Author: Andres Lopez Astudillo
http://casonoarrojes.blogspot.com/
El siguiente caso presenta una empresa familiar que ha tenido un crecimiento importante y es adquirida por una multinacional, la cual trabaja con los estandares internacionales de un sistema integrado de informaci贸n ERP. Este sistema es implementado en la empresa sin considerar los elementos necesarios para llegar hasta el piso de la operaci贸n en t茅rminos de las personas que van a incluir la informaci贸n de operaci贸n necesaria de tal forma que se pueda llevar registro y control de las actividades adelantadas.
El no disponer de una informaci贸n encadenada entre los niveles de gesti贸n y operaci贸n, generan problemas en la adquisici贸n y compra de suministros para la correcta actividad log铆stica.
octubre 24th, 2008 at 0:19
En el Caso 鈥淣O ARROJES EN SACO ROTO鈥 se presenta una situaci贸n que afecta a muchas empresas: 鈥淐ada 谩rea de la organizaci贸n trabajaba como una isla cumpliendo los objetivos del 谩rea mas no los objetivos de la organizaci贸n鈥 esta situaci贸n esta representada en el hecho que involucra a Andr茅s, persona que podr铆a solucionar (temporalmente) la necesidad de registrar el pedido de los sacos, y que no lo hace, dizque por que tiene que presentar informes de resultados del mes para la junta, la tarea que le pide Jaramillo no le exigir铆a mas de 15 minutos, y pudo evitar las perdidas que deber谩 incluir en el informe.
Pero en el caso la situaci贸n protagonista esta es la situaci贸n t铆pica de muchas empresas que han crecido y que por el tama帽o al que han llegado y los vol煤menes de informaci贸n que manejan en las operaciones de la empresa, han invertido gran cantidad de dinero en la adquisici贸n de un sistema integrado de informaci贸n ERP. El paradigma expuesto en el caso afecta a todo el personal de la empresa desde el Gerente General hasta Jaramillo, ellos siguen realizando su trabajo como si se tratase de una empresa familiar, el tiempo que llevan en la empresa ha hecho que sus practicas habituales de operaciones en el trabajo se conviertan en parte intr铆nseca de una forma de actuar y pensar que ri帽e con la sistematizaci贸n y cambio en la cultura de las operaciones que exige la implementaci贸n de un sistema integrado de informaci贸n ERP en una empresa que nunca ha tenido tal sistema de informaci贸n.
En la presentaci贸n del caso se dice: 鈥渆l sistema de informaci贸n no puede dar soluci贸n para poder emitir una simple orden de compra鈥, esta es la frase t铆pica que se escucha cuando se hecha la culpa de un problema a los sistemas de informaci贸n, que no son mas que herramientas que deben ser operadas por personas, la operaci贸n de los sistemas integrados de informaci贸n ERP exigen un cambio en la cultura de trabajo de las TODAS las personas de la empresa, que incluya un cambio en la forma en que se realizan el trabajo, el cambio que implica pasar de un trabajo orientado a tareas a un trabajo orientado a la ejecuci贸n de procesos en los cuales se tenga claramente definido el objetivo y el resultado final, junto con los insumos y precondiciones necesarias para llevar a cabo esos procesos.
La operaci贸n de una empresa soportada por medio de Sistemas Integrados de informaci贸n exige un trabajo en el cambio cultural de las personas que requiere tiempo, si la cultura de las personas que operan el sistema y seran clientes del sistema no se ha adaptado a las exigencias del sistema de informaci贸n, la inversion que se haga en ellos sera un asunto de ARROJAR EN SACO ROTO LOS RECURSOS INVERTIDOS EN EL SISTEMA.
octubre 24th, 2008 at 15:28
Comentario caso “NO HECHES EN SACO ROTO”
Como se pudo leer, el caso presenta diferentes problemas como son:
1.- De comunicac贸n: Cada 谩rea habla un idioma distinto, no hay uniformidad de la informaci贸n, no hay orientaci贸n de la informaci贸n hacia los ususarios y la informaci贸n no es consistente.
2.- Resistencia al cambio: Cada uno confia en su propio sistema y rechazan los cambios que se estan implementando.
3.- Falta de integraci贸n de las 谩reas: Cada 谩rea persigue su propio objetivo.
