Acaba de terminar la reunión de SOP ( Sales and Operations Planning ) en el salón de reuniones mas elegante y cómodo de la empresa en el cual por lo general se reúnen el Presidente, los Vicepresidentes y otros altos Directivos dentro de la organización; tan pronto como se termina la reunión, Jorge Toledo-Gerente de Supply Chain Management, se dirige a toda prisa a su oficina y le solicita a su secretaria Luz Maria Luna que convoque a una reunión de emergencia al Sr Gonzalo López-Gerente de Planeación de Producción y Materiales y a la Sra Maria Eugenia Bernal- Gerente de Exportaciones en 30 minutos en su oficina.
Después de recibir las llamadas de citación a la reunión, Gonzalo y María Eugenia se encontraron en el corredor en su camino hacia la oficina de Jorge Toledo, se veían muy ansiosos , Gonzalo comentó:
¨Debe ser algún nuevo proyecto de Casa Matriz para que nos citen a los dos y así tan de prisa “‘.
Una vez llegan a la oficina saludan a Luz María y pasan a la oficina de Jorge quien los saluda muy efusivamente y les pide que se sienten:
-Señores y Señoras : tenemos un gran reto . Nos han dado la buena noticia que los lanzamientos de nuevos productos que teníamos proyectados al finalizar el año se harán realidad , esto significa más de 3.5 millones de unidades para el último trimestre y 5 millones más para el primer trimestre del próximo año . No les parece grandioso ?….!. Fantástico ¡ Con este panorama no debemos tener ningún problema en cumplir con nuestras meta de rotación de inventario .
AH!!! POR FAVOR…… quiero que se aseguren que el abastecimiento de estos productos sea todo un éxito ; no olviden que tanto Europa como Rusia han luchado mucho por la asignación de esta producción y ahora que la tenemos no podemos perderla……..Y DE NINGUNA MANERA PODEMOS QUEDARLE MAL A CASA MATRIZ.
Gonzalo por favor elabora de nuevo el Production Planning y calcula el proyectado de inventarios a diciembre quiero conocer la rotación de inventario estimada. No veo la hora de darle la buena noticia a Edgar y demostrarle que a pesar de todo lo que nos ha pasado podemos alcanzar nuestra meta . Hablen con Maria Isabel Duque – Gerente de Mercadeo para que les de información detallada de los lanzamientos que tenemos que lograr .
Señores , espero que tengan un buen día , los felicito y los espero mañana a las 8:00 am para que evaluemos el panorama ……AH ..aquí en mi oficina..
La felicidad no parecía llenar del todo a Maria Eugenia y a Gonzalo.
Gonzalo antes de llegar a su oficina fue a una de las cafeteras mas cercana y se sirvió un tinto y estuvo un momento de pie callado; cuando llego a su sitio de trabajo lo primero que hizo fue llamar a su planeador de la línea de producción involucrada y le pidió que viniera de inmediato y le comento el caso :
-Gonzalo : Maria Virginia-(Planeadora), Jorge informa que tendremos un incremento de volumen de producción para el último trimestre ya que los proyectos de Rusia y Europa se hicieron realidad , por favor realiza tu MPS considerando la proyección de estas unidades y que por favor compres los materiales para estos proyectos , asegúrate de tener todos los recursos necesarios para cuando estos proyectos inicien , no podemos fallar .
Ha! …a propósito quiero que me des un estimado de tus inventarios proyectados la finalizar el año , debemos calcular la nueva rotación de inventarios .
-Maria Virginia : Pero Gonzalo , necesito que calculemos nuevamente tasas en el PP , con las unidades que tengo proyectadas para noviembre y diciembre tengo un porcentaje de utilización de la capacidad del 94% , con las nuevas unidades quedaríamos en un 135%:
-Gonzalo : No sé , eso no es problema mío , si Edgar dice hay que cumplir con esos proyectos , hay que cumplir , como , no sé , soluciónalo con el Gerente de planta , creen una estrategia , hagan lo que tengan que hacer . Eso si necesito toda la información para mañana a las 7:00 am . Incluyendo un análisis de los materiales que requeriríamos.
Son alrededor de las 3:00 pm y hace un calor infernal, Maria Virginia sale de las oficinas y se dirige hacia el ultimo rincón de la planta donde espera encontrar a Jorge Llanos – Gerente de Planta al llegar a esta área le informan que el Sr Jorge Llanos se encuentra en una reunión de Seguridad Física y estará de regreso a las 4:00 pm ….Entonces ella regresa a las oficinas bastante agitada , sudando y meditando en las medidas a tomar.
