Caso de grado realizado por María Alejandra Salazar Rubio para acceder al título de Especialista en Gerencia de Logística promoción 12. Este trabajo es  propiedad de la Universidad Icesi. Tutor:  Profesor  Andrés López Astudillo, Santiago de Cali – Colombia. Junio de 2008.

 

“CON SEGURIDAD USTED ESTA EN RIESGO” [1]

Para el quinto aniversario del atentado terrorista del 11 de septiembre, una importante empresa de la ciudad de Cali- Colombia, me invito a dictar una conferencia sobre Administración de Riesgos para sus directivos y personal del Area de Logística.

En esta empresa existía una alta preocupación en la Gerencia, debido a que en el último semestre se había presentado un incremento en la siniestralidad de la empresa por la pérdida de mercancía, accidentes en el personal que cargan los camiones en el Centro de Distribucicon contratados por la empresa transportadora y contaminación cruzada en la mercancía entregada a los clientes.

El Gerente preocupado por dicha situación decide contactarnos,[2] para buscar una solución inmediata. El 5 de septiembre recibí una llamada del Dr. Jules Castro, para decirme:

… Ingeniera, buenos días, habla Jules Castro Gerente de Operaciones Logísticas S.A.  Como le va?

            …Doctor muy bien gracias, cuénteme en que puedo ayudarle.

Jules:             …Maria[3] estoy muy preocupado por la situación que se está presentando en mis bodegas de Bogota y Cali desde hace seis meses. Yo se que ustedes han realizado trabajos importantes para mejorar la seguridad con el área de seguridad industrial en mi empresa, pero…quiero saber que está pasando en el área de Logística y porque se me está aumentando la siniestralidad.

Maria: …Doctor permítame hablo con el Ingeniero Bastidas y me reúno con él mañana mismo para ver que está sucediendo y cuáles son las causas.

Jules: … OK Maria espero su llamada mañana para que me comente que vamos hacer.

El ingeniero Alex Bastidas es el Jefe de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional de Operaciones Logísticas S.A., con el que hemos venido trabajando desde hace dos años en proyectos de mejoramiento de sistemas de protección contra incendios, salidas de evacuación de las bodegas, sistemas de seguridad física, reforzamiento de estanterías, matriz de compatibilidad para almacenamiento de productos y prevención de accidentes laborales.

Inmediatamente llamo al ingeniero Alex Bastidas.

            …Alex como le va, habla con Maria de su intermediario de seguros.

Alex:   …Maria como estás? nuestra reunión no era la próxima semana?

Maria: …si Alex, pero lo llamo por otra cosa, resulta que me llamó el doctor Castro preocupado porque se está incrementando la siniestralidad en las bodegas, la verdad hemos trabajado bastante Alex para la prevención de riesgos, ¿sabe que puede estar pasando?

Alex:   …Maria entonces si quieres adelantemos la reunión nos vemos mañana y te comento que esta pasando y aprovechamos y hacemos un recorrido por la bodega de Cali. La espero entonces a las 8:00 a.m. y la invito a desayunar.

Al día siguiente, estuve puntual con Alex, con quien nos reunimos e hicimos el recorrido, gualmente en este tipo de visitas aprovechamos para conversar con otros funcionarios responsables del programa de Seguridad Industrial de la empresa. Luego de terminar el recorrido, realizamos una lluvia de ideas para determinar que estaba sucediendo, de esta manera llegamos a una conclusión importante : en esta empresa consideran que la seguridad y prevención de riesgos esta en manos únicamente del Area de Seguridad Industrial, pues tienen la concepción  que son los únicos responsables de este tipo de situaciones, de otra parte consideran que el área de Logística solamente se encarga de la operación de la bodega sin considerarse responsable por los riesgos que pueden ocasionar, pasar por alto o tener que asumir.

