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Una empresa familiar se ha consolida en el mercado de balones de futbol, con una maquina que tiene 70 años de antiguedad. Debido a cambios en las políticas de abastecimiento por parte de un proveedor de materia primas e igualmente por cambio en las políticas de pago por parte del Director Administrativo, la operación se ve afectada lo mismo que su permanencia en el mercado. Hoy deben solucionar este problema y resolver un conflicto al interior de la misma familia ya que existe una empresa siamesa.
COMO SE HACEN PELOTAS DE TENIS
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COMO SE HACEN PELOTAS DE PAINTBALL
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Oscar Mauricio González
CASO LA RONCA DE ORO
Lo primero a analizar en el caso, es que el sistema de información MRP esta funcionando debidamente arrojando los datos necesarios para saber los requerimientos de compras de materias primas; el problema es interno debido a que no existe un trabajo sinérgico entre las diferentes áreas de la empresa que le permitieran ver a los diferentes encargados y al gerente las nuevas disposiciones para que se diera la importación de la materia prima desde Estados Unidos por lo que las disposiciones de materia prima y los parámetros para evaluar la información dada por el MRP debían ser diferentes ya que se deberían realizar pedidos de otras cantidades que les permita no quedarse sin material para trabajar. Por otra parte el esquema de justo a tiempo podría ser muy útil, pero con el tipo de proveedor que tienen no se va a poder manejar como la empresa quiere ya que les tocaría obligatoriamente manejar un stock de inventarios mas grande para evitar que las maquinas se queden paradas ya que no siempre se van a poder hacer pedidos con el contenedor de 40 pies totalmente lleno, lo que para esto se debería tener como solución la búsqueda de nuevos proveedores ya que el funcionamiento de la empresa depende de las condiciones que el único proveedor que tienen les impone colocándolos en aprietos al momento de establecer un sistema de just in time.
Ahora bien como se había planteado anteriormente se debe hacer un proceso de integración de los diferentes departamentos que permita ver las limitaciones que cada uno de estos tienen y poder que otros sectores de la empresa puedan tener en cuenta estos limitantes y trabajar con esos posibles imprevistos dando posibles soluciones para poder implementar y evitar el desorden y los sucesos como el de la gerente de Comercio Exterior que no comunico los nuevos parámetros de exportación del proveedor y que hizo que la falta de flujo de información hiciera que la planta quedara sin funcionar.
Por otra parte se debe realizar un buen desarrollo de la dirección de la cadena de abastecimiento que permita una mayor integración entre todos los involucrados dentro del funcionamiento de la empresa, para esto se necesita ir desde los o el proveedor como en este caso, la empresa y todos sus departamentos y los clientes ( que quieren, como lo quieren y cuanto quieren). Esto permitiría evitar posibles inconvenientes en la producción, además, se podría tener un mayor control de la calidad de las materias primas y del producto terminado que necesita el cliente con los debidos requerimientos reduciendo el rechazo o devolución de lotes de producto como les había sucedido en el caso La Ronca de Oro minimizando las perdidas por producto defectuoso.
Para el otro problema en la parte competitiva de la empresa que es en cuanto al costo del producto ya que los chinos venden mucho mas barato, nos muestra que el sistema justo a tiempo no va a ser la solución ni para reducir costo en inventarios, ni para reducir los desechos, ni los productos rechazados, lo que se debería evaluar seria comprar de acuerdo a los requerimientos de demanda del producto la compra de una maquinaria mas actual que les disminuya los costos y les deje menos material de desecho y así, volverse mas competitivos.
Para el desarrollo del caso de La Ronca de Oro, es importante señalar que cuando se involucran varios departamentos, es necesario tener un buen sistema de logística, donde se esquematice punto por punto las labores de cada uno de ellos, y que el flujo de información de los mismos sea abierto, para así no tener complicaciones o errores en los demás. Es decir, promoviendo acciones sincronizadas integralmente.
