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Este caso nos presenta las angustias, stress, contradicciones y absurdos, que vive una Planeadora-Compradora en una empresa comercializadora de tecnología , durante la semana de cierre de ventas.
Nos permite reflexionar como lo que cotidianamente consideramos “NORMAL”, en la operacion logísitica de las empresas, es el producto de variables externas e internas , que al unirse , generan un caos colocando en riesgo el cumplimiento comercial y la sostenibilidad del negocio a largo plazo.
Igualmente , este testimonio, nos permite reflexionar sobre la calidad de vida que pueden tener los funcionarios que trabajan en áreas lógísticas en las organizaciones.
El sindrome del cierre, es un mal que ataca la mayoria de las organizaciones y se debe básicamente a la cultura de dejar acumular determinados trabajos para ultima hora, con el pretesto de falta de tiempo, así se dejan tambien tomas de decisiones para ultima hora, unas con el fín de tapar los huecos dejados por la toma de decisiones a tiempo y otras por tratar de cumplir con las metas como sea. Esto es lo que podemos ver en el caso, sumandose otras seríe de anomalias que hacen del trabajo un caos completo, la solución que planteo, la hago desde mi experiencia en el cargo actual:
1.- Se debe hacer una revisión completa de los procedimientos para la coordinación de logistica.
2.- Revisión de los procedimientos para compras, incluyendo solicitudes de compra, manejo de inventarios, responsables de la información y flujograma del proceso.
3.- El proceso de compras y logistica se activa con los forecast de ventas, los cuales deben contener los volumenes de compra presupuestados para el mes, en estos forecast, se deben tener en cuenta los inventarios, los cuales deben sser reportados por logistica, para esto se deben tener fechas fijas, tanto para la programación como para que sea entregada a la coordinación de logistica y compras.
4.- Se debe tomar control por parte de la empresa del manejo de los inventarios, ya que no es conveniente que uno de los principales procesos del objeto de la cia, sea manejado por terceros, dentro de este control se debe establecer las condiciones fundamentales como el recibo de mercancias, su verificación de acuerdo a las especificaciones tecnicas, reportes puntuales al momento del recibo de la mercancia por diferencias en cantidades, calidades, precios, para que sean aprobadas por el jefe de compras.
5.- Se debe diseñar un reporte para la Gerencia y Ventas de los movimientos diarios de inventarios de acuerdo al comportamiento donde se hagan las observaciones sobre el cumplimeintos del forecast, permitiendo la toma de decisiones sobre incrementos o disminuciones de los stock de inventarios, de acuerdo a posibles cambios externos, de igual forma se deben reportar las causas del no cumplimiento.
6.- Se deben establecer indicadores de evaluación de proveedores, donde se relación dos aspectos, uno la calidad en producto y calidad en servicio, con el fin de certificar los proveedores y poder tomar decisiones en cuanto a posibles cambios en los mismos.
7.- los cierres en logistica y compras son diarios, ya que se deben hacer seguimeintos permanentes sobre las programaciones, con el fin de poder tomar correctivos a tiempo, los suministros más representativos para la empresa se deben garantizar por meedio de contratos que determinen las responsabilidades de la empresa y los proveedores.
8.- Formar proveedores alternos que permitan la no dependencia de uno solo, lo cual es critico para cualquiere empresa.
Estos punto los hemos puesto en practica en la empresa, solucionando en un 90% los problemas que como los del caso nos sucedieron.
Es de anotar que de todos modos siguen habiendo fallas pero son manejables, ya que dentro de este proceso hay interacción de la Gerencia General, Gerencia de Ventas, Gerencia Financiera, Gerencia de Planta y Logistica.
Wilson Naranjo T.
Este caso describe lo que sucede frecuentemente en las empresas quienes a fin de mes presentan cuellos de botella en los cierres, debido a la no planeación de las áreas funcionales o la presión de cumplir con la meta, la coordinadora de planta en este caso parece mas una patinadora de eventos que una jefe que gestiona los procesos para dar cumplimiento a la promesa de valor hecha por la organización a sus clientes, por otro lado el desgaste físico y hasta emocional evidencian a una empleada muy agotada y con una pésima calidad de vida.
No se evidencia una relación de cooperación con los proveedores quienes tienen que ser vistos como socios de la empresa y no solo como quien nos abastecen de materia prima o productos hay que propender por establecer una relación duradera y que en el corto tiempo se vea yo gano y tu ganas. Tal relación debe ser de colaboración y no de competencia incluso podrían participar en el diseño de producto y mas aun darle partido en el manejo de inventarios, para tener los stock adecuados.
Es muy importante la sincronización en la organización de la estrategia, la gestión de las operaciones y las políticas de planeación en ventas, recursos, administración de inventarios, pronósticos, mercadeo, para que puedan competir y tener eficiencia en la administración de los procesos en la cadena de valor.
La tecnología (compras electrónicas, radiofrecuencia, balanced score ca.. etc) y los indicadores de gestión son herramientas que le permiten al administrador conocer y tener un panorama al menos completo de como se encuentra el flujo de los procesos y puede a tiempo intervenir en la toma de decisiones con lo que puede asegurar que la promesa de valor, hecha a los clientes la podrá cumplir, elemento importante para la fidelización y satisfacción de los clientes. En el caso de otro cierre mas no se ve tal coordinación, la información no tiene unidad y precisión, pues en servicio al cliente no tienen idea de cómo va el despacho de los productos , y empieza el rompimiento de la cadena, cada persona sabe de su función pero no navegan en la estandarización y flujo de las operaciones en los distintos procesos.
Janet Burbano