En la tarde llamé al señor Castro para comentarle sobre la situación

Maria: …Doctor Castro, buenas tardes, llamo para comentarle sobre la reunión que tuvimos con el ingeniero Bastidas. Nos dimos cuenta que la siniestralidad se debe básicamente por las operaciones que se realizan en el Area Logística de la empresa. El Ing. Alex así se lo ha manifestado al Gerente de Logística, pero no ha tenido apoyo de su parte para disponer del personal de bodega y personal contratista y poderlos capacitar en las normas de seguridad de la empresa, en los planes de emergencia y conocer que riesgos tienen cubiertos en las pólizas y cuáles no.

Doctor es necesario involucrar a todo el personal en la seguridad de la empresa y crear una cultura de Administración de riesgos, pues esto no es solo una responsabilidad del área de Seguridad Industrial.

Jules:…María entonces por que no realizamos una conferencia el próximo martes 11 de septiembre con todo el personal y aprovechamos el interés que crea esta fecha en la reflexión sobre los riesgos a que estamos expuestos, para posteriormente diseñar un programa que involucre al Area de Logística, capacitar y entrenar al personal sobre los trabajos quien vienen adelantando con Alex para la seguridad de la empresa. Yo me encargo de hablar con el Gerente de Logística para que puedan definir un horario que se ajuste a todos.

El 11 de septiembre de 2006 a las 10:00 am en el gran salón de reuniones de la empresa, se inicia la conferencia que he preparado, para personal de las distintas áreas de la organización: Logística, RRHH, Compras, IT, Mantenimiento,  Seguridad Industrial y en especial, todo el personal que trabaja en el área de Logística de la empresa.

María: ….. Bienvenidos, gracias por esta oportunidad que me dan para compartir con ustedes…como todos sabemos, la responsabilidad de un “Logístico” dentro de cualquier tipo de empresa o actividad económica es primordial, pues es quien se encarga de la Administración de la Cadena de Abastecimiento (Supply Chain Management) o Cadena de Valor. 

Es decir, es quien debe velar por todas las actividades relacionadas con el flujo y transformación de bienes, desde la etapa de materia prima hasta la entrega de un producto al usuario final[4]. También debe estimar que la cadena de abastecimiento no es sólo en sentido ascendente si no descendente, denominándose “Logística Reversiva”, lo que implica que además de colocar un producto o servicio a disposición de un consumidor o usuario final, debe examinar las devoluciones, la recogida de producto por vencimientos o contaminación, residuos resultantes en los procesos, entre muchas otras consideraciones particulares de cada negocio.

De igual manera, debe lograr para la Organización, la ventaja competitiva, la rentabilidad y la permanencia en el mercado. A su cargo se encuentran decisiones importantes como: necesidad de abrir nuevos centros de distribución, sí éstos deben construirse o tercerizarse, si el modo de transporte a utilizar será marítimo o aéreo, sí invertir en sistemas que mejoren el cargue y descargue de productos, determinaciones sobre políticas de inventario, etc. Las resoluciones acertadas llevarán, lógicamente, a un mayor  nivel de flujo de efectivo para la Empresa, los ahorros  realizados en la operación y al rendimiento sobre la inversión.

El principal flujo de efectivo está representado por el valor del inventario de materias primas, producto en proceso y producto terminado, lo que permite afirmar, que su custodia se convierte en un factor determinante para la rentabilidad de la Organización.  

Una posible pérdida en el inventario afectaría directamente el flujo de efectivo, además de la pérdida de mercado y posiblemente de la imagen. A su vez, una mala contratación en el transporte afectaría la rentabilidad de la Empresa, sin olvidar otros posibles eventos como hurto, averías, contaminación de producto, que de igual manera van en detrimento de la gestión.

En mi trabajo me doy cuenta que en Colombia, gran parte de los responsables de la Gestión Logística en las organizaciones, aún no adquieren conciencia de los riesgos a los que están expuestos, no se realiza un análisis para la identificación, evaluación y tratamiento de riesgos, de una manera metodológica y organizada. Es decir, no se cuenta con un sistema de “Administración del Riesgo”, que les permita priorizar los riesgos con mayor impacto sobre el negocio y evaluar el costo beneficio de la inversión para su tratamiento.