Siendo más especifico la solución a este caso, considero que todos los departamentos tuvieron errores, en especial y muy importante el departamento de Comercio Exterior, porque este tenía información indispensable en las operaciones de la empresa como tal, en cuanto a los proveedores de materia prima (especificación de las condiciones de exportación de las materias primas), creando un desajuste estratégico en los demás departamentos por la falta de información; además creando rendimientos bajos e inestabilidad de los procesos.
Es importante también anotar que la metodología que están utilizando (Justo a tiempo) es muy eficiente, pero al no tener coordinación entre el personal involucrado en las operaciones, está creando mayores complicaciones a la hora de agregar valor, aumentando especialmente costos, debido a la falta de integración y sinergia con los proveedores y áreas de la empresa. Es decir, que la implementación de este sistema, implica tomar en cuenta un sistema de comunicación, fundamentalmente con los proveedores, en donde se mezclen factores como la eficacia en tiempo, la información que se envía y se recibe, la buena coordinación de las diferentes áreas de la empresa a efectos de conocer los niveles de stock y no tener un deterioro en el ahorro de los costos financieros.
CASO: LA RONCA DE ORO
Es importante resaltar que para que la empresa pueda manejar un sistema de justo a tiempo debe contar con un inventario adicional para implementarlo en momentos donde el pedido de la materia prima se retrase pues es importante resaltar que el hecho de comprar la materia prima en el exterior debe hacer pensar a los directores de comercio exterior que los pedidos pueden sufrir contratiempos inesperados y precisamente por esa razón debe o pedir con mucha anticipación (lo cual no lo hacen por la competencia tan feroz implementada por los chinos con sus precios bajos) o mantener inventarios disponibles (lo cual le eleva los costos y lo que se busca es reducirlos a como dé lugar).
De esta empresa es importante resaltar que aunque el sistema de información MRP es eficiente en cuanto el requerimiento exacto que la compañía necesita para la producción generando costos adicionales nulos, esta misma no se encuentra en la situación optima para emplear de manera eficiente el sistema debido a las restricciones financieras que no le permiten a la compañía tener control sobre los pedidos de la materia prima.
Creo que otro punto clave en el caso es la integración somera entre los departamentos, pues si estos tuvieran contacto con mayor frecuencia se podría tener una visión más global de la situación, financiera, de los requerimientos de materia prima para la producción, de las políticas de envió de los proveedores y del entorno competitivo que los rodea para lograr implementar estrategias de defensa y/o ataque para lograr un visión más realista de la situación, contemplando de esta manera todas las posibles fortalezas y debilidades que afecten la empresa.
Pese a las fallas que evidentemente esta cometiendo la empresa Balones & Balones, existen algunos factores positivos que deben ser rescatados.
•Existe un ambiente familiar en la empresa, que hace que el ambiente de trabajo entre directivos y empleados sea armonioso.
•La empresa tiene claro cual fue el horizonte que se plantearon sus fundadores y por tanto tienen presente el objetivo que deben alcanzar como organización.
•Se realizan reuniones frecuentes entre los diferentes gerentes de la empresa, lo que en teoría, debería facilitar la comunicación entre los miembros de la empresa.
Sin embargo, pese a estas ventajas, existen errores que han causado grandes problemas; entre esos inconvenientes están:
•No hay nadie que se encargue de coordinar las actividades entre departamentos y/o áreas; falta un departamento de logística que comunique las distintas áreas de la empresa.
•No hay nadie que asuma la responsabilidad de los problemas que se presentan; por lo que no hay nadie tratando de remediar el inconveniente de raíz.
•La empresa no conoce la forma como les es enviada la materia prima y por tanto las decisiones internas respecto a la cantidad de materia prima que se pide solo se basan en criterios internos respecto a los márgenes de ganancias y dinero en caja. Debido a esto no tuvieron en cuenta que la materia prima importada no la envían cuando ellos quieran sino cuando llenan el contenedor de envío (Políticas de envío de la empresa importadora, suministradora de materia prima).
