CASO
Author: Andres Lopez Astudillo
El recién posesionado Jefe de Materiales del Ingenio Margarita S.A., el ingeniero Sigifredo Porras, acababa de redactar un correo electrónico citando a todo su equipo para una reunión de carácter urgente mañana a primera hora en la que se requería revisar toda la gestión de compras e inventarios; a raíz de lo que consideraba una atención excesiva e inquietante en su área de parte de la firma antioqueña de consultoría BEST, especializada en la optimización de los recursos financieros. Firma que había sido seleccionada y contratada en tiempo record por iniciativa de la presidencia con unanimidad de la junta directiva del grupo empresarial al que pertenecía el ingenio, como la empresa pionera y más representativa de la división azúcar. En la comunicación Porras les pedía a sus colaboradores que analizaran previamente y llevaran a la reunión las posibles causas del incremento excesivo y en tan corto tiempo del valor del inventario de la compañía, con esto pretendía poder realizar un diagnóstico acertado de la grave situación a la que había hecho referencia la semana pasada en una comunicación a todas las personas del área. Este tema en especial lo venía preocupando desde que empezó a levantar las cifras del área que le acababan de entregar, aunque sabía igualmente que debía atender aspectos relacionados con el servicio que se prestaba los clientes internos del ingenio.
Porras sentía que una vez los jóvenes consultores de esta firma entendieron que en realidad la Jefatura de Materiales (Ver Anexo 1), que depende de la Gerencia Financiera, pese a tener este nombre, era la encargada de administrar las compras, los inventarios y las bodegas, se habían vuelto demasiado exigentes con las solicitudes de contestar cuestionarios de hasta cien preguntas y en pedir toda clase de datos e indicadores. Lo que al ingeniero le preocupaba era que esta firma estuviese confirmando las sospechas que tenía desde que asumió la Jefatura hace más de un mes, sospechas que se resumían en concluir que la gestión de la Jefe anterior dejaba mucho que desear, así esta persona hubiese sido promovida a la Gerencia Financiera. Es más, creía que dicha promoción tenía que ver en realidad con aspectos coyunturales relativos a la seguridad personal de uno de los dueños quien ocupaba dicha gerencia, y no a una cuestión de buenos resultados.
El correo electrónico del ingeniero Porras generó un efecto inmediato en todo el personal del área haciendo que los tres compradores especializados, Piedad, Wendy Vanesa y José María, se llamaran telefónicamente entre sí y acordaran reunirse en la cocina para tomarse un café y hablar del tema de la próxima reunión. Así mismo, estuvieron muy de acuerdo en invitar a Darwin, el planeador de materiales.
La primera en hablar fue Piedad, la más veterana de los compradores:
– Ay no que pesar del ingeniero Porras, pobre hombre!, se ve muy preocupado por todo lo que le va a tocar arreglar cierto?.
– Claro amiga, es que yo si le digo una cosa ese nuevo sistema, el tal ERP, se pensó que iba a ser la gran cosa y hasta ahora nada de nada, yo no siento que me haya optimizado el trabajo, al contrario por un lado tengo que andar corriendo a toda hora porque a todos los que trabajan en esta bendita empresa les queda facilito hacernos solicitudes y medirnos la gestión, no ve que los ingenieros están dichosos con el nuevo módulo de producción y mantenimiento del nuevo sistema; y por el otro lado sigo comprando casi que de la misma forma. No me crea tan pendeja y con todo el billete que costó ese sistema… – manifestó Wendy Vanesa muy a su estilo frentero de siempre.
– Y con lo que nos trasnochamos con esos consultores mexicanos. Bueno aunque lo bueno si fue que nos compraron computador nuevo, (risas…) – dijo José María mientras agitaba su café con un cuchara para enfriarlo.