Para muchos, la apreciación anterior será equivocada, y afirmarán: “Yo sí analizo pérdidas y evito que sucedan, por devoluciones, por faltantes, por contaminación de producto…” También podrían decir: “he invertido en cámaras de video, o en sistemas satelitales para la localización de los vehículos en carretera”. Pero esto no es Administración de Riesgos. Quiero precisamente que al final de esta conferencia, les cambie la percepción que tienen del riesgo y se cuestionen: “…necesito identificar los riesgos que afecten mi rentabilidad, patrimonio y continuidad del negocio! …Además, conocer cuánto me costará controlarlos”.

Usualmente, quienes piensan en las posibles pérdidas de la Organización son los Gerentes o Directores de las áreas financieras, quienes ven, cómo se afectan los estados financieros por la contratación de pólizas de seguros y que necesitan prevenir cualquier posible reclamación, no sólo por la pérdida obtenida en el siniestro, si no por los deducibles que deben asumir, el lucro cesante en que se pueda incurrir y, principalmente, para quienes han tenido la experiencia de participar en un proceso de reclamación a la compañía de seguros, por la demora en el pago de la indemnización y más aún, cuando no hay acuerdo entre las partes y se requieren procesos legales, o para los encargados de las áreas de Seguridad, ya que bajo su responsabilidad está que no suceda ningún tipo de accidente.

En un proceso de reclamación la Empresa tiene, por ley, tres días para dar aviso a la compañía de seguros y la indemnización debe ser máximo 30 días después de sustentado el reclamo, aunque en muchos casos pueden ser años, dependiendo del siniestro. Y este tiempo extra representa dinero para la compañía de seguros y pérdida para el empresario, aunque éste podría demandarlo por el pago de los perjuicios ocasionados.

Por las experiencias tenidas, podría afirmar que en la mayoría de los casos, las Empresas más adelantadas en control de riesgos, son especialmente multinacionales que se basan en estándares internacionales o las empresas colombianas más grandes con altos volúmenes de exportación.  Este fenómeno obedece a que países como Australia, de donde radica la norma madre de la Administración de Riesgos, los americanos con las normas NFPA especializadas en protección contra incendio, los Ingleses como Lloyds, importantes compañías de seguros como MAPFRE en España, entre otros, han venido trabajando en la administración de riesgos desde principios del siglo XX, por lo que naciones europeas o norteamericanas tienen mayor grado de control de pérdidas y a medida que empresas multinacionales se extienden en Latinoamérica, exigen la implementación de sistemas de Administración de Riesgos.

Un caso reciente, fue la adquisición de la Cervecería Colombiana Bavaria S.A. la segunda mayor de Suramérica, por la multinacional surafricana Sab Miller con sede en Londres, que adquirió el 71.8% de las acciones de Bavaria. Sab Miller, la segunda cervecería más grande del mundo, recientemente construyó en Cali la cervecería más grande en Latinoamérica. Esta planta cuenta con los más avanzados sistemas de seguridad, que aparte de la experiencia y experticia del personal local, estarán seguramente alineados con los estándares de la casa matriz. En ésta como en muchas otras empresas, en proyectos de construcción se evalúan varios elementos, como materiales de construcción, lay out de la operación, importación y transporte de maquinaria, entre otros, donde se involucran los encargados de Administración de Riesgos.

En diseños como la ampliación de una bodega, construcción de una nueva planta, apertura de un punto de venta, etc., puede incurrirse en diferentes riesgos, como daño en maquinaria, equipo o mercancías durante un proceso de importación, derrame de sustancias peligrosas en carreteras, caída de personal durante una obra civil ya sea contratado directamente o por intermedio de un proveedor, atracción de rayos en equipos altos como grúas, durante obras civiles, por no estar aterrizados, retrasos en el proyecto por demora de los proveedores en la entrega, etc.

