- No entiendo!, definitivamente esta gente no va para ningún lado, me estoy volviendo loca y la verdad es que, con tanto desorden… ya me esta importando un pito lo que pasa acá!, llevo dos años seguidos de estar insistiendo en que debemos trabajar unidos y nada!
Estas son palabras de Felicidad Cordero, jefe de planta de una PYME dedicada a la manufactura de dulces duros, quien se encontraba de pie frente al Gerente General de la Compañía PomPom, un hombre de 68 años, bien tenidos y orgulloso de su empresa, la cual empezó a operar en el garaje de la casa donde actualmente vive, hace 18 años, en un barrio popular de la ciudad. La empresa ha crecido en los últimos 8 años, pasando a un local de 5000 mts2, con áreas de oficinas, producción, bodega de producto terminado y almacén de materia prima. (Anexo 1 : Historia de la empresa)
- Tranquila Felicidad, le decía Máximo Guerrero, cálmese que vamos rápido, por correr…no amanecerá más temprano… Por qué no más bien me ayuda con una cosa…
- Más!?
- No tranquila, mire, le entrego este documento que me pasó un asesor que contraté, donde me hace una descripción de lo que esta pasando acá en la empresa, para ver entre usted y yo, que podemos hacer (Anexo 2 Memorando Análisis y Diagnostico).
- ¿Y qué quiere que yo haga?
- Simplemente mírelo y plantéeme soluciones, para que los líos que dice allí el asesor, se puedan solucionar. Yo confío únicamente en lo que usted me diga, ¿comprende?
- Pues…está bien, como siempre usted se sale con las suyas…veré cuando lo puedo ver, ahora tengo que ir a apagar el incendio de la exportación a México que se fabricó ayer y me están saliendo con el cuento de que ya no se va…
- ¿Como así? ¿Y eso quien se lo dijo?
- Pues el niño consentido del área comercial que se cree modelo; como usted contrata gente que no sabe ni donde esta parada… no le digo…
- Bueno, Bueno, Bueno, ese niño consentido déjemelo a mí, no ve que es uno de mis sobrinos, el hijo de la asistente de Esperanza… vaya y arregle su lío, luego hablamos…
Felicidad se dirige hacia la planta de producción a investigar cuales eran los contra tiempos en la programación en planta, los que estaban ocasionando tantos incumplimientos. Al llegar al piso, donde se encuentran las máquinas de producción, se encuentra con otro problema:
- ¿Qué pasa Antonio? -Supervisor de producción- ¿por qué tiene paradas estas dos líneas de producción, si éste es un pedido urgente?
- Pues pasa que tenemos el producto listo para empacar y no han llegado los envases para poder llenar. Adicionalmente, el área de despachos cambió la programación de entrega de producto terminado a la transportadora y a las 2:00 p.m. estarán aquí. Como verá, no habrá nada para despachar…
- Pero entonces, ¿qué dice el departamento de compras, a que hora llegan los envases?
- Ellos afirman que el proveedor ya despachó de Medellín, pero que la transportadora puede estar entregando a cualquier hora de la tarde y en este momento son las 10:00 a.m.
- ¿En Este Momento????, que tal!, si este empaque es súper importante!!!!!!, de él depende la entrega de este producto. ¿No ven que estamos en la línea roja con el cliente, por incumplimientos en las entregas de los anteriores pedidos???!!!!, mejor dicho…. tenga un grupo previsto para reaccionar apenas llegue el envase y puedan realizar esta tarea, en el menor tiempo posible.
Preocupada por la situación relacionada con los tiempos extras de trabajo en planta, los incumplimientos en los tiempos de entrega de materiales por parte del Departamento de compras y el sobre costo ocasionado por la mano de obra adicional, se dirige al área administrativa, donde se encuentran el Jefe de compras y el Director Administrativo, en búsqueda de soluciones:
- Mis queridisísimos… Ingeniero Carlos e Ingeniero Marcos!!!!! (Jefe de compras y Director Administrativo respectivamente), buenas las tengan… durante los últimos pedidos hemos visto y padecido en el departamento de producción, todos los inconvenientes posibles, por culpa de ustedes!!!. Se han presentado: retrasos en los tiempos de entrega de productos a la bodega de terminado, agotados, despachos de pedidos incompletos, ventas perdidas, entre otros provocados… y esto ustedes lo saben muy bien!!!… escuchen: por los retrasos en las entregas y suministros de materiales!. ¿Qué han planteado ustedes para solucionar estos problemas?, acaso, se están preguntando ¿qué es la vida, en sus cabezas vacías y sin sentido…?
