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marzo 27th, 2009 at 8:23
Universidad Icesi
Jhonattan Restrepo N.
Código: 0526236
Caso “lo que nunca llego”
En este caso podemos analizar varias falencias en la clínica “los sanitos”, falencias graves que desgraciadamente llegaron hasta el punto de quitarle la vida a una persona.
Para facilitar el análisis del caso, procederé a explicar punto por punto en orden cronológico, cada una de las fallas presentes alrededor de la clínica “los sanitos”; así como una posible solución.
Para iniciar, debo decir que el Doctor Papagayo, debería de haber confirmado la indumentaria requerida para el proceso quirúrgico, dentro de esta indumentaria aparte de los instrumentos para realizar la operación, deben de tenerse en cuenta los requerimientos postquirúrgicos que va a necesitar el paciente para poder así alcanzar una optima recuperación. En otras palabras, esto se podría haber evitado si el doctor Papagayo antes de cada cirugía, adquiriera el hábito de revisar que todos los implementos a usar durante y después de la cirugía, están a la mano y no carece de ellos.
En segunda instancia, la enfermera como ayudante y soporte del doctor, debería de estar pendiente de los requisitos del doctor Papagayo a la hora de realizar la cirugía y posterior a esta. Una enfermera activa está en la jugada, esta un paso delante de las exigencias de su jefe, no espera a que se realice una cirugía para armar el kit de esta, sino que con anterioridad, ya tiene armados cada uno de los kits necesarios para cada tipo de intervención quirúrgica.
Por otro lado, Pepito Perez como Jefe de Suministros de la clínica debe de ser lo más objetivo posible en cuanto a sus relaciones con las personas que tiene a cargo. Un buen jefe no es aquel que tiene preferidos, rosca o cosas por el estilo, un buen jefe se destaca por tener a su mando el mejor grupo de personas posible, y esto se obtiene mediante una motivación general, mediante supervisión constante y mediante la debida y oportuna corrección de tareas a estos.
Pepito Perez no puede mezclar las relaciones de amistad, con las relaciones de índole laboral, no puede confiarse de que sus empleados son aptos para realizar una tarea específica, solo porque tienen títulos. Siempre debe de haber una supervisión, así la persona sea muy capacitada debe de haber una supervisión constante, pues la historia nos muestra que:
• Una persona experimentada, debe supervisarse ya que por conocer al derecho y al revés lo que tiene que hacer, se vuelve una persona “Sobrada” y es por esto que comete errores.
• Mientras que una persona nueva, se le debe supervisar simplemente porque su nivel de experiencia es bajo, así esta sea más cuidadosa que la persona experimentada al momento de realizar las actividades, por falta de experiencia, puede cometer errores.
Continuando con nuestro orden cronológico y críticas constructivas hacia el personal y procesos realizados por la clínica “los sanitos”, debo decir que Ines, la jefa de inventarios, al igual que Pablo, el planeador, deben de romper con el esquema del típico trabajador mediocre que se limita a responder por las funciones que le son asignadas, sin preocuparse por si se alcanza o no el objetivo meta.
Este par de personajes, deberían de haber hecho seguimiento a todo el proceso de requisición, orden de compra y compra del medicamento, pues es así que se genera una buena comunicación y por ende un excelente desempeño al interior de la empresa.
No obstante todo lo anterior, yo no critico la actitud de Pablo e Ines en cuanto a culpar a Carlos por el incumplimiento de la llegada del medicamento, pero si los critico y fuertemente, pues al conocer de las famosas incompetencias de Carlos en cuanto a las labores realizadas en su cargo, deberían de haberle puesto mayor cuidado y asesorarlo, que ya habiendo hecho esto, si él decide no prestar atención a las sugerencias de sus compañeros, se debe de informar al jefe inmediato de lo sucedido o en su defecto a el jefe general.
Ya habiendo mencionado a Carlos, debo decir que este personaje aparte de ser una persona totalmente incompetente para su cargo, es una persona egocéntrica y orgullosa que no permite que le critiquen (de forma correctiva) su trabajo y mucho menos que le asesoren sobre lo que debe de hacer en este.
Carlos se cierra en su burbuja de “Títulos” y cree que con eso es suficiente para ser el mejor en su trabajo, y está bastante equivocado, puesto que para desempeñar bien un trabajo, se deben tener en cuenta factores como haber recibido la capacitación idónea para el cargo, como tener los requisitos aptos para este, es decir “títulos” que estén relacionados con el cargo a desempeñar y por ultimo pero no menos importante, el saber trabajar en equipo.
Ya por ultimo debo decir que la encargada de recursos humanos Rebeca, no puede dejar de desempeñar su trabajo de forma idónea, solo porque una persona allegada a ella se lo pide, ella debe siempre realizar las pruebas requeridas para conocer si una persona va a ser o no apta para desempeñarse en determinado puesto. Ella debe de conocer que de su correcta elección va a depender a largo plazo el correcto funcionamiento de la empresa.
marzo 27th, 2009 at 9:41
UNIVERSIDAD ICESI
LOGISTICA Y DISTRIBUCION INTERNACIONAL
NATALIA AGUILERA
NOMBRE: Betty Juliana Millán Villa.
CASO ANALIZADO: LO QUE NUNCA LLEGO.
Antes de comenzar el caso, creo que es de suma importancia plantear la temática central del caso y posterior a ello habiendo identificado sus actores y departamentos enmarcar los problemas que percibo.
PROBLEMA PRINCIPAL DEL CASO.