•No hay comunicación entre los departamentos, por lo que las decisiones se toman de acuerdo al criterio personal de cada gerente y a lo que más le favorece para su trabajo (para cada departamento)
Quizás la solución mas inmediata que puede emplear la empresa es crear un área de logística que se encargue de coordinar las actividades entre las diferentes áreas de las empresa; que se encargue de supervisar la secuencia de los procesos de producción para detectar de un modo más rápido, eficaz y eficiente los problemas que se pueden presentar y así darles una solución más rápida y oportuna que evite la perdida de tiempo y dinero.
Igualmente, debe generarse mayor comunicación entre departamentos para que la toma de decisiones se haga con la mayor cantidad de información posible y, de esta manera, se obtengan mejores resultados. Esto implica que cualquier cambio en los procedimientos que se suelen emplear, deben ser informados a todos los gerentes para que se puedan tomar las medias necesarias para evitar inconvenientes (como el que sucedió con el proveedor de materia prima).
Antes de comenzar con el desarrollo del caso Ronca de Oro hay que tener en cuenta que para que una empresa alcance una optimización de su actividad económica debe haber sinergia entre los distintos integrantes de ella, es decir, se debe presentar una relación profesional de comunicación y trabajo en equipo entre los distintos departamentos, con el fin disminuir el margen de error en las labores de los departamentos e incrementar el flujo de información entre los distintos departamento para así no tener perdidas de producción o problemas que afecte a la empresa.
El caso La Ronca de Oro se basa a un problema en la cadena de suministro, ya que por falta de interpretación y comunicación de este departamento afecta la adquisición de la materia prima necesaria, la fabricación, y la distribución del producto. Lo anterior es debido a una falta de información entre los distintos departamentos, generando que entorpeciera la producción, esto se vio reflejado en sus bajos márgenes productivos y de competitividad con respecto a la competencia. es decir se presenta un desajuste en la cadena de suministro.
Para solucionar el problema anterior se debe tener encuesta un ajuste estratégico, ya que la carencia de un ajuste estratégico en la cadena de suministro y la estrategia competitiva presenta resultado que no son necesarios para el cliente. Lo primero que se debe hacer es un ajuste de la cadena de suministro, con el fin de incrementar eficiencia en el campo de plantación y operación de la producción y distribución. Es importante que haya un replanteamiento de estas etapas con el fin de evitarse problemas de inventario y de abastecimiento de de mercados, lo cual presentara como resultado de un mejoramiento de los resultados de los procesos JIT.
Por otro lado se debe tener en cuenta un mejoramiento del ACSI, ya que como se vio en el caso La Ronca de Oro se presento problemas de información entre los diferentes departamentos. También hay que tener en cuenta un mejoramiento del ARP, ya que se presento problemas con los distribuidores de materia prima, del producto y de pago.
Teniendo claridad de los puntos anteriores donde se simplifico las diferencias entre las estrategias competitivas y las cadenas de suministro se podrán lograr un ajuste de estrategia lo cual maximizara beneficios a la compañía.
El caso se puede analizar desde diferentes perspectivas, donde la empresa Balones & Balones tiene grandes oportunidades de mejorar. En primero lugar debe replantear su relación con los proveedores, pues tal como lo muestra el caso, además de tener un único proveedor, tal pareciera que éste no visualiza la empresa con la importancia que se requiere. Es llamativo ver como un proveedor que se tiene por más de 15 años, todavía exige “Carta de Crédito a la vista”. De igual manera se hace importante diversificar los proveedores, logrando no tener “todos los huevos en una misma cesta”, pues cuando un proveedor nos incumple, podríamos suplirnos con otro. Como está la situación actualmente, la empresa debe acomodarse a las políticas impuestas por el proveedor, estando en una desventaja que ha conllevado incluso a parar la planta.