- Mire mi queridisisisisma Reinita,- contesta el Director administrativo- debe entender que estamos en temporada alta y se disparan los pedidos, por lo tanto, los inventarios se bajan rápidamente. Alguna vez has pensado en la idea trascendental que acabo de explicarte…?
- Si claro… Haber si entiendo… para eso están: los presupuestos de ventas, las estadísticas y el estudio de los comportamientos por épocas, una planeación para compra de los materiales, más un indicador que constantemente les avisa como está el nivel de los agotados. Ustedes no dizque son un par de profesionales con postgrados y no se que más cartones sobre estos temas? entonces… ¿por qué no son capaces de cuadrar ni la tomada de un tinto?
- Sí, pero igualmente todos estos proveedores entran en temporadas altas y nosotros debemos abastecernos y pedir con tiempo – contesta el jefe de compras- Mirá Reinita… sabemos que tienes problemas con los envases de un producto solicitado, para despacho esta tarde. Estamos llamando a la transportadora y ya se ha comprometido con entregar antes de las 2: 00 p.m.
- ¡¡¡¡¡Pero si a las 2:00 p.m. llega la transportadora a recoger el producto!!!!.
- Si está bien, pero es lo más que podemos hacer, así que debes conformarte…la vida es dura, la vida es dura…
- Buenos pues…. si es así …..por favor remitan un informe al área comercial, donde expliquen la situación que se está presentando y expliquen muy claro, que las probabilidades de cumplir con el horario de entregas están supeditadas a la recepción del pedido de envases. Ahhhh, por supuesto, digan que ustedes son los únicos responsables por las pérdidas que esto ocasione…
En vista de que la respuesta del Departamento Administrativo fue pasiva, Felicidad se dirige al Departamento Comercial para informar, nuevamente -como de costumbre- el incumplimiento, que se presentará, con la entrega de los pedidos:
- Buenos días Esperanza -dice Felicidad-, espero que esté enterada de los últimos acontecimientos, en cuanto a la entrega del pedido que lleva el empaque nuevo de colores, que va para el cliente de la Costa, pues… nuevamente, éste no podrá ser despachado a tiempo, por culpa de compras y del área administrativa…
- Como así – Esperanza Torres (Jefe comercial)- ¿Otra vez tendremos incumplimiento en las entregas?, ¿hasta cuándo?, y ¿cuál es el problema ahora?..como siempre tú escudándote en los demás…
- Simplemente que no me han llegado esos empaques y bien sabes que tendremos que realizar un proceso previo de inspección, antes de utilizarlos, de tal forma que se tomará su tiempo. El departamento de compras informa que a partir de las 2:00 p.m. estará llegando. Ahhh, y yo no necesito esconderme detrás de nadie…¿comprendes cariño?… Mirá Esperanza, tengo citado el carro para desapachar a las 2:oo p.m… ok?
- Es crucial que salga temprano por los problemas de carreteras existentes – contesta Esperanza- ¿Qué vamos a hacer?… ¿mi sol?…
- Pues como dice tu nombre, tener “Esperanza” en que la entrega la adelanten, pues compras va a tratar de agilizar este proceso. Espero que los envases lleguen conforme a calidad y me encargaré de tener un grupo listo para atender esa tarea los más pronto y en el tiempo correcto posible…en fin , tu me entiendes lo que te estoy explicando… – dice Felicidad–
- Por otro lado, antes que me salgas con alguna pataleta nueva, que pasa con la exportación que está producida y lista para despacho hacia México, ¿cómo así que ya no se va?
