los clientes, que en este caso es costo y distribución, lo que nos permite identificar que se debe mejorar en el departamento de ventas mediante la utilización de pronósticos y proyecciones que permitan identificar esta necesidades, que al interior de la empresa sean comprendidas para satisfacer la demanda del cliente desde producción hasta distribución y todo el proceso entre estas tapas.
– Se debe diseñar una estrategia de precios que permita garantizar ciertos factores, para nuestro caso es establecer descuentos significativos dado que el éxito como grande superficie, esta es su variable mas importante a la hora de negociar. Para ello se debe establecer una estrategia encaminada a el descuento en precio amarrado de cantidad de productos, reconociendo la importancia de este cliente y su participación dentro del mercado sabemos que al captar al éxito como cliente potencial, tendremos un nuevo alcance a nuevos clientes, por ello asegurar este clientes con políticas de precios bajos pero volumen que garanticen tener inventario en góndola todo el tiempo permite ganar mercado y extender la demanda final de nuestros productos.
– Por ultimo la compañía debe implementar un diseño que permita integrar la relación con cooperación y confianza mediante la creación de valor al interior de la compañía. Debe existir gran cooperación al interior de la compañía para que los objetivos de la empresa se puedan cumplir. Esto significa que a lo largo de la cadena de suministro cada departamento de saber lo que tiene que hacer de la mejor manera, pero de acuerdo a las necesidades de los clientes. Desde ventas mediante las aplicaciones de proyecciones y marketing que demuestre la calidad y eficiencia de los productos, hasta los de distribución ya que através de ellos se transmiten los valores de la organización también. Generar confianza permite mayor dinamismo entre departamentos además de establecer mecanismos eficaces para la resolución de conflictos. Para el caso especifico se precisa que la compañía haga una restructuración de adentro haca afuera que permita lograr un ajuste estratégico tal como se mencionaba anteriormente, donde se realice mejoran en la cadena de valor mediante la creación de nuevos productos, estrategias de marketing y publicidad que permitan mayor reconocimiento de los productos, además de consolidar correctos canales de distribución que permitan el verdadero éxito de la compañía; la creación de una cadena de suministros que atienda verdaderamente las necesidades y demandas del cliente final.
septiembre 29th, 2008 at 1:51
Para comenzar a analizar la logística de la empresa de Carmencita, es de vital importancia mencionar que dicha empresa se encarga de la distribución y comercialización de un producto de consumo masivo. Esta empresa cuenta con un departamento de ventas, uno de mercadeo, uno de sistemas y otro de distribución. Según la Nota al final del caso, se puede concluir que la empresa también cuenta con un departamento de producción, el cual, no dan información al respecto.
En el caso se puede apreciar que la logística de la empresa esta fallando, esto debido principalmente a mala comunicación entre los departamentos; un ejemplo de esto se puede apreciar con los vendedores con los que cuenta el departamento de ventas, que con tal de cumplir con su cuota del mes en cajas y en dinero, venden y hacen negocios sin contar con el departamento de mercadeo ni con el de distribución (Bodega). Pero este tema se profundizara mas adelante; primero se mencionara las labores de cada departamento.
El departamento de ventas y mercadeo son los encargados de la comercialización del producto, por su parte, el departamento de mercadeo, es quien estructura y crea ofertas y descuentos para lograr aumentar sus ventas, de las cuales se encarga el departamento de ventas. Este departamento y en especial sus vendedores, deben cumplir con una cuota asignada en cajas del producto y dinero, esto con el objetivo de cumplir una meta total de ventas de dicho producto para la empresa. El departamento de sistemas es el encargado de elaborar la lista de empaque, de la cual depende el orden en que son empacados los pedidos. El departamento de distribución, es el encargado de almacenar y despachar el producto.
En la empresa se puede apreciar, como se mencionaba anteriormente, que el trabajo del departamento de ventas esta siendo mal manejado en el hecho de que siempre es realizado a final de mes (efecto látigo) lo que da como resultado congestiones en el departamento de distribución de la empresa, altos costos de almacenamiento, el incumplimiento con algunos clientes por satisfacer a otros, y en particular, el incumplimiento de clientes de mucha importancia como lo es el ÉXITO; y costos que deben ser asumidos por la empresa como resultado de las demoras en las entregas a los clientes las cuales a su vez hacen que la imagen y reputación de la empresa disminuya.
