DIAGRAMA CAUSAL
sábado, septiembre 26th, 2009
sábado, septiembre 26th, 2009
En la sede principal de casa matriz de la multinacional la PERLITA en Londres, se encuentra reunida la Junta Directiva a Nivel Mundial con el fin de revisar los proyectos y planes de ahorro para la región Andina, para ello solicitan al presidente de la región propuestas con resultados a más tardar en dos años que contribuyan con la reducción de costos planificada en aproximadamente 1000 millones de dólares.
Escena 1: ¡¡¡ La gran idea!!!
Paralelamente en Colombia, Daniels Munish Presidente de la región Andina, un poco pensativo acerca del futuro de la compañía y con el reto de reducir los costos logísticos para mejorar la imagen corporativa de la empresa frente a sus respectivas filiales, decide tomar el teléfono y llamar a Michelle, una mujer comprometida y creativa quien ha desempeñado por el lapso de un año el cargo de gerente de Logística.
Daniels: Alo Michelle, como estas? Por favor puedes pasar un momento a la oficina, quiero comentarte de un proyecto. Por favor no te demores, te espero en 5 minutos en mi oficina.
Después de los 5 minutos……
Michelle: Buenos días Daniels como ha estado?
Daniels: Muy bien gracias, Michelle te he citado de improviso porque quiero que hablemos de unos ahorros que nos están solicitando de casa matriz. Yo sé los excelentes indicadores de desempeño que tenemos en el área de Logística pero de pronto también aquí tenemos la oportunidad de mejorar, me gustaría escuchar nuevos proyectos donde nos puedan contribuir a esos ahorros.
Michelle: OK, Daniels precisamente estaba trabajando en una Gran Idea, pero antes de comentarla me gustaría que revisáramos los indicadores de este mes para que evaluemos si es posible apuntar al cumplimiento de la idea o proyecto.
Daniels: Claro, revisémoslos en mi computador de inmediato.
Michelle: Daniels, la tendencia que se obtuvo en este trimestre de nuestros indicadores y costos no fueron las esperadas en el área de Almacenamiento, donde los indicadores no alcanzaron el objetivo del 95%, solo se llego al 93%.
Realizando un estimado para el siguiente trimestre podríamos obtener un 99% en niveles de desempeño, pero te preguntaras ¿cómo lo haríamos? y la respuesta muy inmediata y sencilla sería “ Con la tercerización del Almacenamiento”.
¿Qué te parece la idea? Yo sé que es un proyecto agresivo pero estoy segura que podemos afrontarlo pues contamos con solvencia económica y un equipo humano con altas capacidades.
Daniels: ¡Excelente Michelle ¡ por favor estructura mejor la idea, revisa las cifras, la idea es que al final del año podamos presentar el proyecto con su respectivo cronograma. Elabora un proyecto y en 6 meses revisamos como estamos.
Daniels y Michelle se despiden con una gran sonrisa y una genial idea que va hacer ¡¡¡boom!!! en la compañía.
Escena 2: El acuartelamiento.
Michelle ubica a su equipo de trabajo, son dos ingenieros jóvenes, Yackelin se desempeña como Jefe de alistamiento y despachos nacionales y James se desempeña como Jefe de abastecimiento a plantas. Los hace reunir con urgencia.
Michelle: El día de ayer en reunión con Daniels acordamos iniciar con un proyecto que liderara Logística!, hay dos muy buenas noticias!
La primera es que trabajaré 6 meses en este proyecto que será de gran importancia para la región andina pues la idea es generar ahorros.
La segunda es que debo retirarme de la operación Nacional y de exportaciones y como ustedes son mis personas de confianza y mi gran respaldo, quedaran al frente de la operación reportando directamente a Daniels.
James: UH!! que interesante, nos puedes comentar algo más concreto del proyecto?
Michelle: en este momento no les puedo comentar pues la información se esta manejando de forma reservada. En seis meses les comentaré toda la información que se requiera para iniciar con el proyecto.
Yackelin: listo Michelle, cuenta con nuestro apoyo!!