La muerte de un paciente llamado Juan, al cual le hacen trasplante de riñón después de 18 meses de espera, pero desafortunadamente muere a causa de la falta de suministro de un medicamento esencial en dicho proceso, que por errores del departamento de compras en la clínica “Los Sanitos” el medicamento que le debe ser suministrado esta agotado y tenía un periodo de entrega de 10 días.
PERSONAJES
Dr. Papagayo: Director de la Clínica y Médico tratante
Juan: paciente para transplante de Riñon.
Juana: esposa de Juan el paciente
Rosa: la enfermera responsable de suministrar los medicamentos
Pepito Perez: Jefe de Suministros
Pablo: planeador
Ines: Jefe de Inventarios
Carlos: Comprador
Rebeca: Jefe de Recursos Humanos
Topacio: Ex-compradora que se retiro.
Alameda: auditora interna
PROBLEMAS QUE SE ENCUENTRAN EN EL CASO.
A lo largo del caso, he podido detectar ciertos problemas que voy a enumerar a continuación para posteriormente hacer un análisis más amplio de cada uno de ellos y mirar como de cierta forma esto puede solucionarse desde un punto de vista muy personal.
• Se realiza el procedimiento quirúrgico a Juan sin tener realizada una buena planeación de lo que posterior a ello se iba a necesitar, conociendo por el parte medico que esta medicina era indispensable para su supervivencia y posterior recuperación. Así que por esto, podemos decir que la clínica debe mejorar en su planeación de cirugías exactamente y más sobre temas como trasplantes que son de un alto riesgo y en el cual ellos son famosos por dicha actividad.
• Otro problema que me parece muy importante señalar es que Pepito Pérez, quien era el Jefe de Suministros de la clínica, no estaba enterado del funcionamiento del programa para acceder a mirar las órdenes de compra. Ello generaría en la empresa un grave problema ya que si la persona que era el jefe, en este caso Pepito, no sabia como acceder al programa era casi imposible que pudiera controlar a sus subordinados ya que le seria imposible verificar sus tareas dentro del tiempo.
De igual forma y remitiéndonos a este mismo personaje (Pepito) quien era el jefe de suministros además de no saber manejar el programa, tampoco realizaba un proceso de revisión de los reportes realizados por las personas que tenia a su cargo, para lo cual era muy difícil que se diera cuenta de lo que ocurría y posterior a ello tomar las medidas correctivas adecuadas.
• De igual forma como venia mencionando en los literales anteriores, otra de los problemas que encuentro es que el jefe de suministros no tiene conocimiento de las tareas de las personas que tiene a su cargo lo cual hace que culpe a otras personas de los errores de otros. Contextualizando un poco este hecho lo vemos cuando Pepito regaña a Ana por su bajón de rendimiento lo cual no es acertado ya que la culpa de todo no es de Ana sino de Carlos su amigo, a quien no supervisa ni tampoco reconoce de su poca afinidad con el cargo desempeñado dentro de la clínica.
• La clínica tiene un grave proceso de selección ya que se realizo sin ninguna base solida, solo por amistad con una de las personas que trabajaban dentro de la clínica, y aun mas se cayo en un error mas grave cuando se tenia conocimiento de que esta persona (Carlos) no era el perfil que ellos estaban buscando para el desarrollo de la vacante en el departamento de compras y que de trabajos anteriores había renunciado por un gran conflicto de interés que mantenía con las personas que trabajaba.
• De aquí en adelante comienzan a darse otros múltiples problemas debido a que esa selección se hizo de manera errónea, ya que la persona contratada no tiene nada de experiencia en dicho campo y aparte de ello se dedica a realizar otras funciones que no son de su incumbencia y a verificar el trabajo de otros sin darse cuenta que el suyo no lo estaba haciendo. El problema que se da ampliamente es el siguiente:
Inés y Pablo son las personas encargadas de hacer el requerimiento y controlar las existencias de los medicamentos cuando estos llegan a bodega, pero antes de esto existe una actividad intermedia que es la de Compras la cual es realizada por Carlos, entre las que tiene como funciones hacer las negociaciones con los proveedores y garantizarnos que los medicamentos van a llegar y es aquí donde se encuentra la falencia que repercute en todas las instancias de la cadena de suministro y que finalmente no logra llegar al paciente ocasionándole su muerte.
Continuado con el procedimiento que ha venido siendo nefasto, es importante anotar que la orden nunca fue puesta y existen al momento de que el director de la clínica (Dr. Papagayo) las revisa muchas otras mas atrasadas. Esto debido a que las órdenes estaban congeladas.
Partiendo de esto lo que observamos es que no existe interconexión entre todos los cargos de la clínica que deben ir interconectados de una manera muy estrecha para poder garantizar el éxito de la misma y de igual forma debido al problema que se dio de la selección de Carlos ante la necesidad rotunda de llenar la vacante, y sin permitir por parte de este su capacitación esto genero en la empresa un total descontrol ya que se dio como un corte en la cadena de suministro que freno por así decirlo todo el correcto funcionamiento de esta llevando a un caos total.
• Finalmente creo que es importante resaltar lo ocurrido en las auditorias, ya que nos marca varios puntos de análisis de varios de los problemas que se venían dando y aun mas es el punto fulminante de las acciones realizadas por Carlos.
Cuando se realizar la auditoria a Carlos en el proceso de compras, se detectan varias falencias como lo son:
a. La caja menor tenia un faltante de $200.000
b. Durante el arqueo Carlos desaparece con la excusa de sacar la plata de la caja fuerte, llevándose por delante varias personas que en el momento se encontraban allí.