4.- Falta de confiabilidad para toma de decisiones.
5.- Falta de control sobre las operaqciones.
6.- Nula integraci贸n entre las 谩reas.
Como se puede deducir a trav茅s de estas puntos, la empresa se encuentra en un caos, sumandole que se esta haciendo la implementaci贸n de un sofware de ERP, que requiere un ambiente contrario al presentado en la empresa, pero que guiado en la forma correcta si es una soluci贸n para elproblema que se tiene.
Soluci贸n:
1.- Se debe replantear la instalaci贸n del programa, identificando plenamente los involucrados tanto enlos niveles superiores, como a nivel operativo y comprometerlos con el trabajo.
2.- Determinar los sistemas de apoyo necesariospara garantizar el correcto funcionamiento de la implementaci贸n y posterior, permitiendo la eficiencia del mismo.
3.- Determinar los objetivos de la empresa y con base en estos determinar el flujo de la informaci贸n para el logro de los mismo, logrando alinear la informaci贸n con los objetivos.
4.- Establecer los mecanismos de control del flujo de la informaci贸n que permitan la retroalimentaci贸n efectiva en todos los niveles de la empresa.
5.- Establecer si la infraestructura tecnologica existente es la necesario, determinando necesidades puntuales sobre la misma.
6.- Evaluar si el personal es competente o no y de ser necesario hacer los cambios que se requieran, para eliminar la resistencia y fluidez del la implementaci贸n.
7.- Establecer claramente los niveles de responsabilidad para cada 谩rea.
Normalmente en las implementaciones se presentan este pero se agudiza m谩s cuando no hay responsables y cuando no hay controles adecuados y efectivos.
Wilson Naranjo T.
octubre 25th, 2008 at 1:34
CASO NO ARROJES EN SACO ROTO
Adriana Marcela Ord贸帽ez
Cc 25283742
MBA en Administraci贸n
Gesti贸n de abastecimiento
En el anterior caso podemos evidenciar que la sola implementaci贸n de una nueva tecnolog铆a en la planificaci贸n de recursos en la organizaci贸n no garantiza la eficiencia de una empresa, m谩s a煤n cuando las personas que lo operan no lo conocen y tampoco lo manejan.
Es necesario antes de implementar 茅ste tipo de recursos definir claramente que beneficios se pueden obtener al implementar 茅ste tipo de sistemas de acuerdo a los vol煤menes de producci贸n que se maneje en la empresa y el tama帽o de la misma y frente al sistema previamente utilizado.
De igual manera se debe definir c贸mo se garantiza la capacitaci贸n y operaci贸n en el sistema de el 100% de el personal de la empresa que va a estar en contacto con el mismo, para que puedan visualizar las operaciones como un todo interelacionado y no como 谩reas aisladas.
En el caso no se evidencia que se haya realizado 茅ste tipo de actividades.
Los datos ingresados al programa no coinciden con la realidad de la empresa y por lo tanto no se cumple con el objetivo inicial , que es el de agilizar los flujos de datos en toda la organizaci贸n para dar a todos los empleados de las diferentes 谩reas informaci贸n sobre operaciones en tiempo real, por lo tanto los errores de un 谩rea , afectan toda la cadena de producci贸n y abastecimiento de la empresa y al no ser una sistema manejado por todos los empleados , las acciones correctivas a realizar se ven frenadas ante el desconocimiento, ocasionando retrasos , reprocesos y finalmente impactos negativos en las utilizades de la empresa al no garantizar el producto .
Los usuarios operativos que deber铆an manejar adecuadamente el sistema, identifican tard铆amente las fallas y no las notifican para su soluci贸n al inferir que no les corresponde la 茅sta responsabilidad.
La empresa no tiene una cultura organizacional orientada hacia el trabajo integral como equipo de producci贸n y abastecimiento , por lo que todos los procesos se realizan de manera aislada y sin la intervenci贸n del personal correcto .
No existe adem谩s identificaci贸n de riesgos potenciales que amenazan la producci贸n y los inventarios , por lo tanto no se cuenta con un plan de manejo ante eventualidades .
Por todo lo anterior, la posibilidad de planificar por parte de la alta gerencia, la capacidad de producci贸n y de asignaci贸n de recursos financiero se ve limitada al no contar con datos precisos y reales .