– No pero a la parte seria sí ha servido para mejorar la confiabilidad de los inventarios y para tener información en tiempo real. O es que a ustedes no les gustan los reportes que se pueden generar, lo más de bonitos no y cada día le descubro cosas nuevas. Pero sabe que Wendisita tiene razón, yo vengo trabajando igualitico que antes. Ahí los que deben estar contentos son los del área contable y los de contraloría, a ellos muy seguramente si se les debió arreglar el caminado, como también se implementaron los módulos contable y financiero del ERP. – sentenció Darwin.
– Bueno pero venga, seriamente, ustedes que van a llevar a la reunión de mañana?. – preguntó Piedad angustiada.
– Que va! nada, o es que vos que has hecho para que los inventarios se trepen? Eso lo que hay que hacer es echarle la culpa al tal ERP y a los ingenieros de las otras áreas que friegan por todo como niños chiquitos. – decía Wendy Vanesa.
– Pilas, póngase pilas, que el ingeniero Porras le gustan las vainas técnicas y no la carreta!. Yo si me voy a analizar qué puede estar cambiando ahora, no vaya a ser que me la monten. – manifestó Darwin al tiempo que se retiraba y daba por terminada la protocolaria reunión.
Mientras tanto en la oficina de Presidencia se llevaba a cabo también una reunión de última hora en la que la voz predominante era la del Presidente…
– Entonces lo que yo veo es que en esta empresa se está desvirtuando la tesis fundamental que sirve de argumento para invertir una millonada en un sistema ERP como el que tenemos, y es que esa inversión se paga al aumentarse la productividad y optimizarse los recursos del negocio. Porque aquí lo que está pasando es lo contrario, nos gastamos una millonada en un sistema que nos está aumentando los inventarios a unos niveles jamás vistos en la historia de esta compañía. Ahora que mirés las cifras Rodolfo León te das cuenta, es que estamos por encima dos veces del Ingenio Tulipán que muele un 30% más que nosotros y por encima del Ingenio Astromelia que se nos parece, no que vaina… – Decía con una visible molestia el Presidente del ingenio mientras caminaba de una lado a otro bordeando la gigantesca y centenaria mesa de juntas que tenía en su oficina.
Rodolfo León, el Primer Vicepresidente y Gerente General, habló apresuradamente:
– No será que a raíz de la entrada del ERP se están empezando a hacer los ajustes necesarios en los niveles de inventario para operar con normalidad… Bueno creo que no aplica lo que acabo de decir porque antes no operábamos de forma anormal no. – Una vez concluyó cayó en cuenta que se había escurrido en su silla.
– Sí ole!. Cuídate de hacer esos aportes insulsos. – dijo María Lorena, la Contralora General, con una leve mueca de sonrisa.
– Lo preocupante del tema es que si no es por el informe de BEST no nos damos cuenta rápido de lo que está pasando de forma puntual y en el corto plazo. Yo si venía sintiendo dificultades en la liquidez que fue lo que en parte motivó la contratación de la firma. Ah pero es que como para la junta de esta empresa los inventarios tradicionalmente han sido vistos como un indicador de solidez y respaldo. Ni siquiera permitieron subastar en Junio la millonada que tenemos en chatarra. Ahora, quisiera revisar mañana mismo cuáles son las gerencias que más tienen responsabilidad en el crecimiento de los inventarios, me imagino que la de fábrica debe manejarlo muy bien por el tema técnico, no creo que pase lo mismo en la de campo. Y que se atengan todos porque esta vaina me la justifican o me la justifican – decía el Presidente.
María Lorena:
– Además doctor como el área de materiales por no decir otras más es tan pobre en materia de indicadores, y las cifras que hablan de la gestión se miran vencidas cuando se saca el tiempo para hacer comité.
Todos hablaban pero no dejaban de mirar el documento que tenía en la mano el Presidente y que aún no les dejaba ver. Estaban pensando todos en cuándo se los iba a mostrar… y como si les estuviese leyendo el pensamiento lo arrojó con un excepcional cálculo, de forma que este aterrizó justo en el centro de la mesa.