Después de dicha auditoria, Alameda levanta un acta que NUNCA hasta el momento en que todos se reúnen llega a manos de Pepito de forma correcta, motivo por el cual dice nunca haberse enterado de todas estas anomalías. Lo que evidencia que Carlos manipulo la información del acta y suplanto el acta real por un acta maquillada que supuestamente fue la que se fue mostrada al jefe de suministros. Esto lo hace Carlos, ya que se vio en la necesidad de mantener su imagen intachable ante su gran amigo Pepito ya que el acta real tenia varias no conformidades, un par de observaciones y oportunidades de mejora que nunca fueron llevadas a cabo después de la auditoria.
Posteriormente a haber enmarcado los problemas que detectaba en la clínica, es importante dar algunas soluciones que complementan lo expuesto anteriormente. Para ello lo voy a realizar jerárquicamente, lo cual permite utilizar los conceptos de una manera mas clara desde mi punto de vista.
Es muy importante que la clínica conozca y tome decisiones acerca de su nivel de inventarios en las medicinas que se necesiten antes de que se conozca el número de personas que le puedan llegar de urgencia, lo cual es un tema de total importancia en estas organizaciones que se dedican al tema de la Salud. Ya que si Juan aun siendo un paciente que con tiempo se sabia de su cirugía, el caso de una persona que llegue de urgencia y necesite un medicamento que no tenga existencias en bodega podría causar una situación mucho mas dramática y complicada para la clínica.
La planeación agregada, ayuda a que la clínica determine al menos desde este punto de vista los niveles ideales de inventarios de medicamentos, desabasto y precios en un horizonte de tiempo, ya que ello les permitirá influir sobre otras muchas decisiones.
Ya que el paciente a priori debe saber con que presupuestos debe contar para su cirugía y mas siendo una familia de no muy altos recursos. Con esto la clínica podrá prever su demanda y maximizar sus utilidades. Teniendo en cuenta que al utilizar esta planeación agregada estamos hablando de decisiones totales como a un mes o en periodos más prolongados más no en unidades que permite tomar decisiones en un marco de tiempo intermedio entre 3 y 18 meses lo cual le permite maniobrar en caso de urgencias con un stock sufiente.
En nuestro caso la principal tarea del planificador deben ser dos temas el Backlog y además el Inventario disponible ya que es muy importante en este tipo de actividades. Aquí los equilibrios fundamentales para el planeador están en inventario y back log que trayéndolo a nuestro caso serian las vidas perdidas a causa de la ausencia de los medicamentos (retraso).
Otro tema de mucha importancia a la hora de hablar de nivel de inventarios es stock de seguridad que es el que se debe mantener para satisfacer la demanda que excede la cantidad pronosticada para un determinado periodo. Este se debe tener debido a que la demanda es incierta y el producto para nuestro caso los medicamentos pueden escasear. Una solución a esto podría ser aumentar el nivel de stock de seguridad ya que ello por obvias razones aumenta la disponibilidad del producto, aunque se da un aumento de costos esto es realmente poco significativo si lo comparamos con el costo de salvar una vida.
Pero este nivel de stock de seguridad debe ser muy bien manejado ya que como lo planteaban las instrucciones del transporte y conservación este no puede ser usado tras la fecha indicada por EXP, entonces se debe mantener un equilibrio en todos estos aspectos para lograr un exitoso proceso en la cadena de medicamentos de dicha clínica.
En cuanto al transporte, aunque no era el tema central del caso me pareció importante tocarlo ya que debido a las condiciones que exige este producto tales como condiciones refrigeradas (2 a 8oC). Ello hace que se deba tener una mayor planeación antes y después de la llegada del producto.
Además de esto es importante como observación final que deben buscar un proceso para que toda la información fluya a lo largo de todos los integrantes de la cadena de suministro para que todos estén enterados de los errores que existen en algunos de los campos. Y que todos se preocupen por un proceso en conjunto mas no solamente por la tarea de cada uno de forma individual ya que ello causaría problemas como lo estamos presenciando a lo largo del caso.
marzo 27th, 2009 at 9:44
*La cadena de suministros de la Clínica “Los Sanitos” consiste en lo siguiente:
Los Sanitos brindan servicios de salud, como cirugías y trasplantes, prevención de enfermedades y otros, contribuyendo al mejoramiento de la salud y calidad de vida de la comunidad, como lo son la mayoría de las clínicas.
Los medicamentos que manejan ellos son fabricados por laboratorios o empresas del sector farmacéutico, que manda sus productos a distribuidores (como farmacias), y a clínicas u hospitales, como lo es “Los Sanitos”. También deben tener proveedores de instrumentos quirúrgicos, que los dotan de todas estas herramientas necesarias para una adecuada intervención a sus pacientes.
Los Sanitos cuando reciben los medicamentos y dichos instrumentos, los almacenan en una bodega dentro de la clínica. Esta bodega les permite acceder a ellos para suministrar y atender satisfactoriamente a sus clientes.
Los Sanitos es una clínica reconocida por la calidad de sus trasplantes (uno de los principales servicios que brinda), lo cual se convierte en el proceso de transformación (antes y después de la cirugía).
La clínica tiene internamente una logística compuesta por una planta, en este caso sería las salas de cirugía y los consultorios médicos, que están adecuados y aptos para un buen funcionamiento, en estos se encuentran los médicos, las enfermeras, jefes o encargados de departamentos como compras; tienen una bodega donde, como ya mencioné, almacenan lo necesario para suministrar a sus pacientes, esta es administrada y coordinada por los encargados de inventario y suministros, entre otros.
Sus servicios finalmente llegan a sus clientes (pacientes), quienes llegan a la clínica para ser atendidos.
*En el caso podemos encontrar una cantidad de falencias, que generaron el fallecimiento del señor Juan, y los desórdenes dentro de la clínica.