En segundo lugar se debe plantear la posibilidad de realizar una inversión en tecnología, pues considero que la “Ronca” ya cumplió con un ciclo importante y evidentemente una máquina nueva podría presentar incluso ahorros significativos en: mantenimiento, desperdicios, materias primas, etc. Aunque el tema central del problema no es directamente la tecnología usada, si se hace necesario realizar este análisis.
En cuanto a los clientes se debe pensar en qué realmente busca un cliente cuando compra un balón de los que producimos, por qué nos prefiere, qué ventaja tiene, etc. La empresa debe generar con su producto afianzar la necesidad de compra del cliente y la preferencia respecto a los demás ofertantes del mercado. Aquí vuelve y juega el tema de la diversificación, se debe pensar en ciertos productos que nos permitan ofrecer al cliente, no sólo una alternativa de compra, sino varias, garantizando la compra y la fidelización de la marca. El factor diferenciador se hace indispensable trabajarlo. Por ejemplo y tal como lo muestra el caso podrían tener balones con diferentes precios, debido a que el mercado está inundado de balones más baratos. Podrían pensar en balones especializados o que brinden un valor agregado, por ejemplo una entrada a un partido de fútbol. Hay muchas otras ideas en las cuales se podrían concentrar para evitar que la guerra de precios los afecte tan directamente.
Con lo anterior no sólo estaríamos concentrándonos en nuestros clientes, sino también en los competidores. Obviamente se hace necesario nuevos proveedores con precios de compra más favorables.
Por último y es lo que más atención me llamó fue la dificultad existente para comunicarse entre las áreas. Ante un problema más que culpables, se debe identificar soluciones. Se puede ver en el caso, como cada área hay su parte y desconocía el proceso siguiente. Creo que se pueden plantear reuniones con las cabezas visibles de cada área donde se compartan las metas, cumplimientos y compromisos semanales, con el fin de sintonizar a todos y lograr que la barca vaya para un mismo lado. Es fundamental que cada área tenga claro su aporte en el proceso de desarrollo de la empresa y como un retraso puede afectar la cadena de procesos.
POR: JUAN CARLOS OVIEDO RAMIREZ
Es evidente la falta de comunicación entre los diferentes departamentos; e igualmente no hay un trabajo en equipo. En ultimas algunas decisiones cruciales para el funcionamiento de la compañía las termino tomando el director administrativo (el gordo, regordo); que como se pudo observar fueron fatales decisiones; que ademas las tomo sin consultar a nadie mas.
Aparte de todo la empresa esta dependiendo de un solo proveedor; con los riesgos que esto implica y que ahora mismo la empresa los esta sintiendo.
Evidentemente en la empresa hace falta un departamento de logística que coordine las áreas y maneje correctamente la información y los procesos.
En este caso se ve claramente un problema de coordinación y comunicación, donde cada área de la empresa se encarga de una parte sin tener en cuenta las demás.
Se puede decir que la comunicación entre compras, importación, producción y ventas no existe, por lo que asumo que una reunión semanal es muy poco y más si en ellas no participan los encargados de las áreas principales de la empresa.
Por otro lado es fundamental tener una buena relación con los proveedores y tener claros los términos con los que se están negociando, y con mayor razón si este es el único. Además no es seguro para la empresa contar con un solo proveedor durante tantos años, debería buscar otros que generen mayores beneficios.
El problema principal de este caso fue entonces el desabastecimiento de la materia prima por una mala comunicación interna y con los proveedores. En un mundo tan globalizado como lo dice uno de los trabajadores, se puede estar en constante contacto con los proveedores para poder prever y corregir cualquier anomalía en el pedido. Y si se esta tratando de implementar un sistema de justo a tiempo, se debe realizar los pedidos con la suficiente anticipación para no tener complicación con la llegada de la materia prima, además se debe contar con un inventario que se pueda utilizar en caso de alguna emergencia.
Para terminar la empresa Balones & Balones debe encontrar la manera de diferenciar se de la competencia china que cada vez es mas grande, y si no lo puede hacer en precios, lo puede hacer en calidad y en cumplimiento.