VER ANEXO A, en anexos del caso .
El Presidente:
– Miren la segunda hoja, por eso es que me tiene tan preocupado el tema del ERP. Aquí lo que hay es un problema de consultoría e implementación. Que se vayan preparando los de materiales y los de sistemas. Ateneo como gerente de sistemas tiene mucho que ver pues él debía armonizar de forma exitosa la migración al nuevo sistema maravilla. Aunque yo si quiero hablar con Doña Hilda porque ahora no sólo es la gran jefa sino que hasta el mes pasado era ella la que manejaba el área. Además, no es explicable como teniendo este nuevo sistema y unos inventarios tan generosos, seguimos escuchando quejas de ingenieros de fábrica, campo y cosecha sobre el servicio de materiales, sobretodo se quejan de las demoras en la liberación de solicitudes de compra y como eso retrasa las diferentes operaciones. No no no, es que por donde se mire esta viana huele feo.
– Al pobre Porras le tocó bailar con la más fea no doctor. Bueno aunque según recuerdo el comité directivo lo propuso para el cargo por tener más de 15 años de experiencia como jefe de producción y como experto en calidad, además que se había detectado la necesidad de manejar el área de una forma más técnica. – manifestó Maria Lorena.
Sin importar si los demás habían acabado de digerir las cifras o no Rodolfo León pasó a la siguiente hoja sin vacilación. Al tiempo que exclamaba levemente molesto:
– No pues claro Presidente como no va a ser, en Agosto salimos en vivo[1], si es que se ve justica la curva. Blanco es gallina lo pone… Tenaz este tema Presidente, esto da hasta para echar a alguien.
[1] Salir en Vivo: significa desmontar el sistema de información anterior y realizar las operaciones en el nuevo sistema de información implementado.
VER ANEXO B, en anexos del caso
Al día siguiente en la oficina del Jefe de Materiales la reunión empezó puntualmente…
Los primeros en llegar fueron Sagrario, la secretaria, y los auxiliares del almacén Hamilton y Herminsul, seguidos del Jefe del Alamcén Agrícola Robeiro Robayo. Posteriormente, llegaron Darwin y los tres compradores.
– Listo! Empezamos? – preguntó con entusiasmo Sigifredo dando apertura a la improvisada reunión.
– Falta Matamoros, no viene o que? – preguntó Piedad, al tiempo que se revisaba a profundidad el estado del esmalte en sus uñas.
– No. Está incapacitado. Pero Robeiro lo puede reemplazar pues él ha estado estos días también al mando del Almacén General. – sentenció Sagrario con total aplomo.
El ingeniero Porras carraspeó levemente pues dada la premura con la que se había motivado todo esto sentía que no sabía bien por dónde empezar. Pero se llenó de valor y retomó la palabra nuevamente manifestando lo siguiente:
– Sí!, el objetivo de esta reunión más que mirar las cifras del crecimiento en los inventarios es evaluar las causas de fondo que están generando esta situación. Quiero entonces que revisemos todos los factores posibles. – decía el ingeniero Porras de manera angustiosa.
– Cuáles causas Sigifredo si es que para mí es clarísimo: nosotros los compradores nos movemos en función de las solicitudes de compra que generan directamente en el sistema los usuarios o cuando tenemos un requerimiento planificado por Darwin. – manifestó Piedad, la compradora especializada en repuestos de fábrica.
– De acuerdo pero nosotros no podemos hacer de simples ejecutores, por no decir “digitadores”; tenemos que acompañar nuestras acciones de mucho análisis que nos permita siempre optimizar el recurso. Esa respuesta no se la admito ni ahora ni mientras yo esté al mando aquí – dijo el ingeniero Porras.