– Podemos encontrar aquí que no se está efectuando correctamente la planeación agregada, pues se presenta una falla en uno de los factores más importantes, el inventario que deben tener para cubrir las necesidades de los pacientes. En este caso no había una medicina que era indispensable y que no tenía sustituto alguno. Entonces podemos ver una grave falla en la administración del inventario, tanto del inventario de ciclo como el de seguridad. Esto para una clínica es grave puesto que ellos están tratando con vidas que dependen de un tipos de medicina especial, que se supone ellos deben suministrarles. Y en este caso la ausencia del Simulect, provocó la muerte del señor Juan.
El inventario de seguridad, en esta situación, juega un papel importante, pues en cuanto a este tipo de medicinas es muy difícil saber cuál es la demanda exacta de estos medicamentos, por lo que se corre el riesgo de que la demanda exceda el pronóstico, es por eso que si ellos hubieran tenido un stock de seguridad, probablemente hubieran podido suministrarle al paciente dicha medicamento o podrían responder a una situación similar. Cuando la demanda varía o no es constante, los niveles de compra y de inventario no son obvios, es por eso que deben determinar un plan de producción, cuánto y cuándo deben comprarse la mercancía. El objetivo es satisfacer la demanda maximizando igualmente las utilidades. A este plan se le llama planeación agregada, en donde puede determinarse niveles de capacidad (en este caso puede entenderse la capacidad, como el número de pacientes que pueden ser atendidos en la clínica), qué funciones deben ser subcontratadas, niveles de inventarios (indispensable para tener capacidad de respuesta), y otros factores más.
– Esta falla en el inventario también se debe a que, como ha sucedido en los otros casos trabajados en clase, hay una falla en la comunicación entre los departamentos, que hace que los procesos no se encuentren alineados entre sí, es decir que no existe un eje comunicador entre dichos procesos que permita un buen acople o un enfoque hacia un mismo fin. Y cada uno trabaja independiente del otro y sólo se limitan a cumplir sus funciones. Esto provoca lo ocurrido con la orden de compra, Inés (jefe de inventario) reporta la ausencia del medicamento, pero no se cerciora de que se realice la orden de compra, es decir que no sólo debe basarse en enviar mails, sino también apersonarse del asunto (dirigirse a la oficina de Carlos y dar la orden), Carlos (encargado de compras) no ejecuta la orden, lo que impide mantener un nivel de inventario adecuado.
– Encuentro también otro gran problema y es en la función de recursos humanos, a la hora de contratar un empleado. En cada empresa, un solo empleado puede dañar el funcionamiento de la misma, es por eso que se torna indispensable hacerle una adecuada evaluación de las capacidades que tiene la persona para ejecutar un determinado cargo. El tiempo, o el afán de contratar a alguien no debe ser una excusa para seleccionar a cualquier persona (por más títulos que tenga), como ocurrió con Carlos quien no era el más indicado para trabajar en compras, ya que no tenía experiencia ni conocimiento para ello.
La capacidad de la empresa envuelve a los empleados, los espacios (planta), y demás que deben favorecer a la atención del cliente. En este caso al no saber contratar a los empleados corren el riesgo de incumplir las funciones dentro de la cadena de suministros, como en este caso Carlos que era el encargado de “hacer las negociaciones con los proveedores y garantizar que los medicamentos llegaran”, no cumplió con sus funciones debido a la falta de responsabilidad y compromiso, además de la casi nula experiencia que tenía en este cargo.
*Como solución planteo:
– Que Pablo quien es el encargado de planear, se capacite para realizar una planeación agregada que permita llevar pronósticos de inventario, tomar decisiones según los pronósticos realizados de la demanda, analizar los costos generados por el inventario (almacenaje y faltantes), y por los cambios en la capacidad (contratación y capacitación de trabajadores, planta). Es importante que él este constantemente comprobando los resultados de su planeación, para basarse en estos para las planeaciones en los períodos siguientes.
En este proceso de planeación debe estar también involucrada la jefe de inventario pues ella debe reportar los resultados a nivel de inventarios y demanda de estos medicamentos, para saber si se abasteció la demanda correctamente.
– Debe plantearse como norma realizar reportes diarios, así no haya grandes cambios, a todos los departamentos, pues así todos tomarán más compromiso no sólo con sus funciones sino con las de sus compañeros para que haya un orden y control. Así pues se mantendrá controlado el inventario, los suministros, las negociaciones, entre otras.
Ya teniendo una coordinación de las funciones de cada empelado, se rompe con el esquema de “cada uno hizo lo que pudo”, y se convierte en una sola meta, es decir todas las funciones se vuelven una solo y se logra llegar a la meta.
Es importante tener en cuenta que el inventario que tenga la clínica, involucra a todos lo empleados de la misma, es por ello que todos deben conocer dicha información, para saber con qué pueden contar y no arriesgar vidas ajenas.
– Debe realizarse un proceso adecuado de contratación por parte de Rebeca, pues esto demostrará la seriedad de la clínica, pues sabrá que sus empleados son de alta calidad y preparados para las funciones que les corresponde. En este proceso de contratación debe incluirse evaluación de su hoja de vida, pruebas de aptitudes, capacitaciones, entrenamiento, etc. Y finalmente hacerle constante seguimiento de sus labores en la empresa, pues se debe ser consciente de que es un empleado nuevo, al que hay que ir encaminando hacia la meta de la clínica.