Después de estas palabras cada uno del equipo se retira a meditar lo acordado e iniciar en forma el proyecto y dentro de seis meses conocer cuál será el futuro del área donde laborán.
Escena 3: (6 meses después) ¡¡ El GOL !!
Michelle reúne nuevamente a Yackelin y a James y les realiza el tan anhelado comunicado:
Michelle: buenos días Muchachos, los felicito pues he recibido muy buenos comentarios durante mi ausencia, la verdad tienen muy estable la operación. Bueno sin más preámbulos El objetivo de esta reunión es comentarles cual fue mi resultado de estos 6 meses de trabajo, Nuestro proyecto es la tercerización de toda la operación de almacenamiento….¿qué les parece??.
Yackelin y James se miran con asombro pues no conocen nada acerca del proyecto.
Michelle, se encontraba acompañada de Yonier, quien había trabajado en La Perlita por más de 20 años y era muy conocedor del área de Logística, era muy apreciado por el grupo pues prácticamente había sido el entrenador de los del área.
Michelle: Además eso no es todo, contaremos con la ventaja que Yonier trabajará con el Outsourcing de almacenamiento y será quien estará a cargo de nuestra operación, entonces estaremos hechos, ahorraremos y el cambio en la operación será transparente pues Yonier conoce toda nuestra de operación nacional.
Al escuchar esto, James y Yackelin sintieron un descanso pues conocían bien el trabajo de Yonier y sabían que su experiencia en la operación no podía cuestionarse.
Michelle: Espero que tengan un excelente equipo de trabajo pues los resultados deben ser 1000 millones de dólares en el transcurso de dos años. La empresa escogida como Outsourcing fue “Sayayin”.este fue el resultado de una revisión exhaustiva desde el punto de vista financiero, de mercadeo, de procesos etc. En un mes iniciaremos con el proyecto. Esta será nuestra meta del área, considero que el periodo de empalme entre la empresa Sayayin y La perlita será de un mes, por favor preparen todo porque será duro este primer mes pero estoy segura de que luego será transparente para nuestros clientes el cambio.
Escena 4 (6 meses después) El conflicto
Yackelin ingresa rápidamente a la oficina de Yonier y en un tono agresivo le dice: Yonier estoy preocupada, estoy revisando los indicadores de los 6 meses que tenemos de operación y observo que los tiempos de entrega a los clientes se han retrasado, los reclamos de mis clientes han aumentado, esto está peor que cuando La perlita tenia la operación de Almacenamiento, dime ¿qué es lo que esta pasando?
Yonier guarda silencio, y tratando de calmar a Yackelin dice: Estamos haciendo lo que esta a nuestro alcance para cumplir con los requerimientos del contrato….
Yackelin interrumpe: ¿para cumplir?? ¡Ja! muy claro esta en el contrato lo referente a los indicadores de gestión y los niveles de cumplimiento de los mismos y no están cumpliéndose ninguno.
Yonier: Si, de acuerdo pero La perlita debe tener en cuenta que nuestro personal solo tiene 6 meses de conocer la operación y están en un proceso de capacitación, apenas se están familiarizando con los productos, es normal que existan estos errores.
Yackelin: Discúlpame pero yo no puedo decirle a mi cliente que me permita ciertos errores pues el personal del Outsourcing de almacenamiento aún esta en entrenamiento. Esto es la locura, estoy perdiendo mercado…..¿qué vamos a hacer?.
De repente interrumpe la reunión James y se dirige a Yonier:
James: amigo estoy muy preocupado, la Planta se me va a parar por falta de estibas, necesito enviar ¡urgente!
Yonier: esto sé esta poniendo peor. Hace 6 meses no compramos estibas.
Yackelin: ¿cómo así? Por qué?. Esto va a colapsar.
Yonier: porque eso no esta relacionado en la tarifa, en ninguna parte del contrato se incluye las estibas.
Yackelin: OK, entonces ¿qué incluye la bendita tarifa?