Como el ambiente se estaba poniendo tenso, a raíz del comentario del Ingeniero Porras, de inmediato Wendy Vanesa, apuntó lo siguiente:
– Sí, así suene feo, yo estoy de acuerdo con Piedad ingeniero, cuál análisis si primero las solicitudes vienen listas y son más una serie de exigencias que cualquier otra cosa, el proveedor viene preasignado sin ninguna justificación, la referencia que solicitan es nueva y hay que codificarla por lo que no se tiene historia u otra alternativa. Cuando la solicitud la hace un jefe hay que cotizarle demasiado, todas las solicitudes tienen máxima urgencia porque creen que uno se va a demorar esta vida y la otra o les va a comprar lo que no es, las solicitudes de Planeación las pasa Darwin con los parámetros de stock mínimo y máximo listos. Y segundo, a qué horas vamos a analizar qué?, si aún estamos procesando manualmente mucha información; usted mismo se sorprendía cuando lo empezamos a capacitar de la gran cantidad de pasos y secuencias que tiene la rutina de compras en el nuevo ERP.
– Además ingeniero en ese sistema tenemos mucha basura que le retrasa a uno el trabajo cuando se hacen consultas, se generan reportes o listados. Con Darwin veíamos en estos días que hay más de 20,000 registros de historia de compra que sospechamos son obsoletos y no hemos mirado si pasa lo mismo con el catálogo de proveedores. Lo triste del cuento sabe qué es? Que a subir supuestamente la información del sistema anterior se le gastó cualquier cantidad de tiempo con los consultores mexicanos del ERP. – manifestó José María, quien llevaba cerca de 20 años comprando todo lo que requerían las gerencias de campo y cosecha.
Antes de que otra persona hablara Darwin se apresuró a decir:
– Ingeniero, yo si quiero aclarar algo y es que los usuarios, y me pasa más con los planeadores de materiales de mantenimiento de fábrica y con los analistas de refinería y tachos, cuando solicitan crear una referencia de planificación y consumo permanente solicitan ahí mismo que se cree con los parámetros de stock mínimo y máximo que ellos consideran los óptimos. Yo vengo hace días revisando ciertas referencias y he ido peluqueando mucha cosa que nos volaría los niveles de inventario. Lo que pasa ingeniero es que ellos no tienen claros los procedimientos de compra y no usan la información del sistema para hacer solicitudes de planeación consistentes. Y para serle sincero yo siento que hay mucha libertad para pedir, o que lo digan los compradores. (Ver Anexo 2).
Comentario que de inmediato aprobaron Socorro, Wendy y José María.
– Vea ingeniero Porras yo quiero manifestar algo para confirmar lo último que dijo Darwin, y es que uno se da cuenta en el almacén, y lo hablábamos con Matamoros el otro día, de cómo llegan materiales nuevos cuando se podrían usar otros que tenemos en stock hace tiempo, sobretodo pasa en los filtros, soldaduras, tubería y en general en la clase de ferretería. Por otra parte, muchas veces se compran cosas por solicitud de los ingenieros y nadie revisa que eso se consuma en cierto tiempo. Mejor dicho ingeniero: como si esta empresa diera leche, me entiende? – dijo Robeiro Robayo.
– Tiene mucha razón señor, si usted mira, así sea por encima las cifras del inventario, se da cuenta que hay a la fecha 5,600 millones de pesos sin movimiento hace más de un año, pero que en su momento se catalogaron como planificables, es decir, iban a ser de consumo permanente, y vea: ahí están quietitos. Ah pero de eso nadie se acordará me imagino. (Ver Anexo 3). – manifestó con total propiedad Sigifredo Porras, quien llevaba días enteros digiriendo cifras y reportes del ERP.
– Otra cosa, cuando uno pregunta por ejemplo a la gente de fábrica por que están pidiendo tanto de ciertas referencias le dicen a uno que cuando las cosas no llegan con problemas de calidad llegan tarde. Uno lo ve ingeniero, la programación de entregas casi nunca se cumple y hay ocasiones que hasta los proveedores traen lo que no se les ha pedido. – manifestó Herminsul.