4:00PM : Maria Virginia se dirige nuevamente a la planta y llega a la oficina bastante desordenada y sucia de Jorge Llanos la cual tiene en un rincón cajas con repuestos dañados el otro extremo libros de la planta empastados hace muchísimo tiempo los cuales seguramente tendrán todos los acontecimientos de esa planta desde sus inicios.
Maria Virginia se acerca a Jorge y lo primero que se le ocurre decir es:
– “AUXILIO NECESITO DE TU AYUDA” Créeme que esta vez si estamos en serios problemas , tenemos un incremento tenaz de la demanda .
-Jorge: Más ?, No muchachita no puede ser , esta vez no te puedo ayudar no te tengo ya de donde sacar más unidades , tu lo sabes , estoy a tres turnos e incluso trabajando los domingos . No , no más , me estoy reventando , ya no puedo más .
-Maria Virginia : Jorge cálmate .
-Maria Virginia : Jorge … mira , en SOP definieron que al terminar el año debemos cumplir con todos los proyectos propuestos , esto implica que para los meses de noviembre y diciembre debemos fabricar un total de 4 MM de unidades de sólo proyectos , más 3 MM de producción regular , sin levantar el inventario de enero .
-Jorge : Por eso muchachita , no te puedo ayudar , mira es muy simple actualmente empaco un total de 2.5 MM de unidades en el mes y tengo mi capacidad real utilizada al 110 % , cómo te puedo empacar 3.5 MM de unidades ? No sé para que se comprometen con cosas que no pueden cumplir, bastante les hemos ayudado ya, Además qué es esa forma de planear de ustedes ? , que es eso de manejar plan A, B y C por semana , hablamos de que no se programa una semana sin tener los materiales en aprobado y mentira mis auxiliares están siempre corriendo porque no hay materiales , o me toca hacer mil cambios en la línea para empacar poquitos esperando que llegue el saldo de material .
Además hablamos de que mi lote mínimo es de 40000 unidades por referencia y que máximo me programarías 4 sabores por semana y mentira me programas hasta 8 y 9 sabores .
Quedamos en que no tendríamos urgencias en la semana y mentira toda la producción que saco está comprometida y fuera de eso sin materiales . Donde están entonces los inventarios de seguridad ? , donde esta el análisis de variaciones del forecast ? , donde está el beneficio del software que compraron para planear y que les costó no sé cuantos miles de dólares ? . No señora , ya es suficiente , nosotros les hemos seguido el juego todo por el famoso dicho de que hay que dar servicio al cliente , no hemos logrado cumplir con ninguna de nuestras metas , ni eficiencia , ni desperdicios ni horas extras , no , no más , vean a ver que hacen .
-Maria Virginia : Ok Gracias de todas formas .
Se presentaban grandes diferencias entre los dos tipos de personalidades, Jorge siempre se había distinguido por ser analítico, mesurado, que no corría riesgos y que se sentía mal cuando lo presionaban con el tiempo, en contraste Maria Virginia era una mujer emprendedora que no pensaba mucho para tomar decisiones y lo hacía rápido. Esta situación era un aviso de alerta que de alguna forma interfería el desarrollo normal del proceso.
Maria Virginia regresa nuevamente a las oficinas y se dirige a compras buscando a Carolina Cruz – Ejecutiva de Compras.
-Maria Virginia: Caro te coloqué las órdenes de los materiales que necesitamos para los proyectos de Rusia , Filipinas y Meca , ya las viste ?
-Caro : Si , si las ví y de eso quería hablarte , estás loca , cómo me puedes estar colocando órdenes de sabores para que lleguen en 30 días ? , y órdenes de nuevos materiales de empaque para que lleguen en el mismo tiempo . Tanto tiempo y no conoces los procesos, si quieres te enseño a consultar los Lead Time en el sistema. Olvídelo, yo no tengo por que correr, quien los manda a definir tan tarde los proyectos ……que tal ¡
-Maria Virgina: Pues mira , esto no es mi culpa , no es mi interés personal , tu verás si nos ayudas o no , pero el proyecto hay que ejecutarlo con o sin tu ayuda , Me avisas y si no puedes hablo con Eduardo , al fin y al cabo el siempre me soluciona los problemas .
-Caro : Veré que puedo hacer, eso si no esperes respuesta hasta el viernes.
-Maria Virginia: Hasta el viernes ¿ pero si hoy es martes además mañana debo tener ya la información. No entiendes que este proyecto nos puede salvar el cumplimiento del plan de unidades como operación, no entiendes que nuestra nuevo dueño está pendiente de nuestro resultados como operación?