Yonier: Yackelin calmate, la tarifa incluye el almacenamiento como tal, ubicación en estantería y los alistamientos, ya sea de recepción o despacho.
Yackelin: haber, en este momento también tenemos 3 montacargas paradas, pues necesitan mantenimiento, ¿quién debe pagar este mantenimiento?
Yonier: Lo siento Yackelin pero como te estaba explicando esto no esta incluido en la tarifa, en el contrato no se estipulo la reparación de activos y por favor no tengo dinero para invertir en sus solicitudes………¡ James compra tú las estibas!
James: No! yo no puedo comprarlas, de mi presupuesto no puede salir. Además necesito que me ayudes con Espacio en la bodega, pues se me acerca la época pico y necesito almacenar los excesos de la planta.
Yonier: por el momento solo les puedo recibir las estibas contempladas en el contrato, 16000 estibas, ni una más pues no tengo espacio físico para ubicarlas.
James: ¡Esto es el fin!
Yackelin, James y Yonier hablan al tiempo pues ninguno tiene presupuestado estos gastos y van en deterioro de la meta de la región Andina.
Escena 5: Presentación del proyecto ante casa matriz.
Michelle llama telefónicamente a Yackelin y le solicita información de los indicadores, ganancias en los 6 meses de operación desde la implementación del Outsourcing y proyección de los ahorros.
Yackelin se queda muda y petrificada respondiendo: Michelle con todo gusto yo puedo realizar el informe pero los resultados no son los que tu esperas.
Michelle: como así Yackelin!!! no entiendo? Necesito esta información cuanto antes……..
Finalmente, ¿Qué presentará Michelle Rodford como beneficios ante casa matriz? .
Escena 6: El viaje a Casa Matriz
Michelle viaje a casa matriz con el objetivo de presentar los resultados del proyecto de tercerización del almacén.
Reunión de Junta:
Presidente: buenos días, hemos reunido a las principales regiones con el fin de hacer una presentación general del proyecto de tercerización y así obtener el total de los ahorrados en este primer año.
El orden de las presentaciones será el siguiente:
– Region Mecca
– Region Cela
– Region Conosur
– Region Andina
Se llevó a cabo la presentación de cada una de las regiones, presentando los ahorros pactados, todos giraban alrededor de los 1 millones de dolares.
Llegó la hora de la presentación de la región Andina:
Michelle: durante este año, pudimos identificar que este proyecto ha sido la mejor idea para lograr ahorros, además estamos muy contentos por las relaciones que hemos adquirido con nuestro operador logístico.
La situación actual del país, la devaluación del peso y la tasa cambiaria no permitieron que obtuviéramos la cifra inicial, pero lo importante ha sido el estudio y proyección que realizamos, el cual presenta que para el siguiente año, no solo obtendremos la cifra presupuestada sino un 20% por encima.
Finalizó la reunión de la junta directiva, y cada uno de los presidentes y directores viajaron nuevamente a sus países.
Todos tenían nuevamente la misión de continuar con sus ahorros, pero Michelle tenía además una labor muy grande, mostrar no solo los ahorros no alcanzados sino los nuevos compromisos.
Escena 7: Reunión de Fin de Año
Michelle envía un comunicado a todo su equipo informando que se realizará una reunión el día viernes 6 de diciembre con el fin de revisar los proyectos realizados en el año y así mismo el plan para el siguiente.
Michelle se dirige a sus reportes directos:
Como están Yackelin, James.
Estamos aquí reunidos, como lo hacemos cada fin de año, para revisar nuestras metas, logros y el plan de trabajo del siguiente año.
Jackelin: quiero comentar que los proyectos manejados este año fueron un éxito:
– Proyecto Alistamiento
– Proyecto Etiquetas
– Proyecto Cycle Count
Realicé una revisión de las metas planteadas y los objetivos fueron no solo alcanzados sino también que logramos metas adicionales.
James: también me siento muy satisfecho porque cada uno de los proyectos que tuve bajo mi responsabilidad permiten mostrar el desempeño y gestión que se ha realizado con producción.