Como recomendaciones se pueden plantear:
-Estimular en todo la organizaci贸n la cultura del trabajo en equipo y la comunicaci贸n constante entre 谩reas involucradas.
-Capacitaci贸n en el sistema a todo el personal de interviene en la producci贸n y venta del producto en la empresa .
-Empoderamiento en el manejo de inconvenientes que impactan en la producci贸n de la empresa , de todos los jefes de 谩rea para que act煤en de manera integral al preveer fallas o manejar tempranamente las mismas para que no impacten en el resto de sectores.
-Medici贸n peri贸dica del impacto del impacto
octubre 28th, 2008 at 17:07
Janet Burbano Rosero
Caso: 鈥淣O HECHES EN SACO ROTO鈥
Este caso permite reflexionar sobre el proceso de implementaci贸n de un proyecto de envergadura para una organizaci贸n, por su inversi贸n, el de dar respuesta a una necesidad sentida como es la de tener informaci贸n oportuna, confiable y poder tener las cifras en l铆nea.
Es parad贸jico como el grupo primario en medio de tanta tecnolog铆a, no se est茅 dando cuenta que la empresa est谩 en serios problemas y lo importante se les volvi贸 urgencia, es mas est谩n en emergencia, por la situaciones varias que se presentan en diferentes 谩reas, y que el seguimiento a la implementaci贸n no est谩 respondiendo a un plan de contingencias que soluciones estas posibles situaciones, se observa claramente como no hay conversaci贸n entre los procesos, debido a que funcionan por cumplimiento de tareas, la responsabilidad de un 谩rea parece terminar en el incio de otra 谩rea en la cadena de abastecimiento.
Muchos proyectos fracasan en las organizaciones por la falta de verificaci贸n en la coordinaci贸n de actividades de planeaci贸n, la implementaci贸n o ejecuci贸n, siendo muy importante la retroalimentaci贸n, ajustes o planes de contingencia que permitan asegurar y controlar todo el proceso de implementaci贸n teniendo en cuenta, los recursos econ贸micos, la tecnolog铆a, los procesos y quien hace posible las operaciones en una empresa su gente, quien debe estar altamente capacitada, entrenada y calificada para operar un nuevo sistema, lo que trae un especial trabajo en la resistencia al cambio y el acompa帽amiento en la migraci贸n de un sistema a otro que est谩 buscando eficiencia en la gesti贸n de las operaciones de inventario, abastecimiento y poder tener unidad de prop贸sito y control de mando en todas y cada uno de los procesos de la empresa.
Soluciones para este caso:
1.Evaluar el flujograma de implantaci贸n del sistema ERP, donde se vea como y donde se involucra cada una de las 谩reas en los diferentes procesos resaltando la responsabilidad de cada una.
2.Recordar el objetivo por el cual se necesita implementar el sistema ERP, los beneficios que traen y el valor de la inversi贸n hasta ahora realizada.
3.Elaborar una evaluaci贸n al plan de capacitaci贸n de todo el personal que tiene que ver con el Sistema ERP y elaborar una verificaci贸n del nivel de conocimiento y aplicaci贸n del mismo.
4.Seguimiento al plan de contingencias asegurando tener control de toda eventualidad que pueda ocurrir en el proceso de implementaci贸n del sistema ERP
noviembre 10th, 2008 at 9:40
Universidad ICESI MBA Gesti贸n de Abastecimiento y Distribuci贸n Por: Ricardo Le贸n L贸pez
CASO 鈥 No Arrojes en Saco Roto
Despu茅s de leer detenidamente este caso y buscando la mejor forma de solucionar los problemas que se pueden apreciar en la compa帽铆a Campo Verde referentes a la implementaci贸n del nuevo sistema ERP y al poco crecimiento de las utilidades, considero necesario tener en cuenta varias recomendaciones, las cuales se帽alar茅 m谩s adelante que ayudar谩n a mejorar los procesos existentes sin crear mayores traumatismos de los que ya tienen.
Con el fin de poder llegar a recomendar o desarrollar al interior de la compa帽铆a una o varias propuestas que ayuden a mejorar la empresa, es importante primero detallar las que en mi opini贸n son las debilidades m谩s importantes encontradas.