LA RONCA DE ORO
La empresa se encuentra en un periodo de cambios en las politicas de los diferentes departamentos, en donde no existe una informacion adecuada entre ellos. La ausencia de una politica unificada, lleva a la toma de decisiones desincronizadas.
Por otro lado, es evidente la falta de comunicación, es importante tener bajo estricto control sobre todo el proceso de producción,y en mayor medida si se desea mantener un funcionamiento de “just in time” para maximizar el flujo de efectivo de la empresa.
En cuanto a la ayuda que podria recibir de la empresa competidora, es muy viable, dejando a un lado las diferencias personales, ya que un paro en la produccion acarrea grandes costos.
Para llegar a entender y solucionar la situación por la cual esta pasando esta empresa, es importante analizar y tomar en cuenta cada departamento, y como estos están realizando su trabajo en el momento de formalizar sus labores en conjunto. Dado que la empresa esta representada por dos familias fundadoras, y se ha caracterizado por su trato amable y cálido entre sus directivos y empleados durante mucho tiempo, es evidente que se ve afectada al detenerse la producción por falta de materia prima y mal manejo del departamento de Comercio exterior (jefe de departamento Karla).
Un punto clave que conllevo a que se diera esta problemática en la empresa y se detuviera la producción, fue la aplicación de la técnica “justo a tiempo”, la cual la empresa o mejor sus departamentos no supieron comprender y así adaptarse para llegar a una mayor eficiencia. Es claro que esta técnica es eficiente, pero en casos contrarios como los de esta empresa, es evidente que la mala organización, información, y mas importante la logística de cada departamento y su conjunto (la empresa), conllevan a tener problemas al interior de la empresa.
Dado que cada departamento tiene gran responsabilidad en la empresa y estos van fuertemente ligados uno del otro, es indudable que el problema recae sobre la jefe del departamento de Comercio Exterior (karla), en donde al facilitarle el tramite de la materia prima y pensar que era lo mejor (gana – gana), no tuvo en cuanta la problemática que se encontraba en su interior, demorándose el despacho de la mercancía, atrasando totalmente el funcionamiento y metodología del “justo a tiempo” que se estaba llevando, y produciendo el paro en la planta de producción.
Por otro lado, otra falla sobre la cual recae la empresa es la falta de comunicación entre los departamentos, en donde esta se ve realizada a una sola persona el gerente de producción (Willington Ortiz), el cual es el encargado de realizar el trabajo de logística de los departamentos, y su vez estos estén en continuo trabaja y se lleve acabo una producción duradera; Dado que el jefe de producción tiene esta gran responsabilidad es claro que no esta realizando su tarea de forma adecuada, y el cual debe responder por el problema en la empresa (siendo el mayor garante del problema).
Una solución para este problema, es realizar una integración o canal de comunicación entre los diferentes departamentos y áreas de la empresa (incluyendo trabajadores-jefes) y tener en su conjunto una idea mas clara de “hacia donde se quiere llegar” y “que responsabilidad poseen todos y cada uno en la empresa”, uniéndose y seguir siendo una empresa familiar.
En esta compañía existe una notoria falta de comunicación entre los departamentos, producción, compras, comercio exterior, etc. Cada uno de estos son clientes internos que deben responderle al siguiente en la cadena de valor que se ha construido y ha hecho que la empresa esté posicionada.
Tener una maquinaria parada cuesta mucho dinero y lo que se deje de producir en ese tiempo es perjudicial para toda la organización. En cada uno de los procedimientos para que la MP comience a transformase debe existir un responsable y manejar muy bien las normatividades y condiciones que pone tanto su cliente interno como externo, es una cadena donde todos están involucrados y debe tener algún responsable generando valor a cada uno de los procesos.
Se deben analizar los si los proveedores de materia prima pueden cumplir con los requerimientos de acuerdo al nivel de productividad, seguramente hacer un pedido muy grande de MP elevaría los costos de almacenaje, una posible solución sería conseguir un proveedor nacional que cumpla con los requerimientos de los productos.