Michelle: los felicito, ha sido un excelente trabajo, pero ustedes saben que teníamos un compromiso, “El proyecto de Tercerización”, y es claro que no solo era mi proyecto sino que necesitaba de la colaboración de todo el equipo para lograr exitosamente los ahorros planteados en la reunión de Casa Matriz.
Ahora lo importante es saber que para nuestro siguiente año aun contamos con la oportunidad de mejorar y nos hemos comprometido en un 20% adicional en ahorros.
Jackelin, James: 20% adicional!!!!, pero como lograremos esto?, nuestra negociación con Sayayín no ha sido de lo mejor, ellos no nos están ofreciendo los beneficios que requerimos, cada vez tenemos que pensar en nuevas inversiones, además la cuota no está siendo cumplida por ventas, en el almacén cada vez necesitamos más estibas, producción no ha podido cuadrar su programación de planta con los recibos de Sayayín.
Michelle: por eso es que les comento la importancia de nuestra nueva meta y el reto que tenemos por delante. Se que con el esfuerzo de cada uno y la presión sobre Sayayín obtendremos nuestros resultados.
Escena 8: El Plan de Sayayin
La junta directiva de la empresa sayayín se ha reunido para revisar el plan de beneficios a ofrecer para sus negociadores en el siguiente año.
Fernando: Como gerente de Sayayín, les informo que no estamos cumpliendo con las metas planteadas, estamos ofreciendo unos precios de negociación muy bajos y nuestro servicio de calidad no puede mantenerse. Debemos revisar nuestras negociaciones o revaluar cada uno de los servicios ofrecidos en la operación del almacén.
Yonier: jefe usted tiene toda la razón, en los dos últimos años hemos recibido la tercerización para grandes multinaciones como La perlita, Colombinin, Golleta, americana de dulces y con todos se presentan inconvenientes de presupuestos de tarifa.
Realicé un análisis para encontrar las deficiencias en nuestra negociación y de esta manera poder sustentar a nuestros clientes, la necesidad de aumentar la tarifa o disminuir la calidad de nuestros servicios.
En conclusión tenemos que:
– Los clientes siempre están buscando las menores tarifas de negociación.
– Sayayín ofrece tarifas globales sin contar con experiencia en las áreas manejadas en el almacén (por ejemplo: fármaco, alimentos, etc). Esto ocasiona que presentemos tarifas muy superficiales sin entender el detalle del negocio de nuestro cliente.
– Los clientes esperan conservar la misma calidad en los servicios, es más en ocasiones superar la misma gestión de almacenamiento que ellos realizaban.
– Las empresas se dedican a la parte administrativa y se desentienden de la operación: no explican como y que quieren que el outsourcing. Pocas empresas dan procedimientos.
– A Sayayín le ha tocado adaptarse a 5 culturas en menos de dos años pues cada empresa tiene sus requeñeques.
– Los clientes se despreocupan del clima organizacional o nivel de operarios esto influye en el servicio al cliente pues al fin y alcabo es el contacto o el final de la cadena.
Fernando: este es un excelente análisis, debemos realizar una presentación con cifras, sustentando tu análisis, así podremos renegociar una nueva tarifa, en especial con La Perlita, o hacer pactos para los servicios ofrecidos.
Por favor plantea una reunión para la siguiente semana con Michelle y su equipo, así podremos anticiparnos a las metas que ellos se planteen para el siguiente año.
Escena Final: El Problema Sin Solución
Como podrá hacer Michelle y su equipo para cumplir con los ahorros pactados por La Perlita en casa matriz?
Es posible que Sayayín pueda ofrecer mejores tarifas de negociación?
Cuándo se podrá evidenciar una solución para todos?
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sábado, septiembre 26th, 2009
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sábado, septiembre 26th, 2009
El siguiente diagrama, presenta el objetivo del cambio de la empresa “La Perlita”, donde contaban con un proceso logístico completo muy costoso y se pretendía obtener un ahorro al pasar a un proceso logístico con Outsourcing en el Almacén.
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sábado, septiembre 26th, 2009
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