Se puede apreciar que cada 谩rea trabaja de manera independiente y que la comunicaci贸n entre ellas no es efectiva. Los empelados de cada departamento trabajan como si fueran islas solitarias buscando cumplir con los objetivos de su propio departamento y no los objetivos de la organizaci贸n.
Igualmente se puede apreciar que no existen procedimientos claros con los cuales los empelados sepan formalmente sus funciones, actividades 贸 tareas y como deben actuar ante determinadas circunstancias con el fin de no demorar o entorpecer los procesos. Tambi茅n se evitar铆an sobrecargas de trabajo y concentraci贸n de funciones en un solo empleado.
Se observa adicionalmente falta de competencias y capacitaciones de los empleados del 谩rea de almac茅n, habr铆a que revisar con mayor detenimiento este punto, pues podr铆a estar pasando lo mismo en otras dependencias.
Tambi茅n es evidente que existe un ambiente de trabajo informal, el cual considero que no es el apropiado a la hora de que los empelados sientan el compromiso y la responsabilidad de sacar adelante o cumplir con los procesos de la compa帽铆a.
Finalmente es importante se帽alar que la compa帽铆a tambi茅n adolece de una falta de planeaci贸n, seguimiento y control a los procesos, lo cual origina retrasos, demoras y conflictos que podr铆an ser f谩cilmente evitables, adicionalmente disminuir铆a los costos de manera considerable.
Asimismo observo que no hay al interior de la compa帽铆a una divulgaci贸n y cumplimiento de las programaciones de producci贸n existentes, lo cual genera errores y desconfianza al proceso ocasionando retrasos e incumplimientos en la entrega de los productos a los clientes por parte de la compa帽铆a.
Despu茅s de detallar los problemas encontrados a continuaci贸n voy a enumerar las recomendaciones que en mi opini贸n ayudar谩n a Campo Verde a lograr un mejoramiento estructural de los procesos internos, que originar谩n mejores resultados, el orden en que ser谩n especificadas estas recomendaciones no implica que unas sean m谩s importantes que otras:
1.- Se debe elaborar un plan de mejoramiento de la comunicaci贸n al interior de la compa帽铆a que permita que esta sea m谩s fluida y oportuna con el fin d poder tomar decisiones acertadas en el momento justo. Es importante siempre tener informaci贸n confiable y de primera mano, pues esto ayuda a evitar que se tomen decisiones equivocadas o innecesarias.
Este plan ayudar谩 a la organizaci贸n a mejorar innegablemente la eficiencia en cada una de las 谩reas, enfoc谩ndose m谩s en los procesos integrales m谩s que en las tareas.
2.- Desarrollar al interior de la compa帽铆a un plan de capacitaci贸n el cual abarque temas como trabajo en equipo, responsabilidad, eficiencia. Se busca con este plan que los empleados de la compa帽铆a desarrollen habilidades para trabajar en equipo y dejen de ser islas independientes. Si los compa帽eros de distintas 谩reas conocen las actividades b谩sicas que realizan otras, podr谩n entender y a ponerse en los zapatos de los dem谩s, d谩ndose cuenta de la importancia que representa para el proceso en general de la compa帽铆a las actividades que cada uno desarrolla. Igualmente les ayudar谩 a que los empleados a mejorar sus competencias y en un momento dado podr谩n responder de una mejor manera ante determinadas circunstancias.
3.- Realizar nuevamente un programa de capacitaci贸n y soporte para el nuevo ERP de la compa帽铆a, el cual no fue lo suficientemente s贸lido para algunas 谩reas. Esto ha originado que departamentos el almac茅n por ejemplo, no puedan a煤n estabilizarlo. De no ser as铆, el tiempo en el cual se ver谩n los beneficios de este nuevo aplicativo ser谩 mucho mayor y podr铆a presentarse tambi茅n, que no le saquen el provecho que se espera a cada uno de los aplicativos que tiene el nuevo software.
Como complemento a este programa y con el fin de que no pase lo anterior, es necesario ir realizando reuniones peri贸dicas de los avances de este programa con el fin de que se puedan realizar los refuerzos necesarios en el momento justo o los correctivos de ser necesarios.
Espero con estas recomendaciones que los resultados de Campo Verde mejoren de manera sustancial, pues al ser m谩s eficientes los procesos, la productividad de la compa帽铆a as铆 como sus utilidades aumentar谩n.