– Aberrante!. Y en que clases de inventario pasa con más frecuencia lo que usted me está diciendo Herminsul?, porque el tema no es comprar para cubrirme ante una mala gestión y uno hasta cierto punto los entiende no. – dijo Sigifredo Porras.
A lo que éste de inmediato contestó:
– No pues ingeniero eso pasa mucho es con el área de empaque, más que todo en los sacos para empacar azúcar crudo y en los sacos de polietileno para refino, ahí lo preocupante es que eso vale mucha plata. Pero también de unos meses para acá pasa con ciertos insumos químicos, con lubricantes y con ciertas referencias de instrumentación. Y a uno le preguntan que por qué seguimos trabajando con proveedores malos ingeniero, qué si los estamos sancionando.
En vista de que casi todos los presentes voltearon a ver a Darwin, este comentó:
– Claro que si uno se pone a ver muchas veces los niveles de stock de los sacos para empacar se deben a que no hay una planeación clara de producción y muchas veces se reempaca en función del despacho. El mes pasado con Wendy nos pusimos a afinar un poco los parámetros de stock y el de logística y distribución de la gerencia de mercadeo apenas se dio cuenta nos metió que vaciada y qué tocó hacer?, volver a dejarlos como estaban. Es que para ver lo malo de materiales no les gana nadie pero para ver ellos que están haciendo mal ahí si ni hablar. (Ver Anexo 4).
– Y con el tema de la clase 155 de lubricantes yo sí apoyo en eso a Darwin porque Pachito el de programación y logística de la gerencia de cosecha es pero bien intransigente con sus requerimientos. (Ver Anexo 5). – dijo Robayo.
Por otra parte, Wendy anotaba:
– Sí, hay que reconocer que en la dos últimas semanas se han presentando retrasos en las liberaciones de las solicitudes pero yo por ejemplo tenía una serie de inquietudes relacionadas con el tema de las licitaciones con el proveedor sugerido por el sistema, y me tocó esperar a que la doctora Hilda llegara de viaje, porque como ella fue la que recibió la capacitación en ese tema cuando era la Jefe de Materiales.
– Wendy y el ingeniero James de sistemas?, él no venía dando soporte en el módulo para esa compras? – preguntó José María.
– No si a James lo trasladaron a soporte del módulo de contabilidad, y está de viaje con la gente de contraloría por todos los distritos. – manifestó Sagrario quien hasta el momento había tomado nota de forma silenciosa.
– Señores muy preocupante todo lo que ustedes me manifiestan. Lo que me pregunto es si con ERP o sin ERP tendríamos estos problemas tan serios. Esto tiene que arreglarse y rápido, las responsabilidades habrá que detectarlas y ajustar la gente sin vacilar. Para citarles un ejemplo del embrollo que tenemos les digo que he escuchado en varias ocasiones durante esta reunión el tema de los stocks máximos y mínimos, y me pregunto: dónde quedan todos los diferentes procedimientos de verdadera planificación de necesidades que tiene el ERP?. O es que eso es carreta?. Yo no creo, por eso se pagó y hay que usarlo gústele a quien le guste… Si alguno tiene más que decir entonces prosigamos y si no me disculpan yo me retiro porque tengo que tener las cosas muy claras cuando me llamen de presidencia. (Ver Anexo 6).
Una vez todos se acabaron de mirar entre sí para ver si alguien tenía otra cosa que decir, el ingeniero Sigifredo fue el primero en pararse de la mesa con una visible molestia pero a la vez angustia en su rostro, dando por terminada la reunión.
Tal y como estaba previsto, ese mismo día en horas de la tarde el ingeniero Sigifredo Porras fue citado a la oficina de presidencia para un comité extraordinario y de suma importancia. Camino a la oficina se encontró con Ateneo Pachencha el de sistemas, quien apenas lo vio aprovechó para decirle: “Freno de oro no mejora el caballo”, cierto ingeniero?.