-Caro : Esta bien, está bien, veré que puedo hacer. No entiendo por que todo son urgencias en ésta empresa ……….que stress..
-Maria virginia se sienta nuevamente en su puesto completamente aburrida y en ese momento aparece Gonzalo tomando tinto nuevamente.
-Gonzalo : Maria Virginia , exportaciones me dice que aún no les has pasado el compromiso de producción de los nuevos proyectos y ellos necesitan entregar la información a las afiliadas . Cuando crees que lo puedes tener ?
-Maria Virginia : No lo sé espero que compras me conteste pronto si los proveedores me pueden o no cumplir con los materiales .
-Gonzalo : Como asi …..Y es que crees que podemos esperar ?, no , además mañana es la reunión , así que debes tener a más tardar la información a las 7:00 am , listo , les diré que a las 8:00 am .
-Maria Virginia : Gonzalo , la planta no se comprometió con las unidades adicionales , dicen que sólo cumplirán las 2.4 mensuales . De donde sacaron que tenemos esa capacidad en planta ?
-Gonzalo : Tu ya conoces la calculadora de la Dirección , bueno te repito , ese no es mi problema , arréglalo , tienes que proponer algo , o donde está tu aporte al negocio ? Maria Virginia please…..
Gonzalo comprendía la magnitud del proyecto, pero en su interior confiaba en las capacidades de Maria Virginia, hasta tal punto de presionarla y observar como respondería a este gran reto. El tenia muy presente las cualidades que como profesional tiene Maria Virginia y así como de sus grandes méritos como estudiante y de sus proyectos que a mediano y largo plazo tenía dentro de la Compañía.
Al otro día a las 7:50 am
-Gonzalo : Maria Virginia , donde está la información ?
-Maria Virginia : Lo siento Gonzalo pero aún no termino , ayer a las 7:00 pm , exportaciones envió un comunicado informando que había una caída de México pero un fuerte incremento en Brasil , lo cual me obligó a reevaluar todo.
-Gonzalo : Te espero entonces a las 8:00 en la oficina de Jorge para que nos expliques la situación . A propósito tu promoción a Ingeniería es todo un hecho tenemos que definir cuando puedes pasar sin que sea traumático para nosotros . puedes estar medio tiempo en tu puesto y en la tarde recibiendo el nuevo puesto……..no creo que sea traumático…..cierto
En la oficina de Jorge :
-Jorge : Bueno señores espero que me tengan toda la información . Quien va a hablar Maria Virginia o Gonzalo .
-Maria Virginia : Ok . La situación es esta . Para cumplir con las unidades requeridas por los proyectos debemos incrementar la tasa de producción desde 88 M unidades diarias a 95 M . Es decir que trabajaríamos los meses de oct , nov y dic este volumen . La capacidad instalada de la planta es de 100 unidades por día por lo cual podríamos cumplir .
Sin embargo la capacidad demostrada de la planta está en 88 M unidades , que no siempre cumplen . El Gerente de planta no se compromete a producir más de esta capacidad ya que actualmente trabaja a 3 turnos , sábados y domingos para cumplir con el programa semanal .
Los meses de Nov y Dic sería de producción en un 90 % de nuevos proyectos , ya que los materiales estarían llegando , si llegan, la última semana de octubre para empezar producción en la primera semana de noviembre . Las órdenes de compra han sido colocadas fuera de lead time , la gran mayoría de la gran mayoría de ellas colocadas en la mitad del tiempo.
En el mes de octubre estaríamos fabricando la producción regular a exportar en nov , diciembre y enero por lo cual tendríamos más de tres meses el producto en inventario y que por las condiciones de calidad no podría ser exportado .
-Jorge : No es posible , Qué es esto ? Bueno que probabilidad tenemos de que los materiales lleguen cuando los necesitamos ?
-Maria Virginia : La verdad no muchas , el porcentaje de cumplimiento de las órdenes fuera de lead time es del 45 % .
-Jorge : Y qué pasa si los materiales no llegan , qué hacemos ?
-Maria Virginia : Paramos la planta .
-Jorge : Pero como es posible que me diga eso , y no tenemos nada más que producir ? cómo vamos a parar la planta ?
-Maria Virginia : No señor , el adelantar producción en el mes de octubre de producto regular nos dejaría en noviembre con inventarios muy altos de producto terminado y muy bajos en materias primas , no tendríamos materiales para producir ninguna otra referencia .
-Jorge : Cómo que no y el inventario de seguridad ?