Todo los anterior favorece al buen desempeño de la empresa, calidad en la atención y el servicio, y basándose en ello podemos dar garantía de que lograrán conseguir la certificación de la ISO 9001, 2000. Pues coordinando cada función, llevando adecuadas evaluaciones de procesos y cambiando inconsistencias, no se presentarán las no conformidades que se dieron.
marzo 27th, 2009 at 9:46
Lo que nunca llegó.
En este caso es importante resaltar que la clínica Los Sanitos no produce ni comercializa ningún tipo de producto, sino que realiza la importante y delicada actividad de prestación del servicio de salud. Por tanto, la clínica como tal haría parte de la cadena de suministro, como cliente final, de las compañías productoras y comercializadoras de medicamentos y demás insumos necesarios para la adecuada prestación del servicio de una clínica. Sin embargo, para analizar este caso presentare la cadena de suministro de la clínica Los Sanitos, enfocándome en la relación existente entre los medicamentos, como producto terminado, y la organización interna de la clínica.
Cadena de suministros de la clínica Los Sanitos:
Logística de abastecimiento: En este caso debe entenderse que la logística de abastecimiento está dirigida a la consecución de productos terminados, es decir de los medicamentos que se requieren para poder cumplir satisfactoriamente los tratamientos prescritos por los médicos. La consecución de los medicamentos se lleva a cabo a través de los proveedores, que en este caso son los laboratorios farmacéuticos y las empresas distribuidoras de medicamentos probablemente importados. En cuanto a la logística de abastecimiento no se menciona que la clínica tenga problemas directamente con sus proveedores.
Logística interna: Es claro que la operación de una clínica involucra muchos agentes encargados de coordinar diferentes ámbitos de la prestación del servicio de salud. Sin embargo, dado que el caso trata específicamente sobre el manejo de los medicamentos, para explicar esta parte de la cadena de suministros y su problemática, me enfocaré sólo en el segmento que se refiere a dicho proceso. En el gráfico se muestran los agentes involucrados con el manejo de los medicamentos, mencionados en el caso, que entre otras tienen como funciones: controlar el estado de los inventarios, formular las necesidades de compra, negociar con los proveedores, realizar las órdenes de compra, etc.
Esta parte de la logística es el punto de donde surgen los problemas de la clínica mencionados en el caso, pues la responsabilidad de la muerte de uno de los pacientes de la clínica recae completamente sobre la gestión de la logística encarga del manejo de medicamentos, debido a que esta fue ocasionada porque no se le suministró al paciente el medicamento SIMULTEC, que es indispensable para el éxito de los trasplantes. La razón del incumplimiento de la clínica respecto a su obligación como entidad prestadora de servicios de salud, fue la falta de inventario de dicho medicamento, la cual se debió a que Carlos, el encargado del Departamento de compras, no realizó oportunamente las órdenes de compra de los medicamentos requeridos, lo cual ha generado un retraso de varios meses en la llegada de los medicamentos.
Logística de distribución: En cuanto al manejo de los medicamentos, la distribución de estos por parte de la clínica requiere de una logística sencilla, pero muy importante para la prestación del servicio de salud. En este caso, los canales de distribución son las enfermeras y demás personas encargadas de suministrar los medicamentos directamente a los pacientes. Los agentes encargados de esta parte de la logística deben estar muy bien capacitados y tener un amplio conocimiento de todos elementos que manejan, pues un mínimo error en el desarrollo de su actividad puede costarle la vida a una persona. En particular se menciona a Rosa, quien es la encargada de suministrarle los medicamentos a Juan.
Problema de la cadena de suministros de la clínica Los Sanitos:
Prevalencia de intereses particulares sobre los intereses comunes de la organización que involucran la satisfacción de las necesidades de los clientes. Esto se aprecia en la actitud que toma Pepito Pérez cuando se cuestiona el desempeño de su amigo Carlos como encargado del Depto. de Compras.
Falta de prudencia en la contratación de Carlos, quien a pesar de ser una persona con una excelente preparación académicamente, y buena experiencia laboral, no cumplía con el perfil necesario para ser la persona idónea para ocupar el cargo de Jefe del Depto. de compras. Sin embargo, gracias a su relación de amistad con Pepito, y por ende a las recomendaciones de este, Rebeca la jefe de RRHH decide contratarlo ya que necesita que alguien ocupara ese puesto rápido. Esta situación implica que hubo mucha ligereza al momento de tomar una decisión tan importante como la de elegir el encargado del Depto. de compras de los medicamentos, pues como Rebeca lo afirma el proceso de selección no se llevó a cabo adecuadamente, y esto se vio reflejado en los posteriores inconvenientes que se presentaron.
Falta de integración entre los agentes involucrados con el manejo de los medicamentos, principalmente debido a la perspectiva muy subjetiva y parcial de Pepito respecto a la problemática que se presentó por el agotamiento del inventario de SIMULTEC.
Actitud defensiva y evasiva de los agentes involucrados, esto se evidencia cuando el director de la clínica comienza a averiguar qué era lo estaba ocurriendo con el suministro de los medicamentos y todos se lavan las manos en vez de responder como equipo encargado de un determinado segmento dentro de la cadena de suministros.
Falta de conocimiento respecto a la utilización de las herramientas de información por parte de Pepito el Jefe de suministros. Esta falencia es grave pues le impide a la persona encargada de una de las áreas más importantes de la clínica, estar al tanto de lo que sucede con las existencias de los medicamentos, realizar una supervisión permanente y directa, y tomar decisiones oportunas que eviten que se presenten situaciones tan lamentables como la del caso.