- Bueno, realmente me había faltado decirte pero… el proveedor de la oferta, de ese pedido, tiene problemas con la documentación. Adicional, no hemos terminado de negociar precios definitivos, por el maquilado del empaque “novedosisímo” que se te ocurrió hacerle a este producto y para rematar, otra vez, Jorge -niño consentido de comercial- no revisó los inventarios y se excedió un poquito en el volumen del pedido.
- Entonces, vamos a negociar el pedido -dice Esperanza-, yo me encargo de eso, se lo vamos a transferir a otro cliente, lo reprocesamos y ojo con los costos…
- ¿Vamos a pensar como grupo…. nos reuniremos y tomaremos la mejor opción, evaluar los riesgos y pérdidas mínimas que podamos tener?, ¿entendí la idea Esperanza?. Te invito a que analicemos el asunto mejor, ¿puedes ahora?…
- No!, estaré ocupada con un trabajo de Gerencia, pero por favor hazle, por primera vez en tu trabajo, un seguimiento detallado a este pedido y respirale en la nuca a las personas para que nos cumplan.
- Tranquila… como siempre lo hago…nuevamente estaré realizando este seguimiento detalladamente, pero dime ¿cuándo nos podremos organizar, para que los materiales estén a tiempo en cantidad y calidad?, mira que son varios pedidos sin entregar, problemas de calidad y devoluciones, debido a los cambios de marca e imagen, por un área comercial mal manejada…
- ¿Sabes qué pienso Esperanza?… éste es un problema de profundidad más que de forma, pues como va el crecimiento, debemos de hacer un alto para revisar cómo estamos estructural y funcionalmente, ademas, cómo están repartidas las responsabilidades en cuanto a Gestión y operación.
- Si, es importante que alguien diferente a tí, revise esto y se propongan mejoras, dice Esperanza.
- Bueno, te tengo una buena noticia… el Jefe pluma blanca, me acaba de entregar un Memorando o como dice él, un análisis de ésta Empresa, donde se manifiesta el estado actual. La idea es mirar que ambigüedad se presenta y qué puedo recomendarle.
- Excelente, creo que es hora de revisarnos. Ojalá no vayas a meter la pata con tus opiniones tan desfavorables, como las que dices continuamente. Mejor me voy a la calle con mis clientes.
- Muchisima suerte mi querida súper ejecutiva, ojalá trabajes algo… Y como tu nombre lo dice, lo hagas con “Esperanza”.
Felicidad sin despedirse de Esperanza, se dirige a su puesto de trabajo y se encuentra nuevamente con el Gerente, quien le dice:
- ¿Cómo va Felicidad con el documento? ¿Interesante? ¿Qué recomendaciones le haría?
- Pues mire…, por andar solucionando chicharrones de otros departamentos, como por ejemplo, tratando de hablar con los tarados que tiene en el área administrativa y con la despistada de comercial, …no se hace nada con la gente de esta empresa… Por eso, no he podido concentrarme en esto, pero… pensándolo mejor, voy inmediatamente a revisar el memorando, cuando tenga mi informe listo se lo informaré.
- Listo, tómalo con calma, revísalo profundamente, pero por favor ….no tenemos tiempo para dar vueltas con las decisiones que debemos tomar, nos coge la tarde con los clientes y la competencia.
Ya dispuesta en la oficina, Felicidad comienza a contemplar el preciado documento que el jefe le ha entregado y pasado un tiempo prudente, en el cual ella lee una vez, revisa una segunda y concluye con una tercera, se levanta da la vuelta a la oficina y comienza a escribir:
Informe a Gerencia
TEMA: Conclusiones sobre Análisis y Diagnósticos
De: Ingeniera Felicidad Cordero
Para: Dr. Máximo Cordero
Respetado Dr.
He analizado detalladamente el documento entregado, donde la Compañía consultora B&H Asociados presenta un análisis acerca del estado actual de la Empresa, y que adicionalmente describe cuales son las deficiencias más básicas en el sistema actual; presento a usted las siguientes conclusiones.