-Maria Virginia : El inventario de seguridad se ha consumido con el incremento del 45 % y 60 % de los requerimientos de Meca y Cono Sur , las órdenes para reponerlo fueron colocadas dentro de lead time y estarán llegando en la ultima semana de noviembre .
-Jorge : Pues adelántelas .
-Maria Virginia : Los proveedores no se comprometen con una mejor fecha, ni la naviera tampoco ya que están dando prioridad a las n mil órdenes que les colocamos fuera de lead time .
En ese momento sonó la puerta :
-Exportador : Siento interrumpir pero Rusia acaba de llamar que tienen un error en el forecast y que los requerimientos son mayores a los que pensamos , claro que no han confirmado nada oficial , hablan de 200 M unidades más . Les contestó que si podemos hacerlas verdad ? servicio es servicio , así que Maria Virginia replanea las órdenes , ok ?
-Maria Virginia : Y hasta cuando vamos a tener errores en el forecast , es la cuarta vez que me cambias los requerimientos en menos de una semana , sin contar con la información de los productos regulares . Qué piensas ? que nuestros proveedores y nuestros clientes son de caucho ? Haré lo que pueda .
-Jorge : Bueno , bueno , dejemos la peleadera . Bueno supongo que si estamos tan cortos de materiales tendremos una excelente rotación de inventario al finalizar el año , tienen la cifra ?
-Gonzalo : Tengo una cifra tentativa , pero el panorama no es muy claro , estamos tres puntos por debajo de la meta .
-Jorge : Qué ? Esto ya es demasiado , qué es lo que están haciendo ? donde está la planeación . Por qué ?
-Gonzalo : Porque al finalizar el año estamos quedando con todos los materiales de Brasil que bajaron requerimientos y no alcanzamos a reaccionar .
-Jorge : Entonces qué decisión tomamos ?. Bueno no sé piensen y me avisan mañana cómo lo podemos manejar . Ah Gonzalo otra cosa , me preocupa que nuestro sistema de planeación no está logrando los resultados que deseamos , podemos evaluar qué sucede ? preséntame una propuesta . Ah y a propósito , cómo vas a reestructurar el área ahora que cuatro de nuestros ocho integrantes han sido promocionados a nuevos cargos ?
ANEXO 1 : DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE PLANEACION
1. Llegada del forecast
La información de la demanda llega mensualmente de las afiliadas, semanalmente se actualiza la información correspondiente a ventas e inventarios de producto en las afiliadas .
2. Proceso DRP : Semanalmente cuando ingresa la información de la demanda se corre el proceso de DRP con el fin de calcular el requerimiento semanal de cada producto que la planta debe abastecer. Este requerimiento se calcula haciendo un juego de inventario con el producto existente en inventario en la planta y con el programa de producción de la semana en curso . Se considera adicionalmente la información correspondiente a inventarios de seguridad , Lead time de producción . Igualmente en este proceso se agrega la demanda de cada uno de los países en un solo requerimiento.
3. PP . Con la información mensual entregada por las afiliadas se corre el proceso de production planning (PP) con el fin de definir las tasas de producción mensual con las que planta deberá trabajar en el próximo año para mantener el nivel de inventarios requeridos y satisfacer la demanda . Es una planeación gruesa de la capacidad a mediano plazo. El cálculo de la capacidad se realiza con la información de capacidad demostrada que entrega producción de acuerdo a sus resultados reales.
4. MPS : Una vez definidas las tasas de producción y entregada la demanda por código de producto se realiza el proceso de mps en el cual se asigna una producción semanal a cada código que la demanda requiera sin exceder la tasa de producción definida en PP.
5. MRP : Una vez definido el plan de producción semanal para las siguientes 20 semanas se realiza la corrida de MRP para explosionar el requerimiento de materiales necesario para el cumplimiento del plan . Este proceso se acompaña de la emisión de reportes para analizar los materiales que puedan en el mediano plazo puedan tener problemas de faltantes de inventario e igualmente los que presentan exceso de inventario . Los materiales críticos ( con faltante de inventarios ) son entregados al planeador de abastecimiento quienes negocian una nueva fecha de entrega con el proveedor .
6. Programa de producción : Semanalmente una vez definida la respuesta de MPS se elabora el programa de producción de la siguiente semana . El programa es entregado como un requerimiento grueso definiendo si existe alguna prioridad o algún problema con materiales . Los supervisores de producción una vez reciben el programa de parte de los Jefes de planeación realizan una programación detallada del piso .
Sales and Operations Planning – S&OP
Writing the Operations Plan Section of Your Business Plan