Soluciones:
Los directivos de la clínica deben tomar serias mediadas para corregir los problemas de la cadena de suministros referente al manejo de los medicamentos, pues los problemas que surgieron y el desenlace de estos, implican para la empresa serios efectos legales, tales como demandas, pues se perdió la vida una persona debido a la negligencia o a la ignorancia de una persona (Carlos) respecto a la gran responsabilidad que tiene a su cargo dentro de la satisfacción de las necesidades de los clientes, que en este caso se refieren a la salud y vida de un ser humano. Además, el problema planteado en la caso, pone en alto riesgo la credibilidad y confiabilidad de la clínica, y puede implicar para la esta grandes costos económicos y hasta el cierre de la misma, por lo que se debe poner el mayor empeño por optimizar el manejo del suministro de medicamentos.
Por tanto, la clínica debe preocuparse por desarrollar una planeación agregada en la que se integren y coordinen todos sus procesos de operación y exista un flujo de información eficiente entre todos los agentes involucrados.
Dado que no se conocen irregularidades en los otros ámbitos de la clínica, en dicha planeación debe enfatizarse en el área de manejo de la existencia de medicamentos, donde se deben realizar controles más estrictos y constantes actualizaciones de la información. En este aspecto, la clínica debería hacer una descripción detallada de los niveles de SKU que debe mantener, priorizando aquellas referencias de medicamentos que son indispensables para conservar la vida de los pacientes y que tienen lead times muy prolongados. Para esto se debe procurar realizar un forecast que esté muy bien alineado con los requerimientos de medicamentos, y que defina adecuadamente los niveles de inventario de ciclo y de seguridad para evitar que se presenten saldos ceros en los inventarios, que tienen fuertes repercusiones en la satisfacción de las necesidades de los pacientes.
Pienso que otra posible solución para evitar o al menos reducir en gran medida la posibilidad de futuros inconvenientes como los presentados en el caso, sería despedir a Carlos o si no someterlo a una ardua capacitación para que pueda desempeñar de forma óptima sus actividades. Esto es debido a que Carlos, aunque probablemente sea una persona con muchas capacidades y habilidades, su área de experticia no es la que está trabajando actualmente dentro de la clínica, lo cual lleva a que cometa errores que puede tener consecuencias muy graves para la sociedad y para la clínica. Por tanto, sería recomendable que lo retiraran del cargo, y contrataran un su lugar a una persona idónea que cumpla con el perfil que requiere el cargo de Jefe del Depto. de compras, o si no, si Carlos accede a recibir capacitación dejarlo en período de prueba para evaluar su desempeño.
marzo 27th, 2009 at 10:14
Una clínica como “Los Sanitos” es una empresa en el que el producto central, la prestación del servicio de salud, se fundamenta de un producto tangible que corresponde a las medicinas. Por tanto, esto hace que la empresa, a pesar de considerarla de servicios, requiere planificar sus operaciones como una empresa de productos, pues los resultados de su servicio se ven reflejados en la pertinencia y éxito de los medicamentos que emplee. Adicionalmente, también debe entenderse que los servicios que ofrece, sólo se traducen en hechos con el empleo de instrumentos idóneos, por tanto la empresa también debe reconocer que no sólo hay un flujo de servicios y de medicamentos, sino también un flujo de instrumentos médicos. Obviamente, el factor cohesionador que coordina estos flujos corresponde a un cuarto flujo que es el de la información, y éste resulta vital en el caso que se utiliza, pues cualquier distorsión en la cadena de suministro resulta ser fatal, pues podría implicar la muerte de un paciente como fue en este caso.
Primero analizaremos la logística de la cadena de suministros de “Los Sanitos”. Aplicaremos el enfoque de Empuje/Tirón. Es importante identificar que el punto de Tirón se con la consulta médica o el tratamiento médico en particular, es decir cuando el médico o la enfermera recibe la solicitud de la prestación del servicio por parte cliente. En el caso, el evento desencadenante de todos los procesos es la cirugía de trasplante del paciente, esto implica que toda la logística de Empuje debe estar lista hasta ese punto para ofrecerles tanto al médico como al paciente los medios necesarios para que el servicio se materialice. Es decir, que debe haber un gran proceso de preparación en cuanto a las compras de los materiales y medicamentos, para atender al paciente como se debe. Fallar en esto resulta mortal para la empresa y la cadena.
La logística de Abastecimiento consta de los siguientes procesos, primero planeación e inventarios (Pablo e Inés) que se encuentran en el departamento de suministros deben coordinar para identificar qué falta, qué se tiene y cuánto se necesitará de todos los medicamentos y materiales quirúrgicos. En el caso, la comunicación entre Pablo e Inés es buena y coordinada, por tanto se pueden dar a tiempo las órdenes de requerimientos, las cuáles se envían al departamento de compras, a cargo de Carlos. Carlos debe emplear las órdenes de requerimiento para realizar las órdenes de compra a los proveedores con los que trabaja. Por tanto hay dos puntos neurálgicos, primero que Carlos coordine con los de Planeación e Inventarios, para manejar adecuadamente el lead time de los medicamentos y materiales. Es decir que el punto de reorden sea consecuente con los plazos de entrega de los proveedores. El otro es que no se puede permitir un atraso en la orden de compra respecto a la orden de requerimiento, pues una brecha de tiempo resulta fatal. En el caso, Carlos piensa solo en su cargo y no en maximizar los excedentes de la cadena, por tanto tiene una actitud individualista y no coordina ni coopera con sus compañeros (Pablo e Inés), por otro lado, Carlos dejó atrasar las órdenes de compra y las dejó acumular, lo cual resulto ser el error que causó la muerte del paciente. Si bien, Carlos es el responsable principal, todo el departamento de suministro falló, en especial, el Jefe de Suministros Pepito Pérez, pues su miopía administrativa y su nepotismo con su amigo Carlos, además de su falta de manejo de software de requerimientos y compras (MRP), mantuvo latente este problema hasta que llegó a un punto crítico. Pablo e Inés tampoco obraron bien, pues también tuvieron cierta actitud egoísta, a pesar que sabían que Carlos estaba haciendo mal su trabajo y que el medicamento Simulect no tenía existencias, no hicieron nada. Esperaron a que pasara el punto crítico para manifestarse. Esto muestra una falta de responsabilidad y compromiso, fueron negligentes y esto los hace responsables también de la muerte del paciente. Dentro de sus funciones también esta revisar si sus órdenes de requerimientos son cumplidas o no, y en caso de un atraso comunicarse con Carlos y manifestarlo. No es excusa de que su jefe no los escucharía por ser tan amigo de Carlos, también pudieron ir a un cargo superior al cual manifestar su queja. Es de esta manera que la logística de reabastecimiento presenta muchos problemas, desde administrativos hasta operacionales, que por la naturaleza del servicio que prestan, cualquier error entra en un dilema ético.