1. De acuerdo a la presentación propuesta por el grupo Consultor, se evidencia una falta de profundidad en los temas, posiblemente resultado del corto tiempo empleado para la realización del diagnostico (tres días).
2. Los análisis por áreas no demuestran un fundamento específico, en cuanto a las actividades realizadas, que puedan relacionarse directamente con el crecimiento de la Empresa y que a la vez soporten las responsabilidades y necesidades verdaderas de cada miembro de la Organización.
3. Existen deficiencias por áreas generales pero no se presentan conclusiones básicas que generen éstas, sino sus resultados. De ésta forma es dificultoso que se pueda establecer cuales son las acciones que se deben tomar para mejorar la situación de raíz.
4. El talento humano debe ser revisado con profundidad, en pro de las expectativas de la Compañía y mirando la proyección que cada miembro ejerce, tanto para la satisfacción personal como laboral.
5. Crecimiento involucra cambios, mejoras e inversiones y en ningún momento se comenta cuales son las requeridas y cuales de éstas están generando un cambio en infraestructura.
6. No se presentó un balance económico de cuales han sido los costos incurridos por: fallas en los procedimientos, faltas de seguimiento, falta de toma de decisiones, u otros casos, que puedan determinar cuales serian las acciones y que costos podrían asumirse, especialmente, si es por consecución de personal o mejoramiento de perfiles, compras y automatización de sistemas, etc.
7. En cuanto a los sistemas y su uso, se enuncia la falta de utilización de éste y el desaprovechamiento de los beneficios, que a su vez, causan atrasos o datos erroneos. Pero no se mide.
8. La planeación es una de las herramientas mas utilizadas en nuestra Organización, para la programación y asignación de requerimientos necesarios durante el periodo de trabajo. Es de notar, por todos los problemas que hemos tenido durante este último trimestre del año, que han existido deficiencias en éste pero que pueden provenir de varios motivos. Es importante replantear la metodología de trabajo, desde la programación , fechas de seguimiento, análisis de resultados, costos Vs beneficios, ahorros entre otros. Todo esto, teniendo en cuenta que la dinámica y oportunidades del mercado en el cual estamos trabajando, trae consigo su propio riesgo-beneficio.
Estos son algunos de los apartes que he podido identificar con el diagnostico elaborado. De esta forma creo importante proponer un cambio de profundidad y forma, que nos permitan iniciar una nueva cultura y método de trabajo, encaminados a objetivos y metas claras, desde la alta dirección y que se desplieguen a todos los niveles de la Compañía.
Este cambio lo propongo acompañado de una respectiva reunión del Staff de la Compañía, donde entre todos podamos poner puntos de vista claros y enfocados a los problemas de la misma.
No siendo más por ahora, me quedo a la espera de sus comentarios.
Atentamente
Ing. Felicidad Cordero
Jefe de Planta.
Con este documento, ella se dirige a la oficina de su jefe para exponer detalladamente cuales son las observaciones que ha resaltado del informe y diagnostico realizado por el ente consultor, y cuales son, de una forma más amplia, las conclusiones que quiere describir con el informe de conclusiones:
- Buenas noches don Máximo, puede atenderme un momento.
- Hola Felicidad, que son estas horas de estar por acá, no me diga que no ha podido solucionar el problemilla aquel que tenía en la mañana. Contesta el Sr. Máximo.
- Si, soluciones a medias…. pues los empaques llegaron a las 3:00 p.m. y nos demoramos una hora con el embalaje del producto y en general, nos tocará pagar una pequeña multa por la demora en el despacho del contenedor, de alrededor de dos horas y medias. Además de no poder garantizar la entrega a tiempo al cliente en el exterior, pues tenía que haber entrada a nacionalización hoy a las 4:00 p.,m. en el Aeropuerto. Bueno en fin, algunos costos más, adicional…tendremos que hablarle suave al cliente si se disgusta por perdidas en ventas; me imagino que si esto ocurre, daremos algunos “descuentitos”, como usted dice.
- Ay mujer no seas tan pesimista que veremos que hacemos, pero dime en que te puedo atender.