En todos los casos mencionados anteriormente es indispensable la participación de las áreas logísticas. Y es aquí, cuando se hace importante que el Director del área tenga un conocimiento adecuado de sus riesgos y los posibles tratamientos, sabiendo de antemano que la única alternativa no es la transferencia del riesgo al seguro, y que no todo, puede ser asegurado.

El mayor revolcón en el sector asegurador y la Administración de Riesgos, a nivel mundial, ocurrió después de los atentados terroristas del 9/11 en las Torres Gemelas, en New York. Las empresas dejaron de analizar solo los riesgos puros, para analizar los riesgos empresariales, es decir, el riesgo político, legal, de mercado, de capital, etc.

En Colombia se habla de Administración de Riesgos desde hace 20 años, aunque no era un tema muy común; hoy, ha tomado mayor importancia y mayor auge, aunque es poco conocido en muchos sectores económicos, o no es implementado por los costos que representa la instauración de los sistemas de protección o rediseño de procesos o procedimientos.

Hasta ahora hemos tratado sobre la importancia que tiene un Logístico en las Organizaciones, de cómo influye en los objetivos de la Empresa (rentabilidad, permanencia, ventaja competitiva), del por qué no todos conocen qué es Administración de Riesgos, de la importancia que tiene en los proyectos de la Organización y sobre algunos de los riesgos a que se puede enfrentar durante su labor. También comentamos que aunque se puedan identificar riesgos y tratarlos, eso no es, precisamente…Administración de Riesgos!.

Entonces, qué es?  Administración de Riesgos es la parte administrativa encargada de enfrentarse a eventos dañinos de una manera metodológica y organizada, que permita cuantificar la posibilidad de ocurrencia de dichos eventos y el impacto que pueden tener sobre los recursos y objetivos de la Organización y que requiere de la participación de todos como cultura empresarial. Un sistema de Administración de Riesgos permite identificar, analizar y evaluar los riesgos de una forma cuantitativa y no cualitativa con el propósito de tener una herramienta que sirva como base para la priorización en el tratamiento de los riesgos.

En nuestro país, en muchos casos se implementan medidas de seguridad, debido a que son las compañías de seguros las que las exigen para la suscripción de la póliza, pero no por que se haya realizado un estudio conciente y metodológico del riesgo que permita primero dimensionar la protección acorde con el riesgo, analizar el costo beneficio que se tiene al implementar los mecanismos de prevención y control del riesgo, estudiar las alternativas de protección en el mercado con proveedores certificados y definir, finalmente, el costo beneficio al implementar dichos sistemas de prevención  protección.

No quiero decir con esto, que ninguna empresa trabaje en Administración de Riesgos. Hay empresas multinacionales y nacionales muy exigentes en sus estándares y controlan toda su cadena de abastecimiento hasta los proveedores. En estas Empresas más que asesorarlas en la implementación de un adecuado sistema de Administración de Riesgos, lo que hacemos es servir de auditores por medio de inspecciones[5]. Hay áreas donde se ve un trabajo de identificación, análisis y tratamiento de riesgos como son las de Salud Ocupacional que tienen, realmente, indicadores de eventos siniestrales (accidentes e incidentes de trabajo).

Es usual que las personas en general no tengamos aún conciencia y cultura del riesgo. Por ejemplo, cuando alguien compra un carro, adquiere el seguro únicamente por que la entidad financiera lo exige para el otorgamiento de la prenda. Y es frecuente, que aunque tenga la totalidad del dinero en efectivo para comprar el vehículo, pocas veces se invierte en el seguro. ¿Cuáles son los argumentos que se esgrimen para sustentar tal decisión? “Yo no dejaré mi carro parqueado en cualquier sitio; yo no manejo rápido”. También escuchamos cosas como, “a mí nunca me pasa nada, yo siempre me encomiendo a Dios”. Pero … ¿Y si alguien se atraviesa en la calle, de improviso; si alguien maneja más rápido que uno; si se presenta una  falla mecánica grave que genere un accidente?.