La logística interna, es sencilla implica en asignar los medicamentos y materiales a los médicos y enfermeros. El caso no menciona mucho, pero lo que se observa es que la bodega central almacena estos productos y las enfermeras se encargan de buscar los medicamentos y tenerlos listos para su aplicación. Es en esta parte que la logística de empuje empieza a mostrar evidencia de sus problemas, pues cuando la enfermera pregunta por Simulect en la bodega, le dice que no tienen existencias.
La logística de distribución también es sencilla y no presenta problemas pues las capacidades del personal médico y de enfermeras es competente, la entrega del servicio ha sido la adecuada en términos de conocimiento médico. La clínica ha realizado varios transplantes con éxito.
Paralelo a estos procesos están el departamento de recursos humanos y la auditoría. El problema de raíz comienza en estas dos. Lo primero es que la contratación de Carlos fue la menos adecuada pues simplemente no se ajusta al perfil requerido para el cargo, lo otro fue que su operación fue influenciada por la amistad de Pepito con Carlos, lo cual resulta poco ético e incluso ilegal. Como departamento de Recursos Humanos deberían estar en capacidad de separar sus actividades de cualquier preferencia subjetiva de los jefes. Ante todo, en la selección de personal deben pensar en el beneficio de los pacientes, un error en este caso significó la muerte de una persona e incluso una demanda legal por negligencia. Recursos Humanos debió contratar al pernal más calificado y además con una gran disciplina ética que le permita entender la magnitud moral de sus acciones. Si el problema fue de tiempo, debieron haber planificado la potencial fuga de cerebros de la compañía, siendo el puesto de Topacio un cuello de botella para la compañía. Legalmente debieron haber tenido 3 meses de anticipación de la renuncia de Topacio para buscar el reemplazo e incluso de ser una situación extrema y ante lo delicado de la responsabilidad, resultaría mejor buscar el reemplazo en los miembros de la compañía, no afuera.
Auditoría también falló, pues si fue hace dos meses esa información ya la debería conocer toda la clínica y Pepito ya debería haber tomado decisiones con esa información. El manejo ilegal de dineros de la compañía es razón suficiente de despido, la auditora debió haber mandado una copia de los irregularidades a Pepito y no esperar que Carlos realizará la maniobra de despiste de mostrar un documento falso.
Soluciones centrales del caso. Lo primero es reconocer que la clínica cuenta con herramienta de control de los procesos que tiene, sólo que no los utiliza mal o incluso no los utiliza. El proceso de selección de personal que permite controlar la calidad de persona y su grado de competencia para el cargo falla en este caso. No hay nada preparado en caso en que uno de los miembros vitales se retire de la compañía, no tienen autonomía en la contratación, pues el proceso de screening que permite identificar los perfiles potenciales para el cargo no se llevó a cabo, y por último, su labor fundamental de contratar personas éticas y responsables acordes a los valores de la clínica no se llevó a cabo. La falla en sus procedimientos se evidencia en su renuencia a obligar a Carlos a capacitarse en el puesto de trabajo. Por tanto, se debe reestructurar todo el proceso de selección para garantizar que se lleve a cabo de la manera más adecuada y minuciosa. Por otro lado, el proceso de auditoría interna no tuvo ninguna retroalimentación, por más que la herramienta sea excelente, si los resultados no se retroalimentan es como si no se estuviera haciendo nada. Por tanto, todos los resultados de la auditoría deben ser analizados y comunicados detalladamente a todas las unidades estratégicas de la clínica. Adicionalmente, se cuenta con un sistema de Información (MRP) pero nadie lo utiliza o lo sabe utilizar bien. Esta herramienta que permite mejorar los procesos, encaso de no utilizarla bien puede crear mayor distorsión de la inicial. Por tanto, se debe realizar una evaluación del personal que lo utiliza para saber si conoce la herramienta y la emplea adecuadamente. En caso contrario, crear una capacitación de este software con una empresa externa que permita optimizar los procesos de requerimientos y compras.
Reestructurar todo el departamento de suministros para alinear sus objetivos estratégicos con los de la Clínica también resulta necesario. Se debe revisar el personal, determinar su compromiso ético y profesional con las actividades que lleva a cabo y determinar sus competencias para saber si son las adecuadas. Luego incrementar la sinergia y comunicación del equipo, para que la planificación, los inventarios y las compras estén sincronizados. Esto resulta esencial para abastecer de manera oportuna y óptima a los médicos y enfermeras cuando atienden el paciente. Se debe centrar esta reestructuración en determinar si los inventarios de ciclo y seguridad para cada uno de los medicamentos y materiales quirúrgicos son los adecuados.