- Si mire -dice Felicidad, entregándole el documento- estuve en la tarde revisando el informe y realice estas conclusiones, quería compartirlas con usted y mirar si realmente está interesado… ¿cuando empezamos a trabajar en esto?.
El señor Máximo comienza a leer y realiza algunas miradas con la frente fruncida y una vez termina el documento contesta:
- ejem!, bueno es interesante el tema, sí realmente había notado que el diagnostico es muy básico y le falta profundidad y tiempo, me parece que puedes estar en lo correcto, pero podemos tomarnos más tiempo en analizar las propuestas, …no tienen que ser tan rápidas o drásticas, las acciones a iniciar.
- Pero don Máximo, pensé que usted estaba interesado en realmente tomar medidas con respeto a la situación de la Compañía. Estoy preocupada porque vivimos apagando incendios y con presupuestos que no sabemos si se van a cumplir, si el cliente del exterior nos va a pedir, si las programaciones de compras son realmente eficientes o si tienen un nivel de holgura adecuada, que nos evite tantos impases y agotados, que a lo ultimo son sobre-costos y afectan nuestra imagen. ¿Usted está bien enterado de lo que está pasando realmente?.
- Sí, si, bueno realmente sé que estamos pasando por una crisis relámpago, producto, en buena parte, del crecimiento que estamos teniendo, pero entienda que en gran parte, estamos en un mercado de oportunidad y si no somos nosotros, son otros y podemos perder participación del mercado. Tenemos que trabajar pasito y ser como buses con puesto y cargos para administrar y responder, mientras nos organizamos y vemos cómo podemos replantear la estructura, las funciones y enfocarnos bien en nuestro negocio, … no te apresures que cada cosa vendrá en su momento.
- Creí que este diagnostico lo había solicitado usted en algún momento, por las necesidades que la Compañía estaba manifestando con los problemas del día a día y en la proyección que usted tiene a corto y mediano plazo.
- ¿Corto y mediano plazo?!!!! – exclama asombrado don Máximo- no, no, no Felicidad, sí hay que hacer cambios pero ahora no tenemos presupuesto, tenemos que pensar en vender más y captar clientes, además de viajar al extranjero por nuevos mercados. Con la estructura de hoy seguro que podemos hacerlo, no se preocupe, si llega a tener percances nuevamente con las áreas administrativas, te mandamos a vacaciones un rato para que te relajes y …de verdad, no te angusties.
En ese momento de la conversación se acerca otro miembro del Staff de la Organización con una serie de muestras para degustar y observar. Se trata de la talentosa Ingeniera de Alimentos Laura Arbeláez, quien toda su vida se ha dedicado al desarrollo de dulces y a la investigación de productos neutraceúticos (que incluyan adición de nutrientes, vitaminas y otros, a los consumidores) y que su carrera profesional, la ha dedicado al desarrollo de los productos de la Compañía:
- Que bueno encontrar aquí a las personas necesarias para mirar estos nuevos conceptos – comenta Laura-, he trabajado toda esta semana para mirar cómo es que vamos a sacar estos nuevos productos que quiere el niño lindo de mercadeo…. tan bello él…., eso si… ni le pregunté para que sirve lo que pide, ya veremos donde está parado.
- Está bien mi investigadora estrella – manifiesta Don Máximo- ¿qué quiere que probemos? y dígame, ¿cual es el objetivo de todo estos colores, formas y cosas que nos traes?.
- Un momento! – interviene Felicidad- estoy de acuerdo con el desarrollo de nuevos productos, pero en la actualidad estamos perdiendo mercado, por otros de mejor factura, fabricados por la competencia . Hay un líder que nos está ganando la partida y necesitamos mejorar procesos, calidad, tiempos y muchas más cosas, que nos permitan rentabilizar más las líneas de producción.
- Ah no, ahora no me venga con eso que no tengo tiempo para tanta cosa -reniega Laura- que mejore aquí, que las ventas están caídas, que no consiguieron la materia prima estándar y quieren que pruebe con una nueva, así no mas y luego me ponga a jugar con la calidad y nadie sabe nada. Entonces al fin qué, ¿cual es objetivo de este negocio don Máximo?