Esta consecución permitiría tener un “colchón” acorde a la información que se tiene histórica de producción y facturación arrojada efectivamente por los sistemas de información que se manejen, así en algún momento puede tener poder de negociación de acuerdo al volumen de compra, esto beneficia a la empresa y desarrolla el comercio del país.
Programas de incentivos donde cada uno de los integrantes de la pirámide organizacional donde cada uno de los involucrados haga su trabajo en beneficio de un equipo y no individual donde se pasan la pelota el uno al otro librándose de las responsabilidades pero que de manera inmediata puede resolver el inconveniente, de igual manera programas de capacitación en temas actuales que permitan a los empleados sentirse útiles y ampliando sus conocimientos por ejemplo “Just In Time”.
La efectividad de estos programas permitiría que una organización capacitada sea capaz de reaccionar ante una crisis y se encarrile y busque un único objetivo, reflejándose en una mayor participación en el mercado
Fabián Gómez dijo…
en el caso de la Ronca de oro, se dan varias situaciones:
La primera es que todos se acostumbraron a hacer sólo su trabajo, revisan qué es lo que les corresponde hacer para luego pasar la responsabilidad a la siguiente persona de la misma u otra área, y determinar que hasta allí llega su responsabilidad en lo que concierne a determinada tarea. Y así sucesivamente, la última persona que recibe instrucciones en la orden de secuencia, también recibe la responsabilidad de la tarea que se está llevando a cabo, que igualmente le vuelve a trasladar la siguiente, una vez realice su parte, hasta que llega a un punto donde quien recibe la responsabilidad es alguien que no hace parte de la empresa y además está fuera de ella: El proveedor. Este último, por conveniencia propia, ha determinado despachar mercancía a sus clientes sólo cuando el contenedor complete su capacidad, con el fin de disminuir costos. Esto también favorece a las empresas que están comprando dicha materia prima. Como esta situación es algo que venía sucediendo desde hace varios años sin que nada sucediera, entonces todo el mundo estaba despreocupado.
Frente a esto, una de las primeras personas responsables es Karla, pues es la pesona que tiene a su cargo el área de comercio exterior, pero a su vez, el jefe de ella Don Willy, también le corresponde estar al tanto de los despachos de materia prima desde N.Y., princiopalmente de ls fechas de envío.
Creo que en la empresa “Balones y Balones” se debe hacer una revisión de los procesos y se deben mejorar los controles con respecto a las responsabilidades, de tal forma que más de una persona esté pendiente de las actividades y tareas en cada área. Este ajuste en los procesos implica que en cada área y cada persona debe estar atento a los “puntos de alarma” donde por ejemplo, si los de producción se dan cuenta que se está acabando la materia, con anticipación deben solicitar a bodega el suministro de más materia prima y estos a su vez avisar a almacén para que verifique sus puntos de reorden, hasta llegar a un punto donde se encienda la alarma porque ya no hay más materia prima. Pero no se puede esperar a que no se escuche el ruido de la máquina para darse cuenta que hay un problema.
En este caso, el problema no es de la máquina, ni del proveedor, ni de la competencia. El problema es de las personas y de los procesos operacionales, los cuales no se revisan desde hace muchos años y es necesario hacer ajustes para adecuarlos a la situación actual. También deben aprovechar el momento para revisar la situación de la empresa frente a la competencia nacional e internacional para determinar hasta donde los puede afectar la entrada de los balones chinos y sí mismo hacer una verificación de sus fortalezas y debilidades así como de sus oportunidades y amenazas.Igualmente, si la empresa tiene implementado el Justo a tiempo, deben revisar como está funcionando porque esta herramienta administrativa involucra el aprovisionamiento de materia prima en los momentos necesarios para minimizar costos sin desatender a los clientes.
21 de mayo de 2009 5:45