Por último, la acción más inmediata es despedir a Carlos, por sus acciones anti éticas y perjuicios para la empresa. Su operación por el momento debe ser suplida por sus compañeros y por el jefe de departamento de suministro mientras se encuentra a alguien óptimo para el cargo.
marzo 27th, 2009 at 11:41
Juan Camilo Diaz V
LO QUE NUNCA LLEGO
profe te lo envie al mail en archivo word ya que no aparcen los graficos
En resumen este caso nos cuenta la situación de un paciente el cual necesita un transplante por lo cual requiere de una medicina especial que se encarga de acoplar el implante al cuerpo y sin esta el transplantes seria inefectivo. Efectivamente el transplante se efectúa de manera eficiente pero ocurre un error al no tener disponible en su inventario la medicina encargada de mantenerlo con vida mientras el cuerpo se acopla al nuevo órgano.
Para empezar en el caso hablamos de la Clínica los Sanitos la cual se encarga de brindar servicios en la parte de salud desde cirugías y transplantes hasta mejoramientos y prevenciones, ellos usan como proveedores a los laboratorios farmacéuticos que se encargan de distribuirles todo tipo de medicamentos y por otro lado las maquinarias para realizar todo tipo de procedimientos en sus pacientes.
Cuando la Clínica recibe los medicamentos y herramientas, los almacenan en una bodega la cual se encuentra dentro de la clínica. La bodega se encuentra a disposición de ellos y al alcance para satisfacer las necesidades de todos sus pacientes.
La clínica maneja una logística de esta manera: la sala de cirugías que es el lugar donde se realizan todos los procesos, luego encontramos los consultorios los donde también encontramos médicos, enfermeros etc. Luego encontramos inventario y compras los cuales se encargan de realizar todos los pedidos necesarios y almacenarlos y finalmente se le presta el servicio a los clientes.
Finalmente podemos ver falencias en la cadena de suministro en la parte de inventario una de las partes mas importantes ya que esta es la que se encarga de suplir las necesidades de los pacientes. En este caso luego de un transplante exitoso no se tenía a dispocision la medicina necesaria para la persona. De esta manera vemos el error en el manejo de inventario y en el inventario de seguridad y en consecuencia la muerte del paciente.
Cuando tenemos una demanda muy variable e imprecisa debemos tener en cuenta el inventario de seguridad en esta situación ya que en cualquier situación como la de juan este se encarga de solucionar problemas los cuales podrían ocasionar perdidas irrecuperables al no estar preparados para un exceso de demanda, debido a esto vemos como el en esta situación no tuvieron como responder al paciente.
En esta clínica encontramos una falencia muy común la cual hemos visto en los otros casos ya trabajados y esta es la falta de comunicación entre los departamentos de la empresa la cual no permite que todos los procesos se encuentren alineados. Estos significa que cada departamento trabaja como individuo sin sinergia alguna tratando de cumplir sus funciones como individuo sin objetivo en común.
En el cuadro podemos ver como Inés manda un mail pidiendo la medicina que falta a Carlos pero este no realiza la compra, pero a su ve como no son preactivos Inés no se encarga de cerciorarse de la llegada del producto lo cual causa la muerte de juan.
Una de las fallas mas notables en el caso es la contratación de Carlos el cual no es una persona con aptitudes y no se encuentra capacitado para ese cargo debido a que no realiza su trabajo de manera eficaz sino que llego a ese puesto debido a que su amigo era el jefe. Entonces vemos que no se tomaron el tiempo de contratar a la persona mas capacitada para este trabajo en el cual se iba a encargar de todas la compras. Vemos también a Carlos como encargado de todas las negociaciones con los proveedores garantizando la disposición de todos lo medicamentos pero debido a su falta de compromiso no lo logra.
Solución:
• Se Deben llevar pronósticos de inventario para suplir las demandas, y manejar un inventario de seguridad mas apto.
• Plantear normas para que los departamentos trabajen de forma grupal con un objetivo en común.
• Proceso mas estricto de contratación de cada uno de los empleados teniendo en cuenta muchas hojas de vida para escoger la persona mas capacitada.
marzo 28th, 2009 at 11:39
Caso lo que Nunca Llego
Claramente vemos un problema de comportamiento por parte de Carlos, ya que tiene un problema de aprendizaje que contribuye al efecto látigo. Este problema se relaciona a menudo con la manera en que la cadena de suministro está estructurada y con la comunicación entre las diferentes etapas. En este caso la comunicación entre el jefe y planeador de inventario (Inés y Pablo) con el comprador (Carlos).
Otro problema es que en las diferentes etapas de la cadena de suministro se culpan unas a otras de las fluctuaciones y las etapas sucesivas de la cadena se convierten en enemigos en lugar de ser socios.
Lo que paso con Carlos es que fue contratado más por amistad que por su experiencia en su cargo. Lo que conlleva a una mala administración del cargo. Otro problema es que Carlos no quiso recibir la inducción necesaria para el cargo; ya que por sus estudios creía que no necesitaba esta inducción.
La gran solución es mejorar el desempeño operacional. Lo primero que se debería hacer es capacitar a Carlos o contratar a alguien que tenga la experiencia necesaria. Otra solución es la reducción del tiempo de espera del reabastecimiento, si se reducen el tiempo de espera del reabastecimiento, los gerentes pueden disminuir la incertidumbre de la demanda durante el periodo de espera. Una reducción en tiempo de espera es especialmente beneficiosa para los artículos de temporada porque permite que se coloquen múltiples pedidos en a temporada con un aumento significativo en la precisión del pronóstico.