De repente se sintió un silencio y no hay respuestas a tantas dudas e incógnitas por parte del Sr. Máximo hacia sus colaboradoras, que desde siempre han estado con él, pero ahora dudan de cual está siendo la verdadera directriz de la Compañía y cómo buscarle una solución radical a la empresa , no simples brochazos, como ha venido sucediendo desde hace ya un tiempo.
Se termina la conversación, Laura hábilmente les da a probar las muestras de los nuevos productos, aunque muy adentro, el amargo de las inconformidades laborales sale a flote dentro de tanto paladar de sabores.
Se cierra el telón de la Compañía y comienza un nuevo día con los vaivenes y problemas laborales, que normalmente suelen presentarse, más los imprevistos que no faltan por los pedidos desprogramados en ventas y los agotados que siempre salen al protagonismo a la hora de cumplir con las entregas. Continúan también los afanes y carreras, que cada uno de los miembros de la Compañía tiene que hacer para poder evitar incumplimientos o resultados no esperados, que se ven reflejados en la satisfacción final de los clientes y altos costos para la Empresa.
ANEXO 1
Historia de Productos el Pompom:
Productos el “PomPom” nació hace 18 años en el garaje de la Familia Guerrero, constituida por una madre viuda y cinco hermanos, de los cuales cada uno se dedicaba a trabajar para poder soportar sus propios estudios.
Máximo Guerrero hijo segundo del hogar, realizaba en compañía de su madre, dulces secos con sabores, para venderlos en la institución donde estudiaba y adicionalmente los fines de semana los ofrecían para actividades recreacionales, fiestas, basares entre otros, como entrada adicional.
Posteriormente el potencial de este mercado fue creciendo gracias a la calidad, diversidad e innovación que la Familia Guerrero ponía al producto. Pasados dos años se ofreció comercializarse en Tiendas y posteriormente ingresó a la cadena de Supermercados del Valle, donde fue acogido con éxito.
El señor Máximo Guerreo culminó sus estudios en administración y dedicó parte de su tiempo a especializarse en los temas de costos y mercadeo, para aplicarlo a su Empresa.
Luego de cinco años, la empresa de garaje pasó a ubicarse en una planta de 200m2 donde contaba con dos areas de embalaje, un área de calderas, área de recubrimiento, área de empaque, área de despachos y bodega. Contaba con aproximadamente 50 trabajadores en total y se encontraba en todos los Supermercados de Cadena.
Su primera exportación fue realizada a Venezuela, donde se consolidó la venta de un contenedor de 20 pies. Posteriormente el mercado extranjero fue creciendo, entrando a los países de Ecuador, Panamá, República Dominicana, México, Costa Rica y actualmente están realizando pruebas para la Comunidad Europea.
Productos PomPom ha participado en varias ferias de alimentos y ha sido considerado, en el mercado nacional, como lideres en snacks y se han consolidado como innovadores, de alta calidad y que buscan dar productos sanos a los consumidores.
Poseen Sistema de Calidad y Sellos en los productos y acaban de certificarse en el Sistema de Seguridad Basc, necesarios para los procesos de exportación.
Actualmente, cuenta con un nueva fábrica propia de 500m2, manejan distribución a las principales ciudades y sectores del país.
ANEXO 2
ANALISIS Y DIAGNOSTICO DE PRODUCTO EL POMPOM
Para:
Dr. MAXIMO GUERRERO
Gerente General
De.
Ingeniero Julio Delgado
B&H Asociados
INTRODUCCIÓN
Durante los últimos cinco años la Empresa ha generado un crecimiento positivo del 20% en su línea de consumo a nivel nacional, ésto igualmente ha generado que los sistemas y procesos de la compañía, se vuelvan más dinámicos y flexibles frente a los requerimientos y pedidos de oportunidad, que se puedan generar.
Se ha penetrado en nuevos mercados internacionales, de forma que se han encausado las estrategias de trabajo hacia la visión de la Organización, el cual tiene un enfoque de mercados y nuevos negocios.