Y aunque resulte asombroso, son más los casos en que se adquiere el seguro del vehículo sin conocer su cobertura, hasta el momento en que se tiene un accidente de tránsito y se necesita cobrar a la compañía de seguros.

Cuántas veces no se ha escuchado: “Es que la compañía de seguros no quiere pagar”.  Pero revisemos los antecedentes: se va por la calle tranquilamente y de repente, pasa alguien que le cierra el paso y alcanza a golpear su carro. En ese momento viene la angustia y no sabemos que hacer; luego viene la pregunta obligada “¿Qué hago ahora? ¿A quién llamo? , se decide entonces, llamar primero al guarda de tránsito y después llamar a la compañía de seguros. Mientras se espera, le pregunta al responsable del accidente por su aseguradora, esperando sea la mejor, y cuando éste contesta que no tiene, usted solo piensa en cómo va a responderle por el daño. Cuando, finalmente, llega el agente de tránsito y acuerdan cuál de los dos tuvo la culpa y se hace un arreglo verbal, cada uno se va tranquilo. Al siguiente día llama al responsable para informarle que la cotización del daño en el taller es por $800.000, éste le añade que no tiene ese dinero. Pero, como usted necesita arreglar su vehículo y puede ser que el Fulano nunca pague y el pleito puede tomar mucho tiempo, le pide que al menos le reconozca el deducible; pero la respuesta es la misma: “Hermano es que no tengo un peso”… La solución?  No queda más que afectar la póliza y pagar el deducible. Cuando se da aviso a la compañía de seguros, la respuesta es la siguiente: “la póliza tenía una garantía en que el vehículo no  podía ser conducido por una persona menor de 21 años y usted tiene 19… Así que no es válido el reclamo. De inmediato, se puede pensar o exclamar  “¿… para que pago un seguro?”

Estos casos son usuales, por no saber, generalmente, qué coberturas tiene la póliza, qué exclusiones y qué garantías cuando la está comprando. Hay que pensar en que el seguro es la última alternativa en la Administración de Riesgos para el tratamiento de los mismos. El objetivo principal en la Administración de Riesgos está en evitar el accidente, como por ejemplo, si sabe que alguien se puede atravesar y puede golpear su vehiculo, pues disminuya la velocidad y déjelo pasar, y no  se  ensañe en que no pase. Lo importante es conocer los riesgos que se tienen, revisar si se pueden prevenir o controlar y si no, pues está el seguro.

Qué opinión se generaría, si el Gerente de Logística de una gran multinacional, dijera: “yo le encomiendo a Dios la seguridad de mi inventario” o “Compren las protecciones que pide la compañía de seguros a ver si nos baja la prima de la póliza”, o “Nuestros camiones son los más seguros, nunca nos van a robar la carga”. Usualmente, en las empresas lo último del presupuesto se invierte en protecciones, o sería mejor decir, lo que queda del presupuesto, es lo que se otorga a seguridad para prevención de riesgos.

Se invierte mucho en la implementación de sistemas de calidad, tal vez por que se gana reconocimiento en el mercado y pueden mejorar las ventas. Entre más certificados se tengan, mejor, y casi que las empresas trabajan hoy en día atendiendo infinidad de auditorías al año.

Pero, ¿un sismo, un incendio, una inundación o un vendaval se podrán controlar con un sistema de gestión de calidad?, Un sistema de calidad puede prevenir algunos eventos como hurto, averías, o la muerte de un niño por consumir un producto con defectos de calidad, pero no los puede controlar todos. Si llegase a ocurrir alguno de estos eventos ¿tendrían algún efecto negativo sobre la rentabilidad de la empresa?

Implementar un Sistema de Administración de Riesgos es lograr prevenir pérdidas que afecten la rentabilidad de la empresa y la continuidad de sus operaciones.

Pero Administración de Riesgos no sólo se trata en las entidades públicas o en la empresa privada; también es utilizada en el tratamiento de los riesgos que afectan las comunidades de las cuales es responsable el estado colombiano para el caso de nuestro país. 