CADENA DE SUMINISTRO:
Para comenzar a analizar la cadena de suministro de la empresa, recordemos que esta formada por todas aquellas partes involucradas de manera directa o indirecta en la satisfacción de una solicitud de un cliente.
Bueno, la empresa para poder comenzar con el proceso de producción, debe contar con un proveedor, el cual es el encargado de abastecer las materias primas necesarias para la producción de dicha empresa. A su vez, este proveedor(es) puede que cuente con un proveedor de proveedores, el cual satisface las necesidades en materia prima para que dicho proveedor elabore la materia prima necesaria para abastecer a la empresa productora. En este punto en el cual la empresa productora le hace un pedido a su proveedor, como en el punto en el que el proveedor le hace un pedido al proveedor de proveedores; existe una planeación para determinar el volumen y el nivel del pedido. Después de la empresa productora haber recibido su pedido de materias primas, hace su proceso de producción, teniendo como resultado el producto de consumo masivo terminado. Hasta ahora el proceso de la cadena de suministro se encuentra bien diseñado para la empresa, pero es aquí, donde comienzan los tropiezos para la empresa. Esta empresa actúa como distribuidora del producto de consumo masivo, por lo cual debe de tener una buena comunicación y planeación con sus canales. Es en el paso de la distribución de los productos a sus detallistas donde poseen fallas en el manejo de la logística, en este caso la empresa no distribuye eficientemente sus productos a sus detallistas y clientes como el ÉXITO o la tienda vendedora, ya que los pedidos no llegan a la hora adecuada al ÉXITO, quien tiene como política recibir sus pedidos a una hora acordada. Además, la tienda vendedora no recibe a la hora acordada el pedido, solo si esta su dueño, don Tendero; en el caso podemos observar como don Tendero por no estar en su negocio, no recibe el pedido que le manda la empresa, ocasionando fallas en la distribución y almacenamiento de los productos de consumo masivo. Estos detallistas, al tener en su poder el producto, lo colocan a disposición del cliente o consumidor final, quien lo compra.
Recapitulemos de nuevo. La empresa productora o fabricante de productos de consumo masivo, hace una orden de compra a su proveedor(es), quien a su vez hace un pedido a su proveedor (proveedor de proveedores). Ya cuando la empresa fabricante cuenta con las materias primas necesarias para la elaboración del producto de consumo masivo, lo produce. Después de producirlo, la misma empresa se encarga de distribuirlo a sus detallistas, entre los que se encuentran el ÉXITO y la tienda vendedora. Después, estos detallistas se encargan de suministrarlo al cliente o consumidor final.
Una forma de analizar un poco mas la cadena de suministro, es por medio del enfoque de ciclo, en el cual los procesos se dividen en series de ciclos, cada uno realizable en la interface entre dos etapas sucesivas de la cadena de suministro. Para el caso de la empresa, cuando dicha empresa fabricante elabora un pedido a su proveedor, se esta incurriendo en un ciclo de abasto. Es decir, cuando el proveedor satisface las materias primas a la empresa fabricante, se esta en el ciclo de abasto. Cuando la empresa fabricante elabora sus productos y los pasa a un distribuidor, en este caso la misma empresa; se esta incurriendo en el ciclo de fabricación. Cuando esta misma empresa que es fabricante y distribuidor, en su área de distribución, surte los pedidos de sus detallistas, se esta en el ciclo de reabastecimiento. En este caso la empresa no esta cumpliendo un ciclo de reabastecimiento eficiente a sus detallistas, por lo anteriormente explicado. Ya cuando estos detallistas como en este caso el ÉXITO y la tienda vendedora proporcionan el producto a el cliente final, se esta en el ciclo del pedido del cliente. Pero como se esta fallando en el ciclo de reabastecimiento entre la empresa y sus detallistas como el ÉXITO, el ciclo de pedido del cliente también lo esta haciendo, debido a que el ÉXITO no cuenta con el producto en sus almacenes para satisfacer las necesidades del cliente final.
Para concluir, la empresa tiene problemas en la coordinación de la cadena de suministros para la entrega de los pedidos a sus detallistas de grandes superficies como el Éxito. El vendedor, quien actúa por su propio interés y no por el de la empresa, coloca en riesgo el sistema logístico de la empresa cuando llega con pedidos nuevos urgentes por despachar como el caso del pedido de don Tendero. Además, coloca a correr a los empleados de la bodega y a los distribuidores (empresas transportadoras) para cumplir con el nuevo e inesperado pedido adquirido.
CINCO RECOMENDACIONES:
La primera recomendación consiste en mejorar el problema de la cadena de suministro en la parte de la distribución, es decir, mejorar la distribución de los productos de consumo masivo. En la figura 1-3 de la pagina 11 del texto guía, podemos observar que la empresa debe mejorar el ciclo de reabastecimiento, es decir, mejorar el ciclo que desde la parte de la distribución de la empresa se dirige a satisfacer los pedidos de los detallistas, en este caso el ÉXITO y la tienda vendedora.
Convertir la cadena de suministro de la empresa en una cadena de suministro eficiente, tal como lo ilustra la tabla 2-4 de la página 35 del texto guía; enfocándose mas que todo en la estrategia de inventario, la cual debe ser minimizar inventario para reducir el costo; como también enfocándose en la estrategia de tiempo de entrega, la cual debe ser reducir el tiempo de entrega pero no a expensas de los costos.
Las redes de distribución deben ser más eficientes, es decir, si es necesario hay que contratar mas empleados debidamente capacitados en la bodega, además de las empresas de transporte, que sin embargo hay que mejorarlas ya sea en calidad, puntualidad o eficiencia, o inclusive en los tres. Si es necesario, hay que aumentar el número de instalaciones necesarias para mejorar el tiempo de respuesta y llegar de esta manera a un tiempo de respuesta deseado. (Figura 4-1 de la página 77 del texto guía.)
Utilizar las palancas administrativas para lograr la coordinación y reducir al máximo el efecto látigo que se esta presentando en la empresa. Lo primero que debe realizar la empresa es alinear las metas e incentivos, es decir, que los jefes de los departamentos alinean las metas y los incentivos para que todos los empleados trabajen para maximizar las utilidades totales. ( Pagina 507)
Después deben mejorar la precisión de la información, lo que indica que los jefes de los departamentos deben mejorar la precisión de la información disponible. Esto con el fin que en la empresa halla una coordinación.
Otra palanca que deben aplicar, es mejorar el desempeño operacional, lo que indica que la empresa para amortiguar el efecto látigo, debe hacer junto de la mano con los jefes mejorar el desempeño operacional y diseñar esquemas apropiados de racionamiento de los productos en caso de escases.
También en la empresa deben diseñar estrategias de precios para estabilizar los pedidos y finalmente deben formar asociaciones estratégicas y crear confianza, esto ultimo con el motivo que una mejor relación tiende a disminuir el costo de transacción entre las etapas de la cadena.
La empresa debe aplicar la CPFR (Pagina 519), es decir, la planeación, pronóstico y reabastecimiento colaborativo. Para esto, la empresa debe aplicar una estrategia y planeación con el fin de investigar todo lo relacionado con la oferta y la demanda. Recordemos que esto es un plan de negocios conjunto. La otra actividad que deben aplicar es la administración de la oferta y la demanda, esto con el fin de pronosticar las ventas para así tener un estimado de la demanda de producto de la empresa. La otra actividad es la ejecución, la cual consiste en cuanto los pronósticos se vuelvan firmes, se convertirán en pedidos reales. El surtido de estos pedidos abarca la producción, embarque, recepción y almacenamiento del producto de consumo masivo. Y la última actividad es el análisis, esto con el objetivo de medir el desempeño y identificar tendencias.
septiembre 29th, 2008 at 12:01
Jaime Velez Says:
Septiembre 27th, 2008 at 15:42
FIGURA 1
Inicialmente es importante resaltar que el análisis de logística de la empresa se realizará entre el proceso 2 y el proceso 3 (nombres dados con la intención de identificar los diferentes procesos). Dado que la información que brinda el caso no permite realizar un análisis más profundo en el cual se pueda integrar todos los pasos de la cadena de suministros de la empresa. Como se puede observar, el proceso de la cadena de suministros está integrada por los clientes en este caso el éxito y Tienda Vendedora, el canal de la empresa o la relación comercial con los clientes está a cargo del jefe de ventas Mario Líder, y Jaime Ventas como vendedor. Y Carmenza como la persona encargada de tomar los pedidos de los vendedores y enviarlos a bodega.
Presentar características de una empresa de productos de consumo masivo y medicamentos, determina cuales son los clientes objetivos y cual es la intención de ventas. Es decir que se debe tener en cuenta cierto tipo de jerarquización de los clientes, en este caso, Éxito prima al lado de Tienda Vendedora; pues como se sabe, el Éxito es uno de los clientes más grandes del país para la gran mayoría de las empresas de consumo. Por tanto, es de vital importancia tener en mente que el Éxito recibe sus pedidos en ciertas horas determinadas, de lo contrario, el pedido completo será devuelto sin ninguna excepción. En este orden de ideas no es permitido que el cuerpo de ventas se deje llevar por la necesidad y el deseo de cumplir con las metas del mes; dado que se compromete la estabilidad de ventas que ya están confirmadas por unas de último momento, con descuentos, no contemplados y con altas exigencias con respecto a la entrega del mismo. Haciendo un símil con el caso, es lo que le pasó a Jaime Ventas, que se afanó por firmar una venta con Don Tendero, y al agilizar con sus contactos dentro de la empresa, se despachó primero el pedido de Tienda Vendedora que el del Éxito. Un par de días después se da cuenta que el pedido de Tienda Vendedora no era urgente, pues aún no se había descargado por que a Don Tendero le gustaba supervisar, personalmente, que el pedido llegara completo. Caso contrario al Éxito, dado que no se entregó el pedido en el horario establecido, el pedido completo fue devuelto.
En consecuencia, los diferentes problemas que se dan por la falta de logística y adecuación de la cadena de suministros generan incrementos en los costos. En este caso, los costos se ven reflejados en un incremento en los descuentos otorgados a los clientes (Éxito) por fuera del plan de ventas, pérdida de días de ventas, y un aumento de los costos de mano de obra, dado que devuelven los pedidos por no llegar a tiempo.
Recomendaciones:
• Para mejorar la eficiencia de la compañía, se requiere mejorar los tres procesos esenciales de la cadena de suministros: administración de la relación con el cliente (ARC), Administración de la cadena de suministro interna (ACSI) y administración de la relación con el proveedor (ARP). Dado que los tres procesos macro administran el flujo de información, productos y fondos requeridos para generar, recibir y cumplir con la petición del cliente. Como se sabe, en la empresa se necesita un mayor control, la mejora del proceso macro ARC apunta a generar demanda por parte del cliente y a facilitar la colocación y el seguimiento de los pedidos; problema que afecta directamente a la compañía. Una mejora del proceso macor ACSI apunta a satisfacer la demanda generada por el proceso ARC de manera oportuna y al menor costos posible. El proceso macro ACSI incluye la planeación de capacidad interna de producción y almacenamiento, la preparación de los planes de demanda y oferta el surtido de los pedidos reales; permitiendo eliminar los costos agregados que se están incurriendo por no llegar a tiempo con los pedidos donde los clientes. El proceso macro ARP apunta a conseguir y administrar las fuentes de suministro de varios bienes y servicios. Aunque no se trata en el caso, es de vital importancia mantener un equilibrio entre los procesos de la empresa hacia adelante, con los procesos de la empresa hacia atrás; es decir, procesos de adquirir los bienes necesarios para la producción y los procesos de distribución y venta del producto terminado.
Tabla 1. Procesos macro de la cadena de suministros.
TABLA 1
A pesar de que todos los procesos macros están orientados a servir de la mejor manera a un mismo cliente, es preciso que los tres procesos estén bien integrados y exista una excelente fluidez de la información para que la cadena de suministro tenga éxito absoluto. De este modo, no se presentarán los inconvenientes de retraso de pedidos e inconvenientes con los clientes.
• Dado que para la empresa el efecto látigo desempeña una función decisiva, es importante que los gerentes comiencen por comparar la variabilidad de los pedidos que reciben de los clientes con la variabilidad de los pedidos que colocan los proveedores. Además, sería importante hacer un censo con los vendedores para determinar la cantidad de clientes que se aprovechan de tal efecto (Don Tendero) y los volúmenes de los pedidos de los mismos. De este modo, es posible crear una predicción de los niveles de las ventas relacionadas al efecto látigo y a su vez se hacen proyecciones de los posibles (niveles máximos) descuentos por parte de los vendedores. (pág.523)
• Es necesario desarrollar un proceso de planeación, pronóstico y reabastecimiento colaborativo (capítulo 17; pág.519). Inicialmente es necesario plantear una estrategia y una planeación con la intención de determinar el alcance de la colaboración, asignación de funciones y responsabilidades y puntos de control claros. De este modo, no está dentro de los parámetros que los vendedores se extralimiten en sus planes de ventas y pasen por encima de sus colegas. En un plan de negocios conjunto, identifican los acontecimientos importantes como las promociones, lanzamientos de nuevos productos, inauguraciones o cierres de tiendas y cambios en la política de inventarios que afectan la oferta y la demanda.
Desarrollar un pronóstico colaborativo de las ventas proyecta el mejor estimado de los socios respecto a la demanda de los consumidores en el punto de venta. Éste se convierte entonces en un plan colaborativo de pedidos que determina los pedidos futuros y las necesidades de entrega con base en los pronósticos de las ventas. Para la empresa y los vendedores sería importante tener en cuenta las ventas aproximadas que se realizan al final del mes, y definir los descuentos máximos a los que pueden llegar; limitando de este modo la inestabilidad y confiablidad de la rentabilidad que se va adquirir. En este orden de ideas, se logra que los pronósticos se vuelvan firmes, volviéndose pedidos reales. Por lo tanto, el surtido de estos pedidos abarca la producción, embarque, recepción y almacenamiento de los productos.
FIGURA 2
En conclusión, esta etapa permite mejorar el enfoque del cuerpo de ventas, maximizando todas las posibilidades de concretar ventas, claramente dentro de unos parámetros establecidos. Volviendo más eficiente el proceso.
• El logro de la coordinación en la práctica, sólo puede lograrse con el compromiso de la alta dirección. La coordinación exige que los gerentes de todas las etapas de la cadena subordinen sus intereses locales al interés mayor de la empresa e incluso de toda la cadena de suministro. La coordinación requiere a menudo la resolución de equilibrios de manera que muchas de las funciones de la cadena tengan que modificar sus prácticas tradicionales. Es decir, que en el caso, sería importante que el jefe de ventas y el de bodega se sentaran a estructurar planes para determinar la mejor manera de cumplir con los pedidos del mes. De este modo, es más fácil que los gerentes deleguen las funciones necesarias en sus respectivos departamentos con la intención de hacer cumplir los objetivos no solo de cada departamento sino, los de la empresa.
• Para lograr todos los procesos relacionados con la coordinación, los gerentes deben alinear las metas y los incentivos para que todos los que participen en las actividades de la cadena trabajen para maximizar las utilidades totales. De esta manera, es necesario que se lleve a cabo una alineación de los incentivos entre las funciones, una asignación de precios para lograr la coordinación. El primero consiste en relacionar constantemente los objetivos del área con los objetivos globales de la empresa, y el segundo consiste, en no hacer negocios al libre albedrío, es decir, no dejar que al momento domine o este por encima de los objetivos previamente planteados. De este modo lo que se busca es que cada departamento (ventas) se interese sólo en cumplir con sus objetivos, olvidando que los otros departamentos también tiene metas por cumplir y que sin una interacción conjunta, no es posible lograr, el beneficio global de la empresa.