Actualmente la empresa cuenta con diferentes canales de ventas: Supermercados, Exportaciones, Institucionales, Industriales, entre otros.
El aumento en los volúmenes de venta, especialmente para el canal de las exportaciones e industriales, ha generado que los procesos y sus responsables, enfoquen sus actividades a operaciones de gestión y tengan un grupo de trabajo para delegar y hacer más eficientes las actividades operativas. Cada año se plantean cuales son los objetivos de cada área y a su vez, el despliegue de estrategias y metas para lograr su consecución.
ANÁLISIS:
Éste síndrome de crecimiento acelerado, ha generado desordenes, ineficiencias y altos costos, reflejados en los resultados finales de la Compañía.
Para describir a fondo las fallas que actualmente se encuentran en la Cadena de abastecimientos de la Empresa, tenemos:
ÁREA DE OPERACIONES.
Comprendida por los departamentos de Compras y Producción, donde se establecen cuáles serán los planes, programas y necesidades, para el cumplimiento de los presupuestos establecidos por el departamento Comercial.
La estructura de estos departamentos está compuesta en:
- Compras, por un Ingeniero, un asistente y un almacenista de materiales.
- Producción, cuenta con un Jefe de Producción, un supervisor, coordinadores y operarios de planta, así como áreas de apoyo, como Mantenimiento y Control de Calidad.
Para el área de compras, el volumen de trabajo está concentrado en el inventario, del cual, el 70% consiste en la materia prima principal (importada en un 70%) y bobinas de empaque.
El inventario es controlado a través de una matriz, que indica la rotación de éstos y la frecuencia con la cual se debe pedir, de acuerdo a su comportamiento. Los pedidos de importaciones deben ser generados con un tiempo anticipado, debido al paneleo que éste requiere y a que los proveedores deben abastecerlos, cumpliendo con los estándares de compras establecidos.
Las órdenes de bobina son regidas por control de inventario, el cual se maneja bajo una rotación, teniendo en cuenta la historia de años anteriores como pronostico.
El sistema comercial manejado no ha sido explotado en su máxima capacidad, lo cual impide que se evidencien, de una forma más eficaz, las necesidades de materiales y que se rijan más por controles físicos, que debe realizar periódicamente el almacenista de bodegas (MP, ME) y a los movimientos que se tengan programados por el plan de producción, el cual es suministrado mensualmente.
Este departamento está apoyado por un asistente de compras, cuyo perfil no satisface las expectativas requeridas y por el movimiento dinámico de la Empresa.
El departamento de producción está dirigido por un Ingeniero y a su cargo, cuenta con un supervisor que apoya las operaciones diarias de la planta. El departamento es alimentado por los presupuestos de ventas, los cuales están discriminados por cada uno de los canales de ventas existentes: supermercados, exportaciones, institucionales, entre otros.
El presupuesto, dentro de su asertividad, es controlado para el canal de supermercados, pues para los otros canales, se espera que el cliente confirme el pedido para ser programado en producción.
Esta situación, asi como la programación de áreas, que afectan directamente la gestión del departamento de producción, como es Compras, hace variable el cumplimiento en las entregas.
Esta falta de certeza, hace que costos de fabricación estén controlados por el nivel de ventas, especialmente por el volumen en kilos producidos, pues afectan directamente el indicador, y que adicionalmente se mueva el personal y estos ingresos fortuitos ocasionen problemas de calidad en los productos.
ÁREA COMERCIAL:
El área comercial está conformado por un Gerente Comercial, quien realiza los viajes fuera del país para la consolidación de clientes internacionales, y su departamento está conformado por una asistente comercial y una auxiliar de ventas. De él, depende un área de eventos y mercadeo, quienes son los responsables del “desarrollo de nuevos clientes” y la realización de actividades promocionales.
También se encuentra el área de Despachos, en la cual se encuentra la bodega de producto terminado y se realizan los despachos a nivel nacional e internacional.
En la ciudad de Bogotá se ha conformado una pequeña oficina, la cual no tiene establecido un objetivo, pero se realizan los despachos locales que van dirigidos, especialmente, a supermercados y clientes del mismo sector.
De esta área depende todo el resto de departamentos para su planeación de recursos y programación de trabajo.
ÁREA ADMINISTRATIVA Y TALENTO HUMANO
Una de la ventajas con las cuales ha contado la Compañía, durante el tiempo de vida, ha sido la dinámica y versatilidad con la cual, cada uno de los miembros, ha trabajo y respondido a las exigencias del medio.
Pero ahora es importante replantear cuáles son las verdaderas necesidades de la Empresa frente a las expectativas y objetivos que se tenga planeado, frente a su imagen corporativa y estrategias de trabajo.
Durante éste último trimestre se registraron fallas en los procesos, originados por errores humanos, tales como descuidos en la realización de labores y actividades de seguimiento a diversos proyectos. Estos errores, a la vez, son traducidos en altos costos, por decisiones inmediatas a retrasos en las programaciones de producción e incumplimientos en los tiempos de entrega a clientes.
DESCRIPCIONES DE FALLAS DE LAS OPERACIONES DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO.
- Aunque se cuenta con un presupuesto de ventas, no existe una verdadera confirmación de las fechas y las cantidades realmente requeridas, afectando cualquier tipo de programación presupuestada para el area de compras y ventas.
- La planeación de compras presenta muchas debilidades, generando agotados en los procesos y adicionalmente, se presentan continuos retrasos e incumplimientos en las entregas, generados por pedidos programados inesperadamente, fallas de proveedores, falta de visualización del comportamiento de la demanda y el departamento comercial, responsabilidades dentro del área y fallas en la comunicación, ausencia de personal para realizar las tareas y cumplir con las responsabilidades del caso.
- Con el aumento de las ventas se ha incrementado el movimiento en el área de despachos, generando devoluciones, falta de seguimiento a los inventarios y auditorias, que permitan tener un control de inventario veraz en el programa comercial, es decir, en cada periodo de inventario, se encuentran descuadres por referencias y se presentan deficiencias en la metodología para realizar los despachos por rutas, en la ciudad de Cali.
- Para la ciudad de Bogotá no se tiene con claridad, cual es el objeto de ésta y se cuenta con un presupuesto de ventas de esta ciudad, pero no existen planes claros para el desarrollo de esta, como tampoco se cuenta con el personal adecuado para el control de inventarios y consecución de metas. Presentan problemas para el cierre de inventario a final de cada periodo y no existe control sobre la rotación de los productos, como políticas de solicitud de pedidos.
- En producción actualmente se cuenta con un planta con capacidad de espacio limitada y que su eficiencia en las operaciones es muy regular por la operaciones que realiza. El plan de producción no se encuentra integrado al Sistema o módulo comercial, lo cual evita que se realicen solicitudes o requerimientos a compras, de acuerdo al programa mensual. Las actividades de órdenes de servicio se realiza manualmente y no existe control sobre el personal adecuado para los cálculos de las horas trabajadas. La programación se realiza con base al canal de las ventas y se adecuan a las necesidades de otros canales cuando se confirman los pedidos, generando altos costos en algunos periodos, problemas con la asignación del personal requerido y costos extras por tareas repetitivas manuales.
- El Sistema de información con el que cuenta actualmente la Empresa no está totalmente actualizado a las necesidades reales de la Compañía, ni existe una preparación adecuada para su manejo, generando atrasos y problemas de control frente a los inventarios de cada una de las bodegas. Adicionalmente, las entradas a la bodega de producto terminado se realizan de una forma manual generando inconsistencia en las auditorias entre el sistema y lo físico.
- Con el crecimiento de la empresa se ha demandado mayor dinamismo y compromiso del personal de cada área, y cuando no se cuenta con este nivel se producen paradas en el sistema, altos costos e incumplimiento en los pedidos. Existen algunas áreas, que no cuentan con la estructura suficiente y con el perfil que se requiere, afectando el resultado final con el cliente y con la Compañía.