Seguramente, que muchos han escuchado sobre los Planes de Recuperación de Desastres. Bien, pues son los proyectos que exige el Estado, por intermedio de las oficinas de Atención de Desastres, para la atención de una emergencia pública tendiente a la recuperación temprana de evento catastrófico.

Piense en el terremoto ocurrido en Popayán en el año 1984. Víctimas fatales, heridos, escombros, hambre, enfermedades, falta de servicios públicos, posibles incendios, de haber industria pudo haber existido explosiones. Después de este suceso el gobierno ha replanteado la seguridad de la población. Por ejemplo, exigió las normas de sismo-resistencia, normas específicas para los hospitales y empresas de servicios públicos, considerando, que durante los siniestros, los primeros en padecer daños y averías pueden ser los hospitales y otras entidades de servicio a la comunidad, con lo cual, habría demoras considerables en el restablecimiento no solo de los servicios públicos, sino de la normalidad en general. También se exigen ahora los planes de recuperación de desastres, esto puede involucrar cómo reubicar a los damnificados; cómo dotar de alimentos, agua, medicamentos; cómo trasladar heridos a clínicas, hospitales o centros de salud. Y todo esto requiere de una planeación, de un estimado de los recursos que se requerirían, definir cómo se repartirán, cómo optimizar la ayuda de los organismos de defensa y seguridad como Policía, Bomberos, Defensa Civil, Cruz Roja… Y todo esto ¿no es Logística?

Mi propósito fundamental no es el que piensen constantemente en todo lo malo que puede suceder, si no, en la necesidad de tomar conciencia de los riesgos a los que se puede estar expuesto, no sólo en su trabajo, si no en su vida personal y lo importante de evaluar cuáles son los más críticos. En la empresa, por su puesto, con metodologías y programas sistematizados, que puedan priorizar cuáles riesgos son catastróficos y ameritan ser tratados prontamente, revisar si sus pólizas de seguro corresponden con las coberturas adecuadas a sus riesgos, que conozca qué excluye y cuáles son sus garantías.

Todos debemos intentar prevenir eventos dañinos para nosotros mismos, para la comunidad y para nuestra Empresa que es dónde obtenemos el dinero para nuestro sostenimiento y el de nuestras familias.

Bien para terminar, espero que piensen en la importancia que tiene la Logística en la Administración de Riesgos y el papel que juega como encargada de la administración de la cadena de abastecimiento de cualquier tipo de Organización como pudimos ver en los ejemplos anteriores.

-Alguna pregunta?

Hubo un silencio en el salón, se escuchaba el sonido de un zancudo…

       -MUCHAS GRACIAS!!!

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[1]Caso de grado realizado por María Alejandra Salazar Rubio para acceder al título de Especialista en Gerencia de Logística promoción 12. Este trabajo es  propiedad de la Universidad Icesi. Tutor:  Andrés López Astudillo, Santiago de Cali – Colombia. Junio de 2008.[2] Area de Ingeniería de su Firma de Corredores de Seguros.[3] Ingeniera de Riesgos de la Firma de Corredores de Seguros.[4] Libro: Logística Administración de la Cadena de Suministro, Ronald H. Ballou.[5] El autor hace referencia sobre su experiencia en las asesorías y trabajos de ingeniería realizados por parte del área Riesgos de la firma de Corredores de Seguros. ANEXOS – VIDEOSFire destroys furniture warehouse in Wellington

http://www.youtube.com/v/eYlwvz-9nEk&hl=en&fs=1″></param><param

Commercial Warehouse-Heavy Fire

http://www.youtube.com/v/PHC97Ownhe0&hl=en&fs=1″></param><param

 Pinturas Every – Colombia

http://www.youtube.com/v/gvYk24DPmew&hl=en&fs=1″></param><param

 Incendio Bodegas Exito- Dic 2007- Colombia

http://www.youtube.com/v/Y9VinQtjmfI&hl=en&fs=1″></param><param