- ¡No entiendo!, definitivamente ésta gente no va para ningún lado, me estoy volviendo loca y la verdad es que, con tanto desorden… ¡ya me está importando un pito lo que pasa acá!, llevo dos años seguidos de estar insistiendo en que debemos trabajar unidos y ¡nada!
Estas son palabras de Felicidad Cordero, jefe de planta de una PYME dedicada a la manufactura de dulces duros, quien se encontraba de pie frente al Gerente General de la Compañía PomPom, un hombre de 68 años, bien tenidos y orgulloso de su empresa, la cual empezó a operar en el garaje de la casa donde actualmente vive, hace 18 años, en un barrio popular de la ciudad. La empresa ha crecido en los últimos 8 años, pasando a un local de 5000 m2, con áreas de oficinas, producción, bodega de producto terminado y almacén de materia prima. (Anexo 1: Historia de la empresa)
- Tranquila Felicidad, le decía Máximo Guerrero, cálmese que vamos rápido, por correr…no amanecerá más temprano… Por qué no más bien me ayuda con una cosa…
- ¿¡Más!?
- No tranquila, mire, le entrego este documento que me pasó un asesor que contraté, donde me hace una descripción de lo que está pasando acá en la empresa, para ver entre usted y yo, que podemos hacer (Anexo 2 Memorando Análisis y Diagnóstico).
- ¿Y qué quiere que yo haga?
- Simplemente mírelo y plantéeme soluciones, para que los líos que dice allí el asesor, se puedan solucionar. Yo confío únicamente en lo que usted me diga, ¿comprende?
- Pues…está bien, como siempre usted se sale con las suyas…veré cuando lo puedo ver, ahora tengo que ir a apagar el incendio de la exportación a México que se fabricó ayer y me están saliendo con el cuento de que ya no se va…
- ¿Cómo así? ¿Y eso quien se lo dijo?
- Pues el niño consentido del área comercial que se cree modelo; como usted contrata gente que no sabe ni donde está parada… no le digo…
- Bueno, Bueno, Bueno, ese niño consentido déjemelo a mí, no ve que es uno de mis sobrinos, el hijo de la asistente de Esperanza… vaya y arregle su lío, luego hablamos…
Felicidad se dirige hacia la planta de producción a investigar cuales eran los contra tiempos en la programación en planta, los que estaban ocasionando tantos incumplimientos. Al llegar al piso, donde se encuentran las máquinas de producción, se encuentra con otro problema:
- ¿Qué pasa Antonio? -Supervisor de producción- ¿por qué tiene paradas estas dos líneas de producción, si éste es un pedido urgente?
- Pues pasa que tenemos el producto listo para empacar y no han llegado los envases para poder llenar. Adicionalmente, el área de despachos cambió la programación de entrega de producto terminado a la transportadora y a las 2:00 p.m. estarán aquí. Como verá, no habrá nada para despachar…
- Pero entonces, ¿qué dice el departamento de compras, a qué hora llegan los envases?
- Ellos afirman que el proveedor ya despachó de Medellín, pero que la transportadora puede estar entregando a cualquier hora de la tarde y en este momento son las 10:00 a.m.
- ¿En Éste Momento?, ¡¿qué tal?! si éste empaque es súper importante!!!!!!, de él depende la entrega de éste producto. ¿No ven que estamos en la línea roja con el cliente, por incumplimientos en las entregas de los anteriores pedidos???!!!!, mejor dicho…. tenga un grupo previsto para reaccionar apenas llegue el envase y puedan realizar esta tarea, en el menor tiempo posible.
Preocupada por la situación relacionada con los tiempos extras de trabajo en planta, los incumplimientos en los tiempos de entrega de materiales por parte del Departamento de compras y el sobre costo ocasionado por la mano de obra adicional, se dirige al área administrativa, donde se encuentran el Jefe de compras y el Director Administrativo, en búsqueda de soluciones:
- Mis queridisísimos… Ingeniero Carlos e Ingeniero Marcos!!!!! (Jefe de compras y Director Administrativo respectivamente), buenas las tengan… durante los últimos pedidos hemos visto y padecido en el departamento de producción, todos los inconvenientes posibles, por culpa de ustedes!!!. Se han presentado: retrasos en los tiempos de entrega de productos a la bodega de terminado, agotados, despachos de pedidos incompletos, ventas perdidas, entre otros provocados… y esto ustedes lo saben muy bien!!!… escuchen: por los retrasos en las entregas y suministros de materiales!. ¿Qué han planteado ustedes para solucionar estos problemas?, acaso, se están preguntando ¿qué es la vida, en sus cabezas vacías y sin sentido…?
- Mire mi queridisisisima Reinita,- contesta el Director administrativo- debe entender que estamos en temporada alta y se disparan los pedidos, por lo tanto, los inventarios se bajan rápidamente. Alguna vez has pensado en la idea trascendental que acabo de explicarte…?
- Si claro… Haber si entiendo… para eso están: los presupuestos de ventas, las estadísticas y el estudio de los comportamientos por épocas, una planeación para compra de los materiales, más un indicador que constantemente les avisa como está el nivel de los agotados. Ustedes no dizque son un par de profesionales con postgrados y no sé qué más cartones sobre estos temas? entonces… ¿por qué no son capaces de cuadrar ni la tomada de un tinto?
- Sí, pero igualmente todos estos proveedores entran en temporadas altas y nosotros debemos abastecernos y pedir con tiempo – contesta el jefe de compras- Mira Reinita… sabemos que tienes problemas con los envases de un producto solicitado, para despacho esta tarde. Estamos llamando a la transportadora y ya se ha comprometido con entregar antes de las 2: 00 p.m.
- ¡¡¡¡¡Pero si a las 2:00 p.m. llega la transportadora a recoger el producto!!!!.
- Si está bien, pero es lo más que podemos hacer, así que debes conformarte…la vida es dura, la vida es dura…
- Bueno pues…. si es así …..por favor remitan un informe al área comercial, donde expliquen la situación que se está presentando y expliquen muy claro, que las probabilidades de cumplir con el horario de entregas están supeditadas a la recepción del pedido de envases. Ahhhh, por supuesto, digan que ustedes son los únicos responsables por las pérdidas que esto ocasione…
En vista de que la respuesta del Departamento Administrativo fue pasiva, Felicidad se dirige al Departamento Comercial para informar, nuevamente -como de costumbre- el incumplimiento, que se presentará, con la entrega de los pedidos:
- Buenos días Esperanza -dice Felicidad-, espero que esté enterada de los últimos acontecimientos, en cuanto a la entrega del pedido que lleva el empaque nuevo de colores, que va para el cliente de la Costa, pues… nuevamente, éste no podrá ser despachado a tiempo, por culpa de compras y del área administrativa…
- Como así – Esperanza Torres (Jefe comercial)- ¿Otra vez tendremos incumplimiento en las entregas?, ¿hasta cuándo?, y ¿cuál es el problema ahora?… como siempre tú escudándote en los demás…
- Simplemente que no me han llegado esos empaques y bien sabes que tendremos que realizar un proceso previo de inspección, antes de utilizarlos, de tal forma que se tomará su tiempo. El departamento de compras informa que a partir de las 2:00 p.m. estará llegando. Ahhh, y yo no necesito esconderme detrás de nadie…¿comprendes cariño?… Mira Esperanza, tengo citado el carro para despachar a las 2:oo p.m.… ok?
- Es crucial que salga temprano por los problemas de carreteras existentes – contesta Esperanza- ¿Qué vamos a hacer?… ¿mi sol?…
- Pues como dice tu nombre, tener “Esperanza” en que la entrega la adelanten, pues compras va a tratar de agilizar este proceso. Espero que los envases lleguen conforme a calidad y me encargaré de tener un grupo listo para atender esa tarea los más pronto y en el tiempo correcto posible…en fin , tú me entiendes lo que te estoy explicando… – dice Felicidad–
- Por otro lado, antes que me salgas con alguna pataleta nueva, que pasa con la exportación que está producida y lista para despacho hacia México, ¿cómo así que ya no se va?
- Bueno, realmente me había faltado decirte pero… el proveedor de la oferta, de ese pedido, tiene problemas con la documentación. Adicional, no hemos terminado de negociar precios definitivos, por el maquilado del empaque “novedosísimo” que se te ocurrió hacerle a este producto y para rematar, otra vez, Jorge -niño consentido de comercial- no revisó los inventarios y se excedió un poquito en el volumen del pedido.
- Entonces, vamos a negociar el pedido -dice Esperanza-, yo me encargo de eso, se lo vamos a transferir a otro cliente, lo reprocesamos y ojo con los costos…
- ¿Vamos a pensar como grupo…. nos reuniremos y tomaremos la mejor opción, evaluar los riesgos y pérdidas mínimas que podamos tener?, ¿entendí la idea Esperanza?. Te invito a que analicemos el asunto mejor, ¿puedes ahora?…
- No!, estaré ocupada con un trabajo de Gerencia, pero por favor hazle, por primera vez en tu trabajo, un seguimiento detallado a este pedido y respírale en la nuca a las personas para que nos cumplan.
- Tranquila… como siempre lo hago…nuevamente estaré realizando este seguimiento detalladamente, pero dime ¿cuándo nos podremos organizar, para que los materiales estén a tiempo en cantidad y calidad?, mira que son varios pedidos sin entregar, problemas de calidad y devoluciones, debido a los cambios de marca e imagen, por un área comercial mal manejada…
- ¿Sabes qué pienso Esperanza?… éste es un problema de profundidad más que de forma, pues como va el crecimiento, debemos de hacer un alto para revisar cómo estamos estructural y funcionalmente, además, cómo están repartidas las responsabilidades en cuanto a Gestión y operación.
- Sí, es importante que alguien diferente a ti, revise esto y se propongan mejoras, dice Esperanza.
- Bueno, te tengo una buena noticia… el Jefe pluma blanca, me acaba de entregar un Memorando o como dice él, un análisis de ésta Empresa, donde se manifiesta el estado actual. La idea es mirar que ambigüedad se presenta y qué puedo recomendarle.
- Excelente, creo que es hora de revisarnos. Ojalá no vayas a meter la pata con tus opiniones tan desfavorables, como las que dices continuamente. Mejor me voy a la calle con mis clientes.
- Muchísima suerte mi querida súper ejecutiva, ojalá trabajes algo… Y como tu nombre lo dice, lo hagas con “Esperanza”.
Felicidad sin despedirse de Esperanza, se dirige a su puesto de trabajo y se encuentra nuevamente con el Gerente, quien le dice:
- ¿Cómo va Felicidad con el documento? ¿Interesante? ¿Qué recomendaciones le haría?
- Pues mire…, por andar solucionando chicharrones de otros departamentos, como por ejemplo, tratando de hablar con los tarados que tiene en el área administrativa y con la despistada de comercial, …no se hace nada con la gente de esta empresa… Por eso, no he podido concentrarme en esto, pero… pensándolo mejor, voy inmediatamente a revisar el memorando, cuando tenga mi informe listo se lo informaré.
- Listo, tómalo con calma, revísalo profundamente, pero por favor ….no tenemos tiempo para dar vueltas con las decisiones que debemos tomar, nos coge la tarde con los clientes y la competencia.
Ya dispuesta en la oficina, Felicidad comienza a contemplar el preciado documento que el jefe le ha entregado y pasado un tiempo prudente, en el cual ella lee una vez, revisa una segunda y concluye con una tercera, se levanta da la vuelta a la oficina y comienza a escribir:
Informe a Gerencia
TEMA: Conclusiones sobre Análisis y Diagnósticos
De: Ingeniera Felicidad Cordero
Para: Dr. Máximo Cordero
Respetado Dr.
He analizado detalladamente el documento entregado, donde la Compañía consultora B&H Asociados presenta un análisis acerca del estado actual de la Empresa, y que adicionalmente describe cuales son las deficiencias más básicas en el sistema actual; presento a usted las siguientes conclusiones.
- De acuerdo a la presentación propuesta por el grupo Consultor, se evidencia una falta de profundidad en los temas, posiblemente resultado del corto tiempo empleado para la realización del diagnóstico (tres días).
- Los análisis por áreas no demuestran un fundamento específico, en cuanto a las actividades realizadas, que puedan relacionarse directamente con el crecimiento de la Empresa y que a la vez soporten las responsabilidades y necesidades verdaderas de cada miembro de la Organización.
- Existen deficiencias por áreas generales pero no se presentan conclusiones básicas que generen éstas, sino sus resultados. De ésta forma es dificultoso que se pueda establecer cuáles son las acciones que se deben tomar para mejorar la situación de raíz.
- El talento humano debe ser revisado con profundidad, en pro de las expectativas de la Compañía y mirando la proyección que cada miembro ejerce, tanto para la satisfacción personal como laboral.
- Crecimiento involucra cambios, mejoras e inversiones y en ningún momento se comenta cuáles son las requeridas y cuáles de éstas están generando un cambio en infraestructura.
- No se presentó un balance económico de cuales han sido los costos incurridos por: fallas en los procedimientos, faltas de seguimiento, falta de toma de decisiones, u otros casos, que puedan determinar cuáles serían las acciones y que costos podrían asumirse, especialmente, si es por consecución de personal o mejoramiento de perfiles, compras y automatización de sistemas, etc.
- En cuanto a los sistemas y su uso, se enuncia la falta de utilización de éste y el desaprovechamiento de los beneficios, que a su vez, causan atrasos o datos erróneos. Pero no se mide.
- La planeación es una de las herramientas más utilizadas en nuestra Organización, para la programación y asignación de requerimientos necesarios durante el periodo de trabajo. Es de notar, por todos los problemas que hemos tenido durante este último trimestre del año, que han existido deficiencias en éste pero que pueden provenir de varios motivos. Es importante replantear la metodología de trabajo, desde la programación , fechas de seguimiento, análisis de resultados, costos Vs beneficios, ahorros entre otros. Todo esto, teniendo en cuenta que la dinámica y oportunidades del mercado en el cual estamos trabajando, trae consigo su propio riesgo-beneficio.
Éstos son algunos de los apartes que he podido identificar con el diagnóstico elaborado. De esta forma creo importante proponer un cambio de profundidad y forma, que nos permitan iniciar una nueva cultura y método de trabajo, encaminados a objetivos y metas claras, desde la alta dirección y que se desplieguen a todos los niveles de la Compañía.
Éste cambio lo propongo acompañado de una respectiva reunión del Staff de la Compañía, donde entre todos podamos poner puntos de vista claros y enfocados a los problemas de la misma.
No siendo más por ahora, me quedo a la espera de sus comentarios.
Atentamente,
Ing. Felicidad Cordero
Jefe de Planta.
Con este documento, ella se dirige a la oficina de su jefe para exponer detalladamente cuales son las observaciones que ha resaltado del informe y diagnóstico realizado por el ente consultor, y cuáles son, de una forma más amplia, las conclusiones que quiere describir con el informe de conclusiones.
- Buenas noches don Máximo, puede atenderme un momento.
- Hola Felicidad, que son estas horas de estar por acá, no me diga que no ha podido solucionar el problemilla aquel que tenía en la mañana. Contesta el Sr. Máximo.
- Si, soluciones a medias…. pues los empaques llegaron a las 3:00 p.m. y nos demoramos una hora con el embalaje del producto y en general, nos tocará pagar una pequeña multa por la demora en el despacho del contenedor, de alrededor de dos horas y medias. Además de no poder garantizar la entrega a tiempo al cliente en el exterior, pues tenía que haber entrada a nacionalización hoy a las 4:00 p.m. en el Aeropuerto. Bueno en fin, algunos costos más, adicional…tendremos que hablarle suave al cliente si se disgusta por perdidas en ventas; me imagino que si esto ocurre, daremos algunos “descuentitos”, como usted dice.
- Ay mujer no seas tan pesimista que veremos que hacemos, pero dime en que te puedo atender.
- Si mire -dice Felicidad, entregándole el documento- estuve en la tarde revisando el informe y realice estas conclusiones, quería compartirlas con usted y mirar si realmente está interesado… ¿cuando empezamos a trabajar en esto?.
El señor Máximo comienza a leer y realiza algunas miradas con la frente fruncida y una vez termina el documento, contesta:
- ejem!, bueno es interesante el tema, sí realmente había notado que el diagnóstico es muy básico y le falta profundidad y tiempo, me parece que puedes estar en lo correcto, pero podemos tomarnos más tiempo en analizar las propuestas, …no tienen que ser tan rápidas o drásticas, las acciones a iniciar.
- Pero don Máximo, pensé que usted estaba interesado en realmente tomar medidas con respeto a la situación de la Compañía. Estoy preocupada porque vivimos apagando incendios y con presupuestos que no sabemos si se van a cumplir, si el cliente del exterior nos va a pedir, si las programaciones de compras son realmente eficientes o si tienen un nivel de holgura adecuada, que nos evite tantos impases y agotados, que a lo último son sobre-costos y afectan nuestra imagen. ¿Usted está bien enterado de lo que está pasando realmente?.
- Sí, sí, bueno realmente sé que estamos pasando por una crisis relámpago, producto, en buena parte, del crecimiento que estamos teniendo, pero entienda que en gran parte, estamos en un mercado de oportunidad y si no somos nosotros, son otros y podemos perder participación del mercado. Tenemos que trabajar pasito y ser como buses con puesto y cargos para administrar y responder, mientras nos organizamos y vemos cómo podemos replantear la estructura, las funciones y enfocarnos bien en nuestro negocio, … no te apresures que cada cosa vendrá en su momento.
- Creí que este diagnóstico lo había solicitado usted en algún momento, por las necesidades que la Compañía estaba manifestando con los problemas del día a día y en la proyección que usted tiene a corto y mediano plazo.
- ¿Corto y mediano plazo?!!!! – exclama asombrado don Máximo- no, no, no Felicidad, sí hay que hacer cambios pero ahora no tenemos presupuesto, tenemos que pensar en vender más y captar clientes, además de viajar al extranjero por nuevos mercados. Con la estructura de hoy seguro que podemos hacerlo, no se preocupe, si llega a tener percances nuevamente con las áreas administrativas, te mandamos a vacaciones un rato para que te relajes y… de verdad, no te angusties.
En ese momento de la conversación, se acerca otro miembro del Staff de la Organización con una serie de muestras para degustar y observar. Se trata de la talentosa Ingeniera de Alimentos Laura Arbeláez, quien toda su vida se ha dedicado al desarrollo de dulces y a la investigación de productos neutraceúticos (que incluyan adición de nutrientes, vitaminas y otros, a los consumidores) y que su carrera profesional, la ha dedicado al desarrollo de los productos de la Compañía:
- Que bueno encontrar aquí a las personas necesarias para mirar estos nuevos conceptos – comenta Laura-, he trabajado toda esta semana para mirar cómo es que vamos a sacar estos nuevos productos que quiere el niño lindo de mercadeo…. tan bello él…., eso sí… ni le pregunté para que sirve lo que pide, ya veremos donde está parado.
- Está bien mi investigadora estrella – manifiesta Don Máximo- ¿qué quiere que probemos? y dígame, ¿cuál es el objetivo de todo estos colores, formas y cosas que nos traes?.
- Un momento! – interviene Felicidad- estoy de acuerdo con el desarrollo de nuevos productos, pero en la actualidad estamos perdiendo mercado, por otros de mejor factura, fabricados por la competencia . Hay un líder que nos está ganando la partida y necesitamos mejorar procesos, calidad, tiempos y muchas más cosas, que nos permitan rentabilizar más las líneas de producción.
- Ah no, ahora no me venga con eso que no tengo tiempo para tanta cosa -reniega Laura- que mejore aquí, que las ventas están caídas, que no consiguieron la materia prima estándar y quieren que pruebe con una nueva, así no más y luego me ponga a jugar con la calidad y nadie sabe nada. Entonces al fin qué, ¿cuál es objetivo de este negocio don Máximo?
De repente se sintió un silencio y no hay respuesta a tantas dudas e incógnitas por parte del Sr. Máximo hacia sus colaboradoras, que desde siempre han estado con él, pero ahora dudan de cual está siendo la verdadera directriz de la Compañía y cómo buscarle una solución radical a la empresa, no simples brochazos, como ha venido sucediendo desde hace ya un tiempo.
Se termina la conversación, Laura hábilmente les da a probar las muestras de los nuevos productos, aunque muy adentro, el amargo de las inconformidades laborales sale a flote dentro de tanto paladar de sabores.
Se cierra el telón de la Compañía y comienza un nuevo día con los vaivenes y problemas laborales, que normalmente suelen presentarse, más los imprevistos que no faltan por los pedidos desprogramados en ventas y los agotados que siempre salen al protagonismo a la hora de cumplir con las entregas. Continúan también los afanes y carreras, que cada uno de los miembros de la Compañía tiene que hacer para poder evitar incumplimientos o resultados no esperados, que se ven reflejados en la satisfacción final de los clientes y altos costos para la Empresa.
ANEXO 1
Historia de Productos el PomPom:
Productos el “PomPom” nació hace 18 años en el garaje de la Familia Guerrero, constituida por una madre viuda y cinco hermanos, de los cuales cada uno se dedicaba a trabajar para poder soportar sus propios estudios.
Máximo Guerrero hijo segundo del hogar, realizaba en compañía de su madre, dulces secos con sabores, para venderlos en la institución donde estudiaba y adicionalmente los fines de semana los ofrecían para actividades recreacionales, fiestas, basares entre otros, como entrada adicional.
Posteriormente el potencial de este mercado fue creciendo gracias a la calidad, diversidad e innovación que la Familia Guerrero ponía al producto. Pasados dos años se ofreció comercializarse en Tiendas y posteriormente ingresó a la cadena de Supermercados del Valle, donde fue acogido con éxito.
El señor Máximo Guerreo culminó sus estudios en administración y dedicó parte de su tiempo a especializarse en los temas de costos y mercadeo, para aplicarlo a su Empresa.
Luego de cinco años, la empresa de garaje pasó a ubicarse en una planta de 200m2 donde contaba con dos áreas de embalaje, un área de calderas, área de recubrimiento, área de empaque, área de despachos y bodega. Contaba con aproximadamente 50 trabajadores en total y se encontraba en todos los Supermercados de Cadena.
Su primera exportación fue realizada a Venezuela, donde se consolidó la venta de un contenedor de 20 pies. Posteriormente el mercado extranjero fue creciendo, entrando a los países de Ecuador, Panamá, República Dominicana, México, Costa Rica y actualmente están realizando pruebas para la Comunidad Europea.
Productos PomPom ha participado en varias ferias de alimentos y ha sido considerado, en el mercado nacional, como líderes en snacks y se han consolidado como innovadores, de alta calidad y que buscan dar productos sanos a los consumidores.
Poseen Sistema de Calidad y Sellos en los productos y acaban de certificarse en el Sistema de Seguridad BASC, necesarios para los procesos de exportación.
Actualmente, cuenta con una nueva fábrica, propia, de 500 m2, manejan distribución a las principales ciudades y sectores del país.
ANEXO 2
ANALISIS Y DIAGNOSTICO DE PRODUCTO EL POMPOM
Para:
Dr. MAXIMO GUERRERO
Gerente General
De.
Ingeniero Julio Delgado
B&H Asociados
INTRODUCCIÓN
Durante los últimos cinco años la Empresa ha generado un crecimiento positivo del 20% en su línea de consumo a nivel nacional, esto igualmente ha generado que los sistemas y procesos de la compañía, se vuelvan más dinámicos y flexibles frente a los requerimientos y pedidos de oportunidad, que se puedan generar.
Se ha penetrado en nuevos mercados internacionales, de forma que se han encausado las estrategias de trabajo hacia la visión de la Organización, el cual tiene un enfoque de mercados y nuevos negocios.
Actualmente la empresa cuenta con diferentes canales de ventas: Supermercados, Exportaciones, Institucionales, Industriales, entre otros.
El aumento en los volúmenes de venta, especialmente para el canal de las exportaciones e industriales, ha generado que los procesos y sus responsables, enfoquen sus actividades a operaciones de gestión y tengan un grupo de trabajo para delegar y hacer más eficientes las actividades operativas. Cada año se plantean cuáles son los objetivos de cada área y a su vez, el despliegue de estrategias y metas para lograr su consecución.
ANÁLISIS:
Éste síndrome de crecimiento acelerado, ha generado desordenes, ineficiencias y altos costos, reflejados en los resultados finales de la Compañía.
Para describir a fondo las fallas que actualmente se encuentran en la Cadena de abastecimientos de la Empresa, tenemos:
ÁREA DE OPERACIONES.
Comprendida por los departamentos de Compras y Producción, donde se establecen cuáles serán los planes, programas y necesidades, para el cumplimiento de los presupuestos establecidos por el departamento Comercial.
La estructura de estos departamentos está compuesta en:
- Compras, por un Ingeniero, un asistente y un almacenista de materiales.
- Producción,cuenta con un Jefe de Producción, un supervisor, coordinadores y operarios de planta, así como áreas de apoyo, como Mantenimiento y Control de Calidad.
Para el área de compras, el volumen de trabajo está concentrado en el inventario, del cual, el 70% consiste en la materia prima principal (importada en un 70%) y bobinas de empaque.
El inventario es controlado a través de una matriz, que indica la rotación de éstos y la frecuencia con la cual se debe pedir, de acuerdo a su comportamiento. Los pedidos de importaciones deben ser generados con un tiempo anticipado, debido al paneleo que éste requiere y a que los proveedores deben abastecerlos, cumpliendo con los estándares de compras establecidos.
Las órdenes de bobina son regidas por control de inventario, el cual se maneja bajo una rotación, teniendo en cuenta la historia de años anteriores como pronostico.
El sistema comercial manejado no ha sido explotado en su máxima capacidad, lo cual impide que se evidencien, de una forma más eficaz, las necesidades de materiales y que se rijan más por controles físicos, que debe realizar periódicamente el almacenista de bodegas (MP, ME) y a los movimientos que se tengan programados por el plan de producción, el cual es suministrado mensualmente.
Este departamento está apoyado por un asistente de compras, cuyo perfil no satisface las expectativas requeridas y por el movimiento dinámico de la Empresa.
El departamento de producción está dirigido por un Ingeniero y a su cargo, cuenta con un supervisor que apoya las operaciones diarias de la planta. El departamento es alimentado por los presupuestos de ventas, los cuales están discriminados por cada uno de los canales de ventas existentes: supermercados, exportaciones, institucionales, entre otros.
El presupuesto, dentro de su asertividad, es controlado para el canal de supermercados, pues para los otros canales, se espera que el cliente confirme el pedido para ser programado en producción.
Esta situación, así como la programación de áreas, que afectan directamente la gestión del departamento de producción, como es Compras, hace variable el cumplimiento en las entregas.
Esta falta de certeza, hace que costos de fabricación estén controlados por el nivel de ventas, especialmente por el volumen en kilos producidos, pues afectan directamente el indicador, y que adicionalmente se mueva el personal y estos ingresos fortuitos ocasionen problemas de calidad en los productos.
ÁREA COMERCIAL:
El área comercial está conformado por un Gerente Comercial, quien realiza los viajes fuera del país para la consolidación de clientes internacionales, y su departamento está conformado por una asistente comercial y una auxiliar de ventas. De él, depende un área de eventos y mercadeo, quienes son los responsables del “desarrollo de nuevos clientes” y la realización de actividades promocionales.
También se encuentra el área de Despachos, en la cual se encuentra la bodega de producto terminado y se realizan los despachos a nivel nacional e internacional.
En la ciudad de Bogotá se ha conformado una pequeña oficina, la cual no tiene establecido un objetivo, pero se realizan los despachos locales que van dirigidos, especialmente, a supermercados y clientes del mismo sector.
De esta área depende todo el resto de departamentos para su planeación de recursos y programación de trabajo.
ÁREA ADMINISTRATIVA Y TALENTO HUMANO
Una de la ventajas con las cuales ha contado la Compañía, durante el tiempo de vida, ha sido la dinámica y versatilidad con la cual, cada uno de los miembros, ha trabajo y respondido a las exigencias del medio.
Pero ahora es importante replantear cuáles son las verdaderas necesidades de la Empresa frente a las expectativas y objetivos que se tenga planeado, frente a su imagen corporativa y estrategias de trabajo.
Durante éste último trimestre se registraron fallas en los procesos, originados por errores humanos, tales como descuidos en la realización de labores y actividades de seguimiento a diversos proyectos. Estos errores, a la vez, son traducidos en altos costos, por decisiones inmediatas a retrasos en las programaciones de producción e incumplimientos en los tiempos de entrega a clientes.
DESCRIPCION DE FALLAS EN LAS OPERACIONES DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO.
- Aunque se cuenta con un presupuesto de ventas, no existe una verdadera confirmación de las fechas y las cantidades realmente requeridas, afectando cualquier tipo de programación presupuestada para el área de compras y ventas.
- La planeación de compras presenta muchas debilidades, generando agotados en los procesos y adicionalmente, se presentan continuos retrasos e incumplimientos en las entregas, generados por pedidos programados inesperadamente, fallas de proveedores, falta de visualización del comportamiento de la demanda y el departamento comercial, responsabilidades dentro del área y fallas en la comunicación, ausencia de personal para realizar las tareas y cumplir con las responsabilidades del caso.
- Con el aumento de las ventas se ha incrementado el movimiento en el área de despachos, generando devoluciones, falta de seguimiento a los inventarios y auditorias, que permitan tener un control de inventario veraz en el programa comercial, es decir, en cada periodo de inventario, se encuentran descuadres por referencias y se presentan deficiencias en la metodología para realizar los despachos por rutas, en la ciudad de Cali.
- Para la ciudad de Bogotá no se tiene con claridad, cual es el objeto de ésta y se cuenta con un presupuesto de ventas de esta ciudad, pero no existen planes claros para el desarrollo de esta, como tampoco se cuenta con el personal adecuado para el control de inventarios y consecución de metas. Presentan problemas para el cierre de inventario a final de cada periodo y no existe control sobre la rotación de los productos, como políticas de solicitud de pedidos.
- En producción actualmente se cuenta con un planta con capacidad de espacio limitada y que su eficiencia en las operaciones es muy regular por la operaciones que realiza. El plan de producción no se encuentra integrado al Sistema o módulo comercial, lo cual evita que se realicen solicitudes o requerimientos a compras, de acuerdo al programa mensual. Las actividades de órdenes de servicio se realiza manualmente y no existe control sobre el personal adecuado para los cálculos de las horas trabajadas. La programación se realiza con base al canal de las ventas y se adecuan a las necesidades de otros canales cuando se confirman los pedidos, generando altos costos en algunos periodos, problemas con la asignación del personal requerido y costos extras por tareas repetitivas manuales.
- El Sistema de información con el que cuenta actualmente la Empresa no está totalmente actualizado a las necesidades reales de la Compañía, ni existe una preparación adecuada para su manejo, generando atrasos y problemas de control frente a los inventarios de cada una de las bodegas. Adicionalmente, las entradas a la bodega de producto terminado se realizan de una forma manual generando inconsistencia en las auditorias entre el sistema y lo físico.
- Con el crecimiento de la empresa se ha demandado mayor dinamismo y compromiso del personal de cada área, y cuando no se cuenta con este nivel se producen paradas en el sistema, altos costos e incumplimiento en los pedidos. Existen algunas áreas, que no cuentan con la estructura suficiente y con el perfil que se requiere, afectando el resultado final con el cliente y con la Compañía.
Nombre: Darío Antonio Valencia Jiménez
Código: 0426215
CASO: SE CRECIO EL ENANO…Y AHORA QUE?
1) 1-aplicar al caso y diseñar la cadena de valor de la compañía: deben describir la situación actual de la empresa y posteriormente diseñar la situación ideal aplicando la fig 2-1.
R: Como podemos observar, tenemos a una persona encargada de las operaciones (abastecimiento, producción, distribución), por lo que felicidad cordero debe enfocarse en la cadena de valor en el consumidor, y el canal.
Determinar a alguien que realice la gestión de la demanda, y para esto cuenta con la persona de mercadeo para acercarse al consumidor (plan de mercadeo) y al canal a través del plan de ventas (mercado nacional e internacional).
Para el mercado nacional, generar un stock de inventarios y para el mercado internacional los pedidos. A partir de ahí, ver la gestión de producción para que de esta forma se obtenga el plan maestro de producción (que le dice cuando, cuanto y donde) del producto. De modo que viendo esto, entonces hace ordenes de materia prima para abastecerse diciéndole a los proveedores cuanto cuando y donde. Y como vemos en la pagina 23 del libro, en cuanto al consumidor se debe partir desde la mente de este para desarrollar el producto y por ultimo analizar el plan de lanzamiento de producto. Esa seria la situación ideal en la cadena de valor.
2) Aplicar el paso 1 : entender al cliente y la incertidumbre de la cadena de suministro, al caso – tabla 2-1.
R: Cuando tengo al consumidor final, entonces existe un consumidor que trae consigo tiempos y rendimientos mas una incertidumbre propia de la demanda, debo saber acerca del canal de distribución a la que se va el cliente si es minorista por ejemplo, o mayorista etc. No se tiene la certeza acerca del momento en el que el cliente realiza una rotación de inventario y cuales son esos bienes que necesita para abastecerse de nuevo en un determinado periodo de tiempo, además existe una incertidumbre en la planta de producción, si tiene o no las materias primas disponibles para realizar el producto en el momento adecuado. Esto puede causar un problema en la cadena de valor, pues puede que la incertidumbre de los proveedores cause efectos en la planta y por lo tanto en el consumidor final para abastecerlo.
3) 3-Aplicar el paso 2 : entender las capacidades de la cadena de suministro
R: en cuanto a las capacidades de la cadena de suministro, se debe de tener en cuenta que mientras mas capacidades constitutivas de la respuesta tenga la cadena de suministro, mas sensible será para contestar, es decir que la empresa debe de reabastecerse de acuerdo a la rapidez de sus pedidos, para que pueda tener una cadena de suministro con amplia capacidad para responder , pero además , debemos fijarnos en que la compañía tiene incertidumbre tanto por los clientes, como por los proveedores, de modo que elimina el costo de algunas capacidades de respuesta que no son eficientes, pues las capacidades de la cadena de suministro se miden por el grado de eficiencia, logrando ese equilibrio entre eficiencia y capacidad de respuesta se mejoran continuamente los procesos entendiendo la cadena de suministro desde el espectro de la capacidad de respuesta.
4) Aplicar el punto 3 : lograr el ajuste estratégico
R: Felicidad a tener en cuenta que por lo general el ajuste estratégico viene de los niveles altos de la pirámide organizacional que pueden ser competitivas y funcionales. Pero existiendo una comunicación muy horizontal para que se pueda lograr el ajuste estratégico. Si se armoniza la capacidad que tiene la cadena de suministro para dar respuesta que tiene los clientes y los proveedores teniendo en cuenta la incertidumbre, además de que las estrategias funcionales dentro de la empresa tenga capacidad de apoyo a la cadena de suministro entonces existe una capacidad de éxito. Por otro lado se debe de adaptar de tal forma que pueda satisfacer a sus diferentes grupos de clientes su cadena de suministro, de acuerdo a como este cambiando el entorno externo que tiene el producto.
De acuerdo a las características y condiciones de la empresa PomPom que se describen el caso, se podría decir que básicamente la empresa esta presentando problemas con su cadena de suministros puesto que, como se deja claro, por varias razones los clientes no están siendo satisfechos.
¿Bajo que criterios se puede afirmar esto? En primer lugar, un elemento clave dentro de la cadena de suministro es la integración de cada una de las etapas de la cadena; la coordinación y comunicación de cada una de las partes involucradas dentro del proceso de satisfacción del cliente es lo que genera valor a un producto. Y para el caso de esta empresa, se puede notar que en varias etapas de la cadena se están presentando inconvenientes de toda clase; ya sea porque no hay materias primas suficientes, o porque la producción no esta lista para ser despachada a tiempo.
Otro inconveniente es la falta de claridad sobre la posición competitiva que quiere ocupar la empresa dentro del mercado en el que se encuentra, teniendo presente las situaciones externas de este mercado. Es de vital importancia que la empresa tenga clara su posición competitiva para que la cadena de suministros pueda generar nuevas ventajas competitivas que permitan conseguir y superar los objetivos financieros de la organización.
Solución
Si uno de los principales objetivos del gerente es incursionar en la mayor cantidad de mercados posibles y apropiarse de la mayor cantidad de clientes posibles, es necesario que desarrolle el mayor potencial de su cadena de valor por medio del desarrollo de la cadena de suministro, y para esto su prioridad debe ser solucionar los problemas internos que presenta la empresa, debe reconocer que la empresa ha crecido y que debido a esto no puede seguir empleando los mismos métodos que se empleaban cuando la empresa apenas estaba surgiendo puesto la empresa no es la misma.
Debe mejorar los sistemas de control de las diferentes áreas, sacar el máximo provecho a cada uno de los departamentos para conseguir mayor eficiencia, coordinar tiempos entre los diferentes procesos y/o etapas, conseguir personal lo suficientemente preparado para que asuma las responsabilidades y se ha lo más productivo posible.
El gerente debe ser consciente que el crecimiento involucra cambios, mejoras e inversiones, y que por tanto es necesario crear una nueva directriz para la empresa donde la calidad y puntualidad en la entrega de los pedidos sea una de sus prioridades. Debe retomar las características iníciales de sus productos que les permitieron crecer, sin olvidar la innovación y lo más importante, que conseguir la satisfacción del cliente es su principal objetivo.
Lorena Amalfi
Cód. 0526024
Cindy Vanessa Vanegas
Código: 0516030
Caso: Se creció el enano…. y ahora que?
El producto POMPOM se puede decir que es un producto nuevo, lleva 18 años en el mercado, por lo que no se deberían presentar tantos problemas en la realización del mismo en cuanto a la materia prima, planeación y distribución del producto terminado.
La empresa posee ciertos problemas en cuanto a la cadena de abastecimiento. Puesto que no hay una dinámica ni un flujo de información correcta, por lo tanto se presentan altos costos en el proceso de fabricación del producto.
En primera instancia, se ve que las personas que están contratando en la empresa no están realmente calificadas para ocupar estos cargos y por lo tanto no cumplen sus tareas específicas (jefe comercial). Además, los trabajadores no están pensando que el consumidor final quiere a tiempo su producto y que por estos errores pueden perder sus clientes potenciales. Como es el caso de la exportación, la cual no ha podido ser despachada por el que no han llegado los envases para empacar el producto. En este momento, la empresa esta incurriendo en costos muy grandes por el hecho de que el departamento de empaque no se encuentre produciendo nuevos productos que sean destinados para otros clientes.
En cuanto el departamento de compras, se puede decir que no han sabido organizar los inventarios, puesto que no han sabido exactamente cual es la rotación de estos y cuando se requiere más para una nueva producción.
En el área comercial, se deben mejorar las estrategias, aunque en los últimos 5 años han adquirido nuevos clientes, no presentan una buena información en cuanto a la cantidad de producto que necesitan estos nuevos nichos de mercado. Además, no están siendo consientes de los costos en los que incurre la empresa en el momento de una errada información para el despacho de la mercancía. De esta área dependen las otras, por lo que ya nos damos cuenta el descontrol de las actividades de los demás departamentos.
En definitiva, la empresa debe reorganizar todo lo relacionado a la cadena de suministros, deben diseñar una nueva estrategia, que les permita estructural toda la cadena de abastecimientos durante los próximos 5 años. Deben considerar como deberán ser distribuidos los recursos, cuales serán los procesos que se realizaran en cada etapa de creación del producto, deberán revisar detenidamente su capacidad de producción para que reorganicen el proceso de manufactura y puedan satisfacer las necesidades de los clientes potenciales.
Y, finalmente, que los jefes de cada departamento realice un informe donde se presenten las debilidades y las fortalezas de su equipo de trabajo, para que así se pueda re-plantear los objetivos de la empresa, y las tareas específicas de cada uno de los miembros de la organización. Con el fin de que la empresa, siga creciendo sin ningún inconveniente y pueda mantenerse dentro del mercado de dulces duros.
Cadena de Suministro
La compañía cuenta con un departamento de compras (concentrado en inventarios) y de producción (operaciones diarias de las plantas y presupuestos), que tienen como objetivo la planeación para el cumplimiento de presupuestos.
Esta forma de funcionamiento ha generado perdida de eficiencia en el sistema comercial especialmente en el manejo de las necesidades de materiales y almacenamiento en bodegas, estos resultados podría ser producto de la ineficiencia del asistente de compras cuyo perfil no satisface las expectativas requeridas.
Para solucionar esto la empresa debe enfocarse en la gestión de demanda, buscar una persona con un mejor perfil, para ello se debe entender mejor la capacidad de la cadena de suministro con el fin de formular estrategias que cubran mejor, lo que la compañía ha proyectado en procesos de producción y capacidad de respuesta.
Esto mejorara los resultados observados en el departamento de producción, que por la falta de certeza, afecta los tiempos de entrega y programación, que al final aumentan los costes e indirectamente genera problemas con la calidad de los productos.
Por eso una vez definidos la capacidad de la cadena, se podrá responder a los rangos de cantidades demandadas a nivel nacional e internacional, estableciendo unos stocks que permitan cumplir con los periodos de entrega.
Para lograr que la compañía logre el ajuste estratégico, se debe entender al cliente y la incertidumbre de la cadena de suministro, esto permitirá conocer la cantidad de producto necesario para un lote y establecer tiempos de respuesta que los clientes puedan tolerar. Sin lugar a duda cuando se logre entender esto, el área comercial lograra tener un objetivo claro, que le permita establecer la variedad de productos necesarios y un nivel de disponibilidad de producto de acuerdo a la demanda nacional, y consolidar así, sus procesos de desarrollo de nuevos clientes, además recordemos que de esta área dependen los demás departamentos con respecto a planeación de recursos y programación de trabajo.
Es importante que la compañía entienda la capacidad de la cadena de suministro y para ello debe formular la estrategia que cubra mejor lo que la compañía ha proyectado dada la incertidumbre del mercado.
La compañía debe aprovechar su experiencia en el mercado, al igual que su posición de líder reconocida nacionalmente, esto le permitirá cumplir en cortos periodos de entrega, manejar gran variedad e incertidumbre de oferta, tener un alto nivel de servicio y afrontar uno de sus principales problemas que es el costo vs la eficiencia
Si la empresa conoce cual es su capacidad, podrá establecer sus verdaderas necesidades como organización y responder de manera más eficiente a sus objetivos además así sus trabajadores podrá caminar en una sola visión y responder a las exigencias del medio, lo que evitara descuidos en la realización de actividades de seguimiento a los diversos proyectos.
Algo que debe buscar la compañía es su ajuste estratégico, que tanto la estrategia de la cadena de suministro, como los objetivos organizacionales estén sincronizados. Para ello la estrategia corporativa debe saber cuales son las prioridades de sus clientes y satisfacerlas a través de que cada estrategia funcionales apoye una a la otra, de una buena estructuración de procesos y recursos y finalmente alineando la función de la cadena como función de cada etapa.
Esto permitirá que las áreas de compras y ventas cuenten con un presupuesto de acuerdo a lo planeado, mejor comunicación y conocimiento de la demanda, personal calificado, visión clara, un sistema comercial claro e integrado al plan de producción, evitando agotados en procesos e incumplimiento que afecten la imagen de la empresa.
Sin lugar a dudas si la empresa de dulces pompom, ha logrado mantenerse en el mercado durante 18 años, comenzando en garaje de familia, hasta convertirse en una fabrica ha sido por unas razones especificas, gracias a la calidad, diversidad e innovación con la que desarrollaban los productos.
Sin embargo la empresa creció y las falencias en la dirección de la empresa saltan a la vista, es mas el gerente general ni siquiera tiene claro el objetivo del negocio. Es claro algunos eslabones de la cadena de suminstro no cumplen eficientemente con sus funciones, por ejemplo el departamento de comprar, esto hace que todo el proceso se atracé y que se tenga como resultado el incumplimineto de pedidos.
La importancia de la cadena de suministro no es clara tanto para unos departamentos como para la cabeza de la empresa. El gerente de la compañía cree que las fallas que se presentan en cada entrega son solo una pequeña crisis y le resta la atención que de verdad merece.
Practicamnete la persona que tiene la visión mas global del problema es la gerente de planta, sin embargo esto no es suficiente, se requiere que se le de al proceso logistico la importancia que merece. Se requiere identificar los objetivos del negocios y todas las funciones de los departamentos esten alineados con los objetivos estrategicos. Por otro lado la responsabilidad y el compromiso de cada departamento son fundamentales para alcanzar la eficiencia y eficacia.
Respecto a la segmentación de logística vertical, la empresa presenta problemas desde las primeras etapas del proceso en el nivel de mover/guardar. Es claro que no se encuentra una plan de procesos y cronograma de actividades sincronizado con todas las actividades de la empresa, entre áreas “se tiran la pelota” para no asumir responsabilidades. Aunque todas ellas son reactivas frente al problema, el departamento de compras que se encuentra en el segundo nivel de la cadena (planeación y compras) presenta problemas como retrasos en los tiempos de entrega de productos a la bodega de terminado, faltantes de pedidos de MP a producción, producto agotado, despachos de pedidos incompletos y ventas perdidas. Esta problemática de compras es crítica porque las actividades de compras afectan las primeras etapas del proceso y sus deficiencias operacionales determinan y afectan los procesos siguientes. Esto ha conllevado a incumplimientos en entrega de producto al cliente, sobre-costos en horas extras, descuentos del pedido y mano de obra adicional. A su vez, compras parecen no manejar adecuadamente los indicadores que avisan el nivel de agotados, pronósticos para suplir la demanda en caso de faltantes y un control en el presupuesto de ventas.
Cabe destacar que la empresa lleva 18 años en el mercado, lo suficiente para que al menos puedan establecer aproximadamente cuando se presenta temporada alta (donde se disparan los pedidos y los proveedores presentan dificultad para despachar pedidos) para prevenir o al menos contener el problema. Es importante también que el tipo de materia al cual se refiere es un empaque y se puede almacenar lo suficiente para cubrir este tipo de inconvenientes y manejar un buen inventario para abastecer a producción.
Siendo una empresa en crecimiento y con visión expansionista debería preocuparse por los problemas actuales de su sistema deficiente para no” propagarlos” en otros países en vez de vender más y captar clientes en el exterior como lo plantea el propietario sin pensar que al seguir en el error tiene que afrontar el mismo problema en todas los establecimientos que abra en el exterior, además, ¿que clientes pretenden captar teniendo un sistema que claramente incumple con los pedidos a los clientes?, además de no conocer en detalle las exigencias del mercado exterior, no estandarizan y regulan su actual línea de productos actuales y pretenden lanzar más. Como consecuencia de esto, tan solo lograrían impactar negativamente la imagen de la empresa hasta el punto de retrasar sus metas de crecimiento, quedar más “enanos” que antes o desaparecer.
El problema de fondo radica en la falta de conexión organizacional. Si tienen un tipo de logística vertical, deberían manejar un sistema de información ERP que cruce todas las áreas de la empresa para que en el momento de realizar un pedido, se disparen automáticamente todos los requerimientos de cada una de las áreas del sistema de manera que el proceso se haga secuencial para evitar problemas como el del caso, y lograr promover una estructura de empresa horizontal donde los departamentos se encuentren interrelacionados de manera que se planifique y se conozca completamente el proceso para controlarlo y mejorarlo. Esto conlleva a que se origine valor desde las primeras instancias del proceso hasta el cliente final. Si ya el problema radica en la falta de presupuesto para implementar un sistema de información en red para conectar las áreas, bastaría con un plan básico de reuniones periódicas con producción, compras y dept financiero para establecer un plan semanal preciso de lo que se requiere y por supuesto, tener en cuenta un inventario suficiente (no desmedido), para cumplir con los pedidos de los clientes y corregir cualquier eventualidad.
Respecto a la segmentación de logística vertical, la empresa presenta problemas desde las primeras etapas del proceso en el nivel de mover/guardar. Es claro que no se encuentra una plan de procesos y cronograma de actividades sincronizado con todas las actividades de la empresa y entre áreas “se tiran la pelota” para no asumir responsabilidades. Aunque todas ellas son reactivas frente al problema, el departamento de compras que se encuentra en el segundo nivel de la cadena (planeación y compras) presenta problemas como retrasos en los tiempos de entrega de productos a la bodega de terminado, faltantes de pedidos de MP a producción, producto agotado, despachos de pedidos incompletos y ventas perdidas. Esta problemática de compras es crítica porque las actividades de compras afectan las primeras etapas del proceso y sus deficiencias operacionales determinan y afectan los procesos siguientes. Esto ha conllevado a incumplimientos en entrega de producto al cliente, sobre-costos en horas extras, descuentos del pedido y mano de obra adicional. A su vez, compras parecen no manejar adecuadamente los indicadores que avisan el nivel de agotados, pronósticos para suplir la demanda en caso de faltantes y un control en el presupuesto de ventas.
Cabe destacar que la empresa lleva 18 años en el mercado, lo suficiente para que al menos puedan establecer aproximadamente cuando se presenta temporada alta (donde se disparan los pedidos y los proveedores presentan dificultad para despachar pedidos) para prevenir o al menos contener el problema. Es importante también que el tipo de materia al cual se refiere es un empaque y se puede almacenar lo suficiente para cubrir este tipo de inconvenientes y manejar un buen inventario para abastecer a producción.
Siendo una empresa en crecimiento y con visión expansionista debería preocuparse por los problemas actuales de su sistema deficiente para no” propagarlos” en otros países y no de vender más y captar clientes en el exterior como lo plantea el propietario, que no mide las consecuencias de seguir en el error pues siguiendo así tendría que afrontar el mismo problema en todas los establecimientos que abra en otros sitios, además, ¿qué clientes pretenden captar teniendo un sistema que claramente incumple con los pedidos a los clientes?, además de no conocer en detalle las exigencias del mercado exterior, no estandarizan y regulan su actual línea de productos actuales y pretenden lanzar más. Como consecuencia de esto, tan solo lograrían impactar negativamente la imagen de la empresa hasta el punto de retrasar sus metas de crecimiento, quedar más “enanos” que antes o desaparecer.
El problema de fondo radica en la falta de conexión organizacional. Si tienen un tipo de logística vertical, deberían manejar un sistema de información ERP que cruce todas las áreas de la empresa para que en el momento de realizar un pedido, se disparen automáticamente todos los requerimientos de cada una de las áreas del sistema de manera que el proceso se haga secuencial para evitar problemas como el del caso, y lograr promover una estructura de empresa horizontal donde los departamentos se encuentren interrelacionados de manera que se planifique y se conozca completamente el proceso para controlarlo y mejorarlo. Esto conlleva a que se origine valor desde las primeras instancias del proceso hasta el cliente final. Si ya el problema radica en la falta de presupuesto para implementar un sistema de información en red para conectar las áreas, bastaría con un plan básico de reuniones periódicas con producción, compras y dept financiero para establecer un plan semanal preciso de lo que se requiere y por supuesto, tener en cuenta un inventario suficiente (no desmedido), para cumplir con los pedidos de los clientes y corregir cualquier eventualidad.
CASO SE NOS CRECIO EL ENANO… Y AHORA QUE?
Los hechos que se presentan en esta empresa son:
• Hay problemas con un pedido de México debido a inconvenientes con los documentos y falta de negociación de precios
• Hay retrasos en la llegada de los envases y cambios de última hora en la programación de entrega de la transportadora
• No solo hay temporada alta en la demanda de POMPOM, sino en los proveedores de sus empaques por lo tanto los pedidos no se pueden entregar inmediatamente cuando se cambia la programación en el último momento
• No hay objetivos comunes que integren toda la empresa, se busca alcanzar metas dentro de las áreas y no se tienen en cuenta las implicaciones que tienen sobre los demás, un ejemplo de ello es el departamento de ventas que busca vender el mayor número posible de dulces sin tener en cuenta la capacidad de producción y distribución de la empresa
• No hay un control estadístico o pronósticos para el canal de exportaciones, esto es inconveniente debido a que productos POMPOM busca expandir sus mercados extranjeros. Hay países que tienen demandas consolidadas como Venezuela a los cuales se les pueden hacer estimaciones de la demanda mensual
• Los pronósticos que se tienen de las demandas nacionales se hacen de acuerdo al comportamiento de años anteriores. Este método de predicción no funciona debido a que no toma en cuenta el crecimiento acelerado que se ha presentado últimamente
POMPOM es una empresa productora la cual cuenta con proveedores que suplen sus necesidades de materias primas, convierten estos insumos en dulces empaquetados y listos para vender a los almacenes mayoristas.
Durante todo el proceso de producción y distribución, la empresa debe coordinar dos tipos de logística, la industrial y la de consumo masivo. En estas etapas es necesario coordinar los diferentes procesos que se llevan a cabo como compras, producción, despacho, ventas entre otros para que el cliente final no solo tenga una entrega oportuna del producto sino que lo reciba en buen estado.
Una buena gestión logística seguramente representará un aumento considerable en las utilidades debido a que se disminuirán costos innecesarios como horas extras, reenvíos, recargos por demoras y descuentos a los clientes provocados por entregas atrasadas.
Otra ventaja de ello es que la imagen de la empresa frente a los empleados y sus clientes mejorará notablemente ganando confianza y seguridad entre todos.
Aunque la empresa inicialmente parece estar en el segundo nivel de desarrollo debido a que produce, (todavía depende de los proveedores de materias primas para llevar a cabo la fabricación de los dulces). Productos POMPOM produce por inventario, y debería encargarse de la planeación de compras, tener un plan de ventas e interpretar el mercado para producir un número aproximado a la demanda real.
Sin embargo, esta empresa presenta problemas en todas estas áreas, aunque tienen sistemas ERP no son efectivos, sus políticas de inventario son ineficientes así como despacho y distribución de producto hacia sus clientes. Por todo lo anterior esta empresa se sitúa en el nivel 1.
El problema principal de la empresa es que no se está anticipando a las demandas del mercado, sin prepararse para el rápido crecimiento que están experimentando. Si POMPOM sigue con esta desorganización no podrá estar a la par de la competencia y tendrá que renunciar a sus aspiraciones de expandir sus mercados bien sea por falta de capacidad de producción, calidad insuficiente o falta de rentabilidad por los sobrecostos representados en ineficiencia.
CASO: SE NOS CRECIO EL ENANO
Existen muchas situaciones del funcionamiento actual de la empresa que le están causando problemas a PomPom y que se han agravado debido al rápido crecimiento de la compañía.
Los graves inconvenientes resultan de una planificación deficiente, conflicto de intereses entre las diferentes áreas, falta de seguimiento a inventarios, retrasos e incumplimiento en los pedidos, incongruencias entre el sistema de información y las necesidades reales de la empresa. Además, el aumento de la demanda se da tanto para la empresa como para sus proveedores (lo que implica retrasos en las entregas), no existe personal suficiente para trabajar los pedidos y se creó una oficina en Bogotá sin tener claramente definidos los objetivos. El factor que considero más grave es la indiferencia del gerente ante la crisis que atraviesa la empresa, ya que no tiene claro su direccionamiento y en vez de pensar en acciones que permitan solucionar los problemas de raíz, pospone la toma de decisiones y muestra una actitud pasiva ante la situación.
En cuanto al nivel de desarrollo, es posible decir que la compañía se encuentra en un nivel de desarrollo de mover y guardar. Así se cuente con un sistema de información, un departamento de mercadeo y de ventas y se tenga una estructuración que daría a pensar en un nivel de cadena productiva, la verdad es que el desorden que se presenta es evidente y lo que se hace es remendar continuamente los errores. De esta forma, la empresa no se proyecta a futuro, no mira hacia dónde debe ir y vive el día a día.
Hablando de la ubicación en la cadena de valor, se podría decir que se encuentra en una logística de consumo masivo, en la que la empresa utiliza unas materias primas de proveedores (70% importada) y las procesa hasta conseguir el producto final deseado. De esta forma, se tendría inventario materias primas, producto en proceso y producto terminado, el cual es finalmente distribuido a diferentes canales de ventas como supermercados, exportaciones, institucionales, industriales, entre otros.
Es imperante que la empresa realice una planificación adecuada, estableciendo una estrategia organizacional clara (que desde la gerencia se elaboren planes de trabajo explícitos) y se definan procesos por áreas que le permitan a los empleados saber cuales son sus funciones dentro de la empresa. Si no se tiene claro el rumbo, se generan problemas de planificación, que causan un efecto bola de nieve, empezando en inconsistencias en los pronósticos, manejo de inventario, incumplimiento en las entregas, pérdidas de la buena imagen, entre otros.
Caso: Se creció el enano….y ahora qué?
POMPOM es una empresa dedicada a la producción de dulces. Empezó hace 18 años en un garaje de la familia Guerrero. Con el paso de los años ha ido creciendo y ganando una gran participación en el mercado nacional e internacional. Sin embargo, este crecimiento ha desencadenado en una serie de problemas que la empresa debe enfrentar y solucionar de la mejor manera posible, tratando de coordinar, planear y controlar todos los procesos y funciones que cada área maneja. Algunos de los hechos que se identifican en el caso son:
• La empresa presenta problemas de programación de planta. Algunas de las líneas son paradas debido a la falta de envases para llenar.
• Hay incumplimientos a muchos de los pedidos realizados por sus clientes, originado por una falta de coordinación entre todas las áreas funcionales de la empresa, especialmente en el área de operaciones, en el área administrativa y en el área comercial.
• Gracias a estos incumplimientos, la empresa tiene sobrecostos en horas extras y en mano de obra adicional.
• Se presenta frecuentemente retrasos en los tiempos de entrega, productos agotados, despacho de pedidos incompletos, ventas perdidas
• Los pronósticos no coinciden con las ventas realizadas.
• No hay control de inventarios.
• En temporadas altas, se disparan los pedidos y los inventarios se bajan rápidamente.
• Tienen problemas con los proveedores de materias primas, causa por la cual deben parar las líneas.
• Tienen personal, cuyo perfil no cumple con las expectativas de la empresa.
Básicamente, POMPOM debe manejar una logística de consumo masivo, donde debe coordinar todos los procesos relacionados con la adquisición de la materia prima, la producción de la misma y distribución de estos productos terminados a sus canales de exportación, industriales y de supermercados.
Además, es importante resaltar, que POMPOM es una empresa que se encuentra en un nivel básico de mover y guardar, pues a pesar de que tiene todos los procesos necesarios para realizar sus productos, esta empresa tiene muchos problemas en sus procesos, que le impiden realizar correctamente todos sus procesos, y de esta forma satisfacer las necesidades de sus clientes.
Por tal razón, es indispensable que POMPOM tome las medidas necesarias, para corregir todos los problemas por los cuales atraviesa, planteándose una visión y un plan estratégico que permita alcanzarlas.
Este es el típico caso de una empresa que quiere crecer pero que nunca se ha preparado para ello. Se preocupa por desarrollar nuevos mercados y nuevos productos, pero no mira hacia su interior con el ánimo de ir desarrollando nuevos procesos más efectivos y eficaces. También es evidente un problema grande de comunicación entre todas las áreas partiendo desde su gerencia; y no hay objetivos claros y alineados.
En resumidas cuentas es una empresa que trabaja en función de satisfacer a sus clientes a cambio de sacrificar ganancias.
Para los graves problemas que presenta esta empresa yo recomendaría clarificar cuales son los objetivos de la compañía, y que todos y cada uno de los integrantes de la organización los conocieran. También recomendaría que los objetivos de cada una de las áreas se diseñaran de acuerdo a los objetivos generales de la organización, buscando siempre satisfacer las necesidades propias y de cada una de las áreas a las cuales apoyan. Las reuniones periódicas de todas las áreas incluida la gerencia, buscando desarrollar estrategias que permitan anticiparse y no reaccionar, serian muy benéficas para la organización. Y por ultimo recomendaría prepararse para crecer y no intentar crecer desordenadamente.
Análisis del caso
SE NOS CRECIO EL ENANO
De acuerdo a lo expuesto en el caso, podemos detectar que los problemas de la empresa Pompom son muy recurrentes en las pequeñas y medianas compañías en Colombia, pues son empresas con orígenes empíricos y creadas dentro de una familia que a medida que crecen sus ventas van creciendo la planta pero sin tener en cuenta que así como crecen las ventas debe crecer la capacidad de la empresa y de sus empleados, pues estos deben estar acorde con las exigencias del mercado y la evolución de la empresa.
Para este caso, se evidencia falta de orden dentro del proceso de producción, compra, inventario y ventas, lo cual les está afectando el servicio.
Dentro del personal de la compañía, encontramos varios tipos de empleados, los que son competentes y les afecta el desempeño de la empresa, sus procesos y la eficiencia y los que están por conveniencia o fueron contratados por ser cercanos a los dueños. En el caso del gerente y propietario, es conciente de los problemas estructurales por los cuales enfrenta su empresa pues contrata una firma especializada para que le haga un informe y los detecte, pero a pesar de enviar a hacerlo, sus prioridades son otras, las cuales están encaminadas a cumplir con las ventas y con la demanda actual creciente sin mejorar estructuralmente los problemas de la compañía, sin saber que de no atenderlos oportunamente en un mediano plazo los efectos pueden ser contrarios para su empresa pues no darán abasto con la demanda.
La empresa PomPom a simple vista presenta serios problemas estructurales y administrativos que aunque son conocidos por todos los empleados, no son importantes en la etapa en la que se encuentra actualmente la compañía para los directivos de la misma o simplemente no ameritan especial atención.
Para el caso de la compañía PomPom, podemos pensar que el principal problema es la falta de una gerencia de procesos que articule todas las áreas productivas de la compañía y organice desde el proceso de compras de materias primas hasta la entrega del producto terminado al cliente, la falta de un departamento comercial que elabore un presupuesto en ventas con base en metas y épocas de alta demanda (Día San Valentín, día de la madre, día de los niños, Navidad) y no menos importante, un área de recursos humanos que maneje una estructura laboral, donde los cargos sean por competencias y que el perfil de cada uno de los empleados sea el que realmente se requiere para desempeñar la labor de su cargo, pues una mala dirección puede generar inconvenientes en cualquier área de la cadena de valor de la compañía.
Sin embargo, sin dejar de pensar en la relevancia de una reestructuración en el área de procesos, considero que el problema de fondo es que los directivos o dueños de la empresa no tengan clara la visión de la misma y los objetivos que quieren cumplir a corto, mediano y largo plazo, pues su enfoque es de muy corto plazo y de forma reactiva.
Para concluir, es importante resaltar los aportes de la empleada Felicidad, quien es una persona que lo que propone como solución está acorde con la visión de negocios que para ella es la correcta en la compañía. El plan de acción planteado es el camino para organizar la estructura de la empresa y que de alguna forma comience a operar acorde con la demanda del mercado.
Elaborado por: YULIED TRIANA GARCIA
alexander salazar
CONCLUSIONES DEL CASO
Con base en lo expuesto en desarrollo del caso se puede decir que la compañia ha tenido un crecimiento de forma desordenada apoyados en el resultado que han tenido sus productos en el comercio permiteindoles ganar mercado en estos segmenetos, el dueño de la fabrica la ha hecho a pulso y a medida que se ha necesitado se han creado cargos para que lo acompañen en el manejo del negocio, estos mas por necesida que por un orden logico o estrategico del negocio.
No se observa que se aplique nada de lo que dice el texto guia hacerca de la administracion de la produccion y las operaciones,el cual nos habla de planeacion, organizacion, procesos de conversion, control seguimiento y otros y ninguno de estos se reflejado en el dia dia de la compañia pom pom
si se observa la figura 1,7 de la pagina 25 con lo cual no hay una definicion clara de las funciones de cada una delas areas, de la importancia y claridad de sus actividades en la cadena de valor del negocio; acompañado de la claridad de la genrencia para aplicar estos conceptos, generando que cada una de las areas haga lo crea que es correcto y propiciando el tipo de problemas que tienen en el dia a dia del negocio.
En coclusion a un que el diagnostico es poco profundo muestra los problemas descritos en el desarrollo del caso que pasa en el dia dia de la fabrica y se complementa con lo que dice la ingeniera felicidad .
Creo yo que se debe aplicar el modelo estrategico de gerencia de proceso mostrado en la pagina 25 figura 1.7 donde se le muestre al staff de gerencia cual es el roll de cada area y como deben interactuar para que no haya problemas repetitivos en la cadena de valor apoyados en cotrol y seguimiento de cada una de las tareas de cada area y con una gestion de control de la gerencia que permita hacer coherente el modelo para el exito del negocio en todos sus proceso ya se ha productivo, logistico y comercial yque permitan que en el largo plazo sea